Ker so podatki razmetani po številnih računalnikih in ker je v vsakem računalniku mapa za slike, dokumente, filme ali glasbo drugje (samo poglejte, kje je mapa Moji dokumenti v Windows XP, Visti in Windows 7), je njihovo hitro zbiranje in iskanje prek njih oteženo.

Poleg tega vsaj jaz tiste takoj potrebovane dokumente ali kakšne vmesne kopije shranjujem kar na korensko mapo trdega diska – da jih hitreje najdem. Seveda takih »začasnih« datotek nikoli ne izbrišem za seboj. Poleg vsega datoteke občasno romajo še na USB-ključke, pa na omrežne diske … Končni rezultat je, da nekaj mesecev pozneje nimam več pojma, kje je zadnja različica dokumenta ter kaj lahko zbrišem in česa ne. Idealizirani cilj, imeti osebni arhiv, je tako skoraj nedosegljiv. Kako torej upravljati z zasebnimi dokumenti, dopisi, medijskimi datotekami in seveda tudi s službenimi in poslovnimi podatki, korespondenco? Poglavitno je, da imamo datoteke urejene po mapah – tipsko oziroma namembno.

Zasebne datoteke torej v eni mapi, poslovne v drugi. Nato pa ti mapi konec vsakega leta arhiviramo (preimenujemo). Edina izjema so še vedno trajajoči projekti, katerih kopije datoteke pustimo tudi v novih mapah in delo nadaljujemo v njih. Arhivirane različice pa so namenjene varnostni kopiji oziroma vpogledu v prejšnje stanje.

Tudi pri delu z datotekami, pa naj bodo dokumenti ali slike, se držite metodologije. Med drugim je dobro originale vedno hraniti. Če torej posegate v sliko in jo spreminjate (odprava rdečih oči, obrezovanje) je dobro to početi na kopiji slike – za primer, da gre kaj narobe. Večina programov za delo s fotografijami to že privzeto počne. Podobno velja pri dokumentih, naj bodo to pisarniški dokumenti, preglednice ali predstavitve. Med delom shranjujte vmesne datoteke (recimo: članek-o-varnostni-kopiji-v1.doc, članek-o-varnostni-kopiji-v2.doc, članek-o-varnostni-kopiji-dokončano.doc).Verjetno poznate koga, ki se mu je med pisanjem diplome računalnik sesul (virus, okvara diska, okvara datoteke) in je izgubil vse delo …

Preden si torej pogledamo, kam shranjevati in arhivirati podatke in datoteke iz vseh naših računalnikov za vse domače uporabnike (ali uporabnike podjetja), je pomembno, da si izberemo metodologijo, kako bomo imeli urejene svoje datoteke, in da se tega držimo!

NEPREGLEDNA MNOŽICA

Dodatna težava je skladiščenje velikanskih medijskih datotek. Govorimo predvsem o stvareh, pobranih iz interneta: filmi, glasba, igre in programi … Ker nam zmanjkuje časa, da bi stvari sproti pogledali, namestili oz. arhivirali, preprosto kliknemo in pustimo, da se vsebina prenaša v ozadju, nato pa »je varno spravljena« na enem izmed naših diskov. Pogosto je to primarni, sistemski disk, kar pomeni, da nam zaradi njegove polnosti kmalu začne počasneje delovati celoten računalnik, težave imamo s shranjevanjem svojih dokumentov … Seveda pa ne vemo, kaj bi izbrisali ali premaknili in kam.

Čeprav je internet fenomenalno skladišče podatkov, si zavoljo dosegljivosti želimo imeti lokalno kopijo. Kmalu naletimo na problem shranjevanja in arhiviranja teh vsebin. Danes največji trdi disk meri 2 TB, že ob povprečni širokopasovni internetni povezavi in »torentiranju« pa ga zasedemo v pičlih 24 dnevih! V manj kot mesecu dni!

Rešitev ali omilitev tega dela problema je predvsem sprememba filozofije in navad – čim prej dojemite internet kot vaš osebni omrežni trdi disk. Čeprav je dostopni čas malce večji, lahko ob današnjih hitrostih prenosa praktično vse, kar potrebujemo (ne glede na hitrost ali velikost), dan pozneje že uporabljamo. Zato sproti prenašajte to, kar vam poželi srce, nato poglejte in nato izbrišite. (Seveda pustite dokončan torrentov prenos živ še vsaj toliko časa, da bo vaše razmerje pridobljenih in oddanih podatkov vsaj 1.)

A vseeno se je v naših računalnikih nabral kar lep kup podatkov, predvsem zbirke digitalnih slik in druge digitalne korespondence in večpredstavnih formatov. Kam torej odlagati datoteke? Poglejmo si nekaj možnih rešitev znotraj našega doma.

ODLAGALIŠČE ZA PODATKE IN VARNOSTNO KOPIJO

Če imamo samo en računalnik, potem velike znanosti ni. Svojo celotno mapo z vsemi datotekami aktualnega leta velja periodično, na primer tedensko ali mesečno, prekopirati na alternativno lokacijo (zunanji disk, USB-ključ, omrežni disk, spletni servis za varno hrambo podatkov). Če podatkov ni preveč, lahko delamo tudi varnostno kopijo na optične medije (DVD). Več programov (vključno z zelo razširjenim Nerom) ponuja dovolj močne module za izdelavo varnostne kopije, ki so celo inkrementalne oz. prirastne – kar pomeni, da prvič naredimo kopijo vseh podatkov, nato pa vsak teden le spremembe. Seveda konec leta prekopiramo tudi celoten letni arhiv na alternativno lokacijo.

