Pomen pravilne izbire tiskalnika in njegove uporabe je zato čedalje pomembnejši. Pravilna odločitev lahko prispeva k znižanju stroškov in čimprejšnji povrnitvi naložbe ter sočasno zagotovi učinkovito podporo in večjo storilnost ter tako prispeva svoj delež k zagotavljanju uspešnosti podjetja in s tem optimalnega poslovanja.
Ponudba biro opreme (tiskalniki, večnamenski aparati, telefaksi …) na trgu se hitro širi, s tem pa postaja tudi zelo nepregledna in časovno zamudna, kar pogosto privede do napačnih odločitev pri nakupu opreme.
Kot odgovor na te izzive se vse več podjetij odloča za najem biro opreme, to je pogodbeno izvajanje storitev na področju tiskanja (po želji še kopiranja, skeniranja, faksiranja). Osnovne prednosti so predvidljivi stroški plačilo po dejanski porabi (mesečni strošek = število natisnjenih strani * dogovorjena cena na stran). Istočasno se lahko zaposleni osredotočijo na naloge, ki podjetju prinašajo dodano vrednost, saj je za pravilno delovanje tiskalnika, njegovo morebitno servisiranje, obnavljanje tonerjev odgovorno zunanje podjetje.
Med prednostmi najema velja omeniti nižje in popolnoma pregledne stroške tiskanja (plačilo po dejanski porabi natisnjenih straneh); nezanemarljiv je tudi prihranek za nakup opreme, kar nam omogoča večjo izbiro in premislek o morebitni postavitvi rešitve na ključ. Namesto da izbiramo najboljši tiskalnik zase, se lahko obrnemo na podjetja, specializirana za biro opremo, ki nam bodo znala ponuditi optimalno rešitev, pa naj si bodi to enostaven laserski črno-beli ali barvni tiskalnik ali pa celo velik fotokopirni stroj s še kupom dodatnih funkcij. Večji kot je obseg dela, večja je uporaba in bolj ekonomsko upravičen je najem opreme, saj pri velikem številu mesečnih izpisov dobimo nižjo ceno na stran!
PRIMERNO ZA MALA PODJETJA?
Seveda je najem zanimiv tudi za mala oz. mikro podjetja. Najem je v tem primeru možen po ključu: mesečni fiksni pavšal + št. izpisov * dogovorjen znesek na kopijo. Odvisno od tiskalnika oz. stroja in seveda ponudnika se cene začno s pavšalnim zneskom okoli 50 evrov mesečno. Predvsem če so mesečne potrebe po tisku večje, velja premisliti o formuli plačila brez fiksnega pavšalnega zneska (saj je pavšalu primerljiv znesek v tej obliki plačila ustrezno izražen v ceni na izpis). Tako ne moremo govoriti o minimalni količini tiska, temveč predvsem o prioritetah podjetja in pripravljenosti ukvarjanja z IT-opremo …
VEČ OBLIK NAJEMA
Likvidnostno so za podjetje najbolj obremenjujoči obsežni gotovinski nakupi, kar je velik dejavnik predvsem pri manjših in srednjih podjetjih. Poleg gotovinskega nakupa, ki je morda smiseln ob velikih likvidnostnih rezervah podjetja, saj se s tem podjetje izogne stroškom obresti, ki bi jih imelo pri nakupu na finančni lizing ali posojilo, in ob predpostavki, da ima podjetje lastno IT službo, imamo na voljo še nakup aparata prek operativnega lizinga (z nakupom vzdrževalne pogodbe po izpisu A4 ali na klic) ali pa seveda popoln najem tiskalnika s plačilom po dejanski uporabi. V vseh primerih je treba pri izračunu upoštevati še stroške rednega vzdrževanja opreme (redna servisna popravila, potrošni material, rezervni deli …).
OPERATIVNI LIZING
Za bolj optimalno in predvidljivo likvidnostno obremenitev podjetja se izkaže poslovni najem oziroma operativni lizing. Začetni polog ali delna najemnina lahko znaša samo 10 odstotkov vrednosti predmeta lizinga ali je sploh ni. Poleg tega lizingojemalec natančno ve, koliko ga bo oprema vsak mesec stala. Opozoriti velja na omejitev, in sicer so v najemnini vračunani samo redni stroški po servisnem načrtu proizvajalca opreme. Poleg rednega mesečnega obroka tu lizingojemalec plačuje tudi fiksni strošek na natisnjeno stran. Obremenitev podjetja je tako: mesečni obrok + vzdrževanje po izpisu A4 ali na klic.
Cene
Cene se začno pri okoli 50 evrih mesečnega pavšala za najem manjšega črno-belega tiskalnika, k čemur je treba prišteti še strošek vsakega izpisa v višini okoli 0,015 evra. Za večje porabnike so cene oblikovane brez mesečnega pavšala – vendar se najemodajalci tudi tu zavarujejo z minimalnim številom mesečnih izpisov (ki vam jih zaračunajo, tudi če jih ne dosežete – pri manjših strojih okoli 2000 izpisov, pri večjih 5000 izpisov). Cene pa se tu gibljejo okoli 0,0187 € na stran črno-belega A4-izpisa (8000 izpisov mesečno) ter se z obsegom nižajo: 0,0163 € na stran čb A4 (nad 12.000 izpisov)… Cena barvnega izpisa A4 se giblje okoli 0,163 € na stran A4.
