Pogojno oblikovanje v elektronskih preglednicah dela natančno to, kar pove že ime – izbrane celice oblikuje glede na neki pogoj. Pri tem je treba poudariti besedo oblikovanje, saj ne gre za poseganje v vsebino celice, pač pa njeno obliko – barvo polnila, pisavo in podobno. O pogojnem oblikovanju smo na tem mestu že veliko pisali. Eden od mnogih primerov uporabe je recimo, kadar želimo, da nas preglednica opozori na prihajajoči rok. Če pogojno oblikovanje ustrezno nastavimo, se lahko v preglednici na primer polje z datumom obarva rdeče in je s tem bolj vidno. Načelo oblikovanja je preprosto: če se bliža neki datum, obarvaj polje rdeče.

Bralec z Brezovice nam je pisal in nas prosil za pomoč. V elektronski preglednici bi rad izdelal tabelo, v kateri bodo le določeni dnevi v tednu, natančneje ponedeljki in srede. Seveda bi rad uporabil funkcijo samozapolnjevanja, da mu ne bo treba datumov vnašati »peš«. Logična pot do rešitve, ki jo je ubral tudi naš bralec, bi bila, da vzamemo prvi ponedeljek, mu dodamo dva dni, da dobimo sredo, nato pa tej sredi dodamo pet dni, da dobimo spet ponedeljek, nato pa vse skupaj razširimo na ves mesec. No, pa poskusimo.

Excel, Calc in podobni programi so seveda zelo zmogljivi in z njimi je mogoče izvajati zahtevne matematične funkcije, vključno s finančnimi. Včasih pa ne bi radi komplicirali, ampak z njim izračunali dokaj preproste stvari. Pa si oglejmo, kako to naredimo v elektronski preglednici. Slike primerov prikazujejo, kako to narediti v MS Excelu, vendar so v LibreOffice Calcu identični.

Najpreprostejši in najhitrejši način, kako v Excelu izdelati grafikon, je, da označimo obseg podatkov, ki naj bi bili predstavljeni v obliki grafikona, in pritisnemo F11, kar je bližnjica za izdelavo grafikona. Na žalost pa se lahko kaj hitro zgodi, da si Excel zadevo malce narobe razlaga in grafikon ni tak, kot bi želeli. Vzemimo primer.

O funkciji SUMIF, ki jo srečamo v elektronskih preglednicah, smo na tem mestu že pisali. Gre za dokaj pogosto uporabljano funkcijo, saj v vsakdanjem delu z elektronskimi preglednicami pogosto naletimo na okoliščine, kjer bi radi sešteli vrednosti v odvisnosti od določenega pogoja. Ti pogoji so lahko marsikaj – od številčnih vrednosti, kot na primer je večje, manjše ali enako kot, do datumov oziroma časa in tudi besedilnih pogojev. Pri slednjih velja celo to, da je mogoče uporabiti nadomestne znake. Pa si oglejmo primer.

Včasih se zgodi, da v stolpec vnesemo podatke, pozneje pa ugotovimo, da bi bilo bolje, če bi bili ti podatki videti drugače. Lep primer je recimo čas. Če v stolpcu vpisujemo recimo časovne intervale na način 11:00-12:00, 12:00-13:00, tedaj z njimi, razen kot nekaj informativnega, nimamo kaj početi. Z njimi ne moremo recimo računati. Lahko pa bi, če bi bil začetni čas v enem, končni pa v drugem stolpcu. Zato se zastavlja vprašanje, ali lahko podatke, če smo jih vnesli »narobe«, spremenimo tako, da bodo videti prav.

V praksi se včasih zgodi, da hočemo izvedeti razliko med dvema datumoma, in to razliko predstaviti v takšni obliki, da je vidno, za koliko let, mesecev in dni se datuma razlikujeta. Na primer, če hočemo, koliko smo starejši ali mlajši od nekoga drugega. Kako to narediti na »znanstveni« način? Recimo v elektronski preglednici.