Eden od zanimivih delov Outlooka so tako imenovani Hitri deli. Gre za dele besedila, ki jih večkrat uporabljamo v sporočilih. Že res, da si lahko dele shranimo med podpise, vendar takšna rešitev ni najbolj praktična, saj ni nujno, da bi vedno radi uporabili enak podpis ali pa imamo ponavljajočih se delov veliko. V tem primeru lahko te dele shranimo in jih poljubno prikličemo v sporočilo. Postopek je preprost: izberemo pisanje novega sporočila, v njega napišemo želeni hitri del, ga označimo in v opravilnem traku izberemo Vstavljanje, nato pa Hitri deli. Izberemo shranjevanje besedila in odpre se okence, v katerem naš hitri del poimenujemo. Postopek lahko ponovimo za več različnih delov besedil, tako da imamo recimo zasebni podpis, poslovni podpis, zasebni podpis z naslovom, podpis z »modro« mislijo in podobne stvari. Ko naslednjič pišemo sporočilo, lahko do teh hitrih delov dostopamo prek opravilnega traku Vstavljanje, kjer dobimo tudi predogled, tako da hitro vidimo, kaj bi radi vstavili.

Druga zanimiva stvar je zamik pošiljanja sporočila. Gre za to, da lahko sami določimo, kdaj se bo neko sporočilo poslalo. Stvar je lahko precej uporabna. Če na primer maja izvemo, da mora Boris nekaj narediti avgusta, je mogoče bolj smiselno, da že maja napišemo sporočilo, v katerem ga na to opozarjamo, sporočilo pa se bo poslalo šele kak dan pred tem, ko je treba to narediti. Tako mi ne bomo pozabili na to, da je Borisa treba opozoriti, Boris pa bo opozorilo dobil nekaj dni pred nalogo in se bo s tem zmanjšala možnost, da on nanjo pozabi. Zadeva je preprosto izvedljiva – izberemo sestavljanje novega sporočila, ga sestavimo kot običajno, nato pa v opravilnem traku Možnosti izberemo Zakasnitev dostave. V oknu, ki se odpre, lahko določimo, naj se sporočilo ne pošlje pred določenim datumom in uro. Nato pritisnemo gumb za pošiljanje in sporočilo se bo shranilo za pošiljanje, poslalo pa se bo šele na označen datum. Če vaša sporočila oskrbuje strežnik Exchange, lahko Outlook zaprete, če pa imate račun POP ali IMAP, pa mora biti Outlook na dan pošiljanja zagnan, sicer program sporočila ne bo poslal.

Če prejemamo veliko elektronske pošte, je neko natančno določeno sporočilo zelo težko najti. V ta namen seveda uporabljamo možnost iskanja, ki je v Outlooku na voljo že dolgo. Manj uporabljana, a dokaj koristna zadeva pa so tako imenovane Iskalne mape. Če na primer med sporočili pogosto iščemo po enakih merilih, lahko za to merilo izdelamo kar posebno mapo. V ta namen imamo v opravilnem traku Mapa ukaz Nova iskalna mapa. Če ga izberemo, lahko izdelamo merila iskanja, nato pa mapo shranimo in preimenujemo po lastnih željah. Tako bomo imeli rezultate iskanja vedno pri roki. Postopek izdelave je zelo podoben postopku izdelave pravil, polega tega pa je dokaj intuitiven, tako da ne bi smeli imeti težav.

Zelo zanimiv je tudi opravilni trak Ogled. In če že ima takšno ime, si ga je dobro dejansko tudi ogledati. V njem boste našli kar nekaj možnosti, ki vam bodo lahko prišle prav. Recimo možnost prikaza sporočil kot pogovore, kjer vam bo Outlook sporočila združil tako, da boste imeli na kupu pogovore, ki so med seboj povezani. Pogovore lahko razvrščate glede na različna merila, recimo datum, pošiljatelja, prejemnika, zastavice in podobno. Prek tega opravilnega traku je mogoče tudi dodati polja, ki se prikazujejo v seznamu sporočil, če po naključju tistega, ki vas zanima, še ni med njimi. V traku je res kar nekaj nastavitev, ki jih je vredno preizkusiti.

Moj mikro, julij avgust 2014 | Miha Gradišnik |