NAJEM
Kot najbolj optimalno izbiro ta hip bi vsekakor izpostavili najem opreme. Z najemom tiskalniške opreme plačuje podjetje dejansko tisto, kar potrebuje, to je strošek po strani. Edini preostali strošek je strošek papirja, ki ga kupuje direktno podjetje. Z najemom opreme se podjetje izogne tveganjem lastništva, dobi popoln pregled in nadzor nad stroški ter ima možnost izdelave poročil in analiz. Če se s časom izkaže, da najeta oprema zaradi sprememb v poslovanju (širitve poslovanja, novejših/modernejših tehnologij, uvajanja/ukinjanja novih programov…) ne omogoča več optimalnega dela, jo najemodajalec enostavno zamenja ali nadgradi na takrat ustreznejšo in tehnološko novejšo! Obremenitev podjetja je tako vzdrževanje po izpisu A4.
ALI JE NAJEM DOBRA POSLOVNA ODLOČITEV?
Lastništvo tiskalnika, tako kot dodatne biro opreme, danes podjetju ne prinaša varnosti, ampak predvsem tveganje in negotovost v obliki hitrega tehnološkega zastaranja ter morebitnih visokih stroškov vzdrževanja in izpadov storilnosti zaradi odsotnosti stroja. Zaradi bliskovitega razvoja tehnologije je življenjska doba opreme čedalje krajša. Vrednost biro opreme po 3 letih pade tudi pod 10 % nabavne vrednosti. Aparat lahko zaradi zamenjave tehnologije v času izgubi več vrednosti, kot pa ga dejansko izkoristimo v tem času. V razvitih državah zaradi tega dejstva lastništvo nad sredstvi ni več pomembno, pomembna je samo uporaba. To je eden od glavnih razlogov, da se v zadnjem času povečuje povpraševanje po najemu aparata po modelu najema s plačilom po dejanski porabi.
Najem mora vedno upoštevati potrebe podjetja. Ponudniki bodo poskrbeli za optimalno opremo in vam pomagali pri odločitvi. Nato bodo opremo odstavili in jo povezali v krajevno omrežje, izvedli namestitve potrebnih gonilnikov v računalnike. Boljši bodo za vaše zaposlene izvedli še usposabljanje. Le takšna postavitev bo uspešna, operativna in pripravljena za uporabo in le tako bo povišala kakovost dela in zadovoljstvo vaših zaposlenih.
Med manjkrat izpostavljenimi prednosti najema so še analiza stanja, želja in zahtev ter svetovanje pri izbiri rešitve, pa že omenjeni brezplačen potrošni material, rezervni deli, popravila in servisi ter minimalna logistika in administracija. To vodi do višje storilnosti zaposlenih ter do ocenjenih okoli 20 odstotnih prihrankov na stroških.
KOGA IZBRATI?
V tujini večino storitev najema ponujajo kar proizvajalci tiskalniške in biro opreme (Canon, HP, Xerox, Toshiba, Nashuatec …), pri nas pa zaradi pomanjkanja predstavništev proizvajalcev glavnino teh rešitev ponujajo specializirani prodajalci in servisi – zloglasna BIRO podjetja. Glede na velike sta torej vprašljiva raven podpornih storitev in resnost, a hkrati večina teh podjetij ni vezana na določenega proizvajalca in vam bo znala ponuditi optimalno napravo iz nabora več proizvajalcev. Kako izbrati partnerja za najem tiskalnika? Pozanimajte se o ozadju podjetja, kakšne so njihove izkušnje in znanje ter kakšni so postopki vzdrževanja najete opreme.
Odvisno od obsega vaših potreb bo najemodajalec predlagal tudi opremo. Nekateri izmed njih uvažajo stare kopirne stroje, jih obnovijo in ponujajo za poceni najem, kar je povsem sprejemljivo, saj sami skrbijo za morebiten servis oziroma vzdrževanje. Če pa so vaše potrebe večje in če boste izpostavili tudi potrebo po čim manjših izpadih oz. nedelovanju stroja, pa so na voljo večji, novejši tiskalniki in kopirci, ki so povezani v internet in ob znakih težav opozorijo vzdrževalca, tako da so morebitne napake odpravljene, še preden vse skupaj »crkne« oziroma se tudi toner menja, ko gre proti koncu in ne potem, ko že ne morete več tiskati …
Nepisano pravilo je, da se je treba za ceno izpisa pogajati. Dopustite da si dodaten plus morebitni najemodajalec prisluži s svetovanjem oziroma z oblikovanjem individualne ponudbe, ki bo pisana na kožo vašim specifičnim zahtevam. Resnejši ponudniki bodo pred oddajo ponudbe (vsaj za srednja in večja podjetja) nekaj dni/tednov spremljali procese v vašem podjetju, ki so vezani na tiskanje. Taka analiza upravljanja z dokumenti bo pripomogla k boljši definiciji potreb in je osnova za uvedbo prave rešitve – morda vas bo rezultat presenetil in bo spobuda tudi za kakšne notranje spremembe v pravilnikih …
KRATKOROČNI NAJEM
Kar nekaj ponudnikov ponuja tudi kratkoročne najeme opreme, ki so odlična rešitev za vse predvidene kratkotrajne povečanje obremenitev (sejem, razne prireditve) ali pa kot premostitev izpadov pri nepričakovanem dogodku okvare obstoječih tiskalnikov. Rešitev bo morda tudi pomagala prebroditi obdobja s povečanim obsegom potrebe po tisku. Odvisno od podjetja lahko taki najemi trajajo tudi en sam dan pa vse do nekaj mesecev ...
Objavljeno: Moj mikro, Marec 2008 | Jaka Mele
