Kaj pa, če se spremeni pogoj? Vzemimo neki zelo poenostavljen primer: imamo neki seznam oziroma skupino ljudi, kjer označimo Jožeta kot vodjo. Da bomo lažje videli, kje je Jože, njegovo ime obarvamo. Pogojno oblikovanje je preprosto – če je v polju zapisan Jože, obarvaj polje recimo oranžno. Kaj pa, če se vmes vodja projekta spremeni? Če bomo namesto Jožeta vpisali Iva, polje ne bo več obarvano in ne bomo vedeli, kdo je vodja projekta.

Potem moramo seveda spremeniti tudi naš pogoj. To je pri preprostih preglednicah dokaj enostavno, pri bolj obsežnih pa je lahko kar zapleteno. Zlasti če se vodje s časom spreminjajo. Pa si zadevo oglejmo na našem primeru. Imamo seznam ljudi, ki se začne v celici A2. Jože je na prvem mestu, ker je vodja projekta, in seznam smo oblikovali tako, da se njegovo ime obarva (na sliki levo). Pogoj se glasi:

=$A2="Jože"

Kaj pa, če vodjo spremenimo? Če vodja postane Ivo in ga vpišemo na prvo mesto? V tem primeru polje ne bo več obarvano, saj se je spremenil pogoj (slika desno). Polje se bo obarvalo le, če bo v njem zapisano Jože. Tudi če polji Ivo in Jože zamenjamo, se bo obarval še vedno Jože, saj smo zapisali tak pogoj.

Napaka je torej v tem, da smo v pogoj vključili ime, ne pa funkcije oziroma položaja (vodja). Rešitev je seveda več. Lahko seveda spremenimo pravilo, kar je čisto v redu, a pri pogostih spremembah vodij nepraktično. Lahko bi ročno obarvali prvo vrstico v razpredelnici in razpredelnico ročno popravljali, kar je še bolj nepraktično. Ena od rešitev je na primer referenčna celica. Preglednici dodamo še eno polje, v katerega vpišemo vodjo projekta, nato pa področje seznama oblikujemo tako, da v pogojno oblikovanje vključimo to dodatno polje. Kako je to videti v praksi? Vzemimo, da v naši razpredelnici v polje E1 vpišemo ime vodje projekta. Nato označimo seznam, izberemo Pogojno oblikovanje, izberemo Novo pravilo, v seznamu pravil Uporabi formulo za določanje celic za oblikovanje, nato pa kot pogoj zapišemo:

=$A2=$E$1

Nato seveda izberemo oblikovanje, v našem primeru barvo polnila, in vse skupaj potrdimo. Ker imamo v E1 vpisano ime Jože, se bo obarvala vrstica, kjer je ta vpisan. Če zdaj v E1 vpišemo recimo Ivo, se bo v seznamu obarval on.

Primer smo opisali z MS Excel. Kaj pa LibreOffice Calc? Postopek je enak kot v Excelu, le malce drugačen način določanja oblike je treba upoštevati. V Calcu določanje oblike poteka prek slogov, tako da je treba za obliko celice določiti nov slog. Tak način ima dobre in slabe strani. Slaba je ta, da imamo lahko sčasoma veliko slogov in se je med njimi težko znajti, druga pa je ta, da je na tak način neprimerno lažje doseči neko standardizirano oblikovanje znotraj nekega delovnega okolja. Enak slog lahko nato uporabimo tudi v drugih preglednicah, kar je v Excelu težko, saj si moramo zapomniti, kako smo nekaj pogojno oblikovali.

Moj mikro, september – oktober 2014 | Miha Gradišnik |