Kot bomo obdelali v nadaljevanju, nekatera pravila in priporočila veljajo tako za enouporabniška kot za večuporabniška okolja. Predvsem pri tem mislim na vsaj dve alternativni lokaciji varnostne kopije. Če to delamo na zunanji disk, imejmo v resnici dva diska. Eden naj bo shranjen pri nas (na varnem v omari, recimo), drugi pa zunaj naše pisarne/hiše/stanovanja. Če si lahko privoščite spletno rešitev varnostne kopije (kar pomeni mesečno plačilo te storitve ter potrebno hitro povezavo v internet), je za eno od dveh uporabna tudi ta – nikoli pa se ne zanašajte le na eno. Verjemite mi, tistih nekaj dodatnih ur dela na leto, ki jih boste imeli s podvajanjem varnostne kopije na vsaj dve različici, nista nič v primerjavi z izgubo vse svoje digitalne preteklosti (pomislite na družinske digitalne albume in ženo, ko izve, da jih ni več).

Za shranjevanje ogromne količine medijskih datotek pa imamo pri enem uporabniku dve dobri rešitvi: prva so dodatni diski (dodaten interni disk, če gre za namizni računalnik), sicer zunanji disk (povezljiv prek vmesnika Firewire, USB 2 ali še raje novega, desetkrat hitrejšega USB 3 ali prek skoraj enako hitrega eSATA). Zunanji terabajtni disk je mogoče kupiti za slabih 100 evrov, dvoterabajtnega pa za krepko manj kot 200 evrov. Druga rešitev pa so USB-ključki, ki s kapaciteto 32 in 64 GB za ceno okoli 100 evrov prav tako pomenijo zanimiv nakup, saj so ultraprenosni in neobčutljivi na tresljaje/udarce.

VEČ RAČUNALNIKOV, ENO DATOTEČNO ODLAGALIŠČE

A tokrat je v ospredju varno, centralizirano shranjevanje podatkov doma, med vsemi našimi računalniki. Večina rešitev za varno in urejeno shranjevanje podatkov temelji na domačem računalniškem omrežju, saj druge, omrežju nedosegljive enote (optični DVD-zapisovalniki, USB-ključki, preprosti zunanji diski) niso najprimernejše. A pri receptu, kako izkoristiti obstoječe hitro krajevno omrežje za centralizirano shranjevanje podatkov na enem, vedno dostopnem mestu, je več »okusov«.

Ena izmed možnosti, ki je v začetku verjetno najcenejša, saj ne zahteva nakupa dodatnih naprav ali računalnikov, je ta, da določimo to funkcijo enemu izmed obstoječih računalnikov. Pomaga, če ga opremimo vsaj z dvema diskoma in prek teh razširimo varno polje RAID 1, kar pomeni, da ob okvari enega izmed diskov podatkov ne izgubimo. Tako dobljen varni disk damo v skupno rabo vsem uporabnikom v domačem omrežju (če računalnik poganja Windows, z vgrajeno funkcijo omrežja in preprostim dajanjem diska v skupno rabo pod sistemom Windows; če uporabljamo Linux, pa uporabimo prost in brezplačen paket Samba, ki opravlja isto funkcijo). V drugih računalnikih nastavimo preslikavo med črko lokalno dosegljivega diska in prej ustvarjenega omrežnega diska (recimo N:\), in že lahko datoteke na ta omrežni disk odlagamo in z njega beremo iz celotnega krajevnega omrežja.

Priporočljivo je, da računalnik, ki upravlja funkcijo omrežnega datotečnega strežnika, deluje 24 ur na dan, tako da nam ga ni treba vklapljati vsakič, ko želimo dostopati do kakšne datoteke. Sicer bomo funkcijo hitro nehali uporabljati in celoten namen zvodeni. Zato smo tudi rekli, da je najbolje, da za to funkcijo uporabimo kak star računalnik. Mnogi uporabljajo tak računalnik tudi za osrednji usmerjevalnik/zaključni člen internetne povezave ali celo domači internetni strežnik, spet drugi uporabljajo kar dnevnosobni multimedijski računalnik. Verjetno je najprimernejši naziv zanj domači strežnik, saj lahko nanj »obesimo« še vrsto drugih opravil. Tak domači strežnik lahko postavimo sami ali pa kupimo namenski računalnik (glej okvir).

Druga oziroma tretja različica pa je nakup specializirane naprave – omrežnega diska ali na omrežno napravo priključenega diska ali pa kar profesionalne rešitve omrežnega diskovnega polja (NAS, SAN). Čeprav stanejo te naprave od dobrih sto do nekaj sto evrov, pa sta njihovi prednost nizka energijska poraba in specializiranost (znajo opravljati praktično vse funkcije domačega strežnika). Predvsem pri malce dražjih modelih je dobra njihova zmogljivost (hitrost prenašanja datotek po omrežju), kar je sicer Ahilova tetiva cenejših modelov. Ko smo že pri energiji – povprečni dvodiskovni sistem NAS »kuri« konstantnih 35 W, kar je na letni ravni ca. 306 kWh (po trenutnih cenah okoli 37 evrov), medtem ko povprečen, še tako okrnjen računalnik (upoštevajte, da je pri starejšem poraba še višja), porabi slabih 150 W, kar na letni ravni pomeni 1314 kWh oz. ca. 157 evrov ... Za razliko 120 evrov na leto in ob predvideni življenjski dobi nekaj let pa morda že velja razmisliti o investiciji v namenski NAS, kajne?

Moj mikro, Aprila 2010 | Jaka Mele |