Če smo na primer naročeni na kakšne spletne novice, ki nam jih pošiljajo po elektronski pošti, lahko izdelamo pravilo, ki bo ta sporočila premaknilo neposredno v za to določeno mapo. S tem na eni strani ta sporočila ne bodo »obremenjevala« mape Prejeto, na drugi strani pa bomo imeli vsa ta sporočila na enem mestu in se jim bomo lahko posvetili takrat, ko bomo za to imeli čas. Če dobivamo veliko tovrstnih sporočil, lahko s pravili uvedemo precej reda v naš poštni predal.
MS Outlook pa omogoča še eno zanimivo zadevo, povezano s pravili. Sporočila od določene osebe, naslova ali druge lastnosti lahko namreč obarvamo in celo uporabimo drugačno pisavo. S tem bo celotna stvar nazornejša brez uporabe map, v katere bi se tovrstna sporočila premikala. In kako to narediti? Postopek malce spominja na funkcijo pogojnega oblikovanja, ki jo poznamo iz Excela, Calca in podobnih elektronskih preglednic, kjer izbrana polja obarvamo in oblikujemo glede na dane pogoje. Najprej izberemo trak Ogled in v njem gumb Nastavitev pogleda. Odpre se novo okence, v katerem izberemo gumb Pogojno oblikovanje.
Ker bomo dodali novo pravilo, v novem oknu izberemo gumb Dodaj. Novemu pravilu določimo ime, recimo »Od šefa«, nato pa prek gumba Pisava določimo, kako bo naše sporočilo oblikovano, če bo pogoj izpolnjen. Recimo, da želimo, naj bo pisava krepka in obarvana rdeče.
Nato prek gumba Pogoj določimo pogoje, ki jih mora sporočilo izpolnjevati, da se bo obarvalo in odebelilo tako, kot smo se odločili. Ker v našem primeru želimo označiti le šefova sporočila, v polje Od: vnesemo njegov elektronski naslov ali pa ga prek gumba Od: poiščemo v adresarju. Seveda pa pošiljatelj ni edini mogoč pogoj. Jih je še veliko, zato se kar poigrajte z njimi in preglejte, ali bi vam zadeva še kje prišla prav. Ko določimo pogoj, vse skupaj samo še zapremo in zadeva je opravljena. Ko bo nam bo naslednjič šef kaj poslal, se bo sporočilo zato, ker je obarvano rdeče in zapisano v krepki pisavi, že na daleč videlo. Vendar pazite, da ne boste pretiravali. Pogojno oblikovanje namreč tudi omogoča spreminjanje vrste pisave sporočil in zamislite si, kakšna kolobocija bi bila, če bi imeli deset ali več pravil pogojnega oblikovanja, v vsakem pa bi bila sporočila druge barve in drugačne pisave. Zato je nekako optimalno, če izdelate le tri ali štiri takšna pravila, za druga sporočila pa raje uporabite premikanje v mape.
Moj mikro, september 2011 | Zoran Banovič |
