Najbolj zoprna zadeva v elektronski preglednici je vnašanje podatkov. Zato ima Excel nekaj funkcij, ki nam to nekoliko olajšajo. Ena od teh je na primer funkcija samodokončanja. Vzemimo, da pišemo seznam dežurstev za vsak dan v mesecu. Ker imamo običajno na voljo le nekaj ljudi, je pisanja kar nekaj. Če imamo na primer samo eno Majo in bo ta edina na črko M, se bo takoj, ko bomo drugič vpisali črko M, pojavilo njeno ime in ob pritisku na Enter se bo izpisalo v celici. Če se bo ime še koga začelo na M, se predlog ne bo pojavil, saj Excel ne bo vedel, katero vrednost naj vzame. Možnost se bo pojavila spet takoj, ko bo Excel lahko enoznačno ugotovil, za katero vrednost gre. Če bomo imeli torej Majo in Mitjo, se bo predlog maja pojavil takoj, ko bomo vpisali izraz Ma, saj bo Excel takrat lahko zagotovo vedel, da ne gre za Mitjo.
Funkcija je sicer dobrodošla, a zaradi omejitve enoznačnosti le pogojno uporabna, saj se je v praksi izkazalo, da je veliko hitreje, če vrednost kar vpišemo in ne čakamo na predlog. A to pomeni, da se seveda lahko zmotimo oziroma zatipkamo.
Obstaja pa trik, kako Excel pripraviti do tega, da ponudi vse možnosti, tudi tiste, ki se začnejo na isto črko. Če se postavimo v celico, kamor bi radi vpisali vrednost oziroma izraz, ki je že nekje v tem stolpcu, pritisnemo kombinacijo Alt+puščica navzdol. Odpre se majhen seznam, iz katerega lahko izberemo vrednost, ki bi jo radi vnesli ne glede na to, na katero črko se začne. Tak postopek je, posebej pri ponavljajočih se vnosih, izredno hiter in možnosti za napako je bistveno manj, kot če bi vsako celico vnašali ročno.
Moj mikro, Junij 2010 | Zoran Banovič |
