Delo v Excelu je, potem ko ga enkrat malce bolje spoznamo, pravzaprav prav zabavno. Še lažje pa je, če pri delu uporabimo kak trik. Teh se je z leti nabralo veliko, zato si oglejmo nekaj starih, a kratkih in sladkih, ki vam bodo mogoče olajšali delo.

Elektronske preglednice so dokaj uporabno orodje za izdelavo koledarja. Nudijo namreč več priročnih možnosti, kot so recimo samodejni seznami, kjer vpišemo recimo le zaporedje 1, 2 in 3, program pa nato sam ugotovi, kako naprej. Enako velja recimo tudi za mesece, dneve v tednu in še kaj, saj si sezname lahko izdelamo tudi sami. In če že imamo vse to, potem je izdelava koledarja dokaj preprosta, mar ne? Načelno da, vendar …

V triku na temo ločevanja podatkov smo zapisali, da imamo od Excela 2013 naprej dodano funkcijo, ki se imenuje bliskovita zapolnitev. Ta je prav zabavna za uporabo in nam lahko krepko olajša delo, saj je uporabna v celi vrsti primerov. O tem, da jo lahko uporabimo za ločevanje besedil, smo pisali, vrst uporabe pa je še kar nekaj. Vzemimo, da imamo razpredelnico, v kateri imamo telefonski imenik. V njem so osebe zapisane tako, da so v prvem stolpcu imena, v drugem priimki, v tretjem pa telefonska številka v mednarodni obliki, torej je na začetku +386 za Slovenijo, nato koda omrežja in nato telefonska številka. Ker nam je tak zapis nepriročen, bi ga radi predelali tako, da bi odstranili mednarodno kodo +386, oznako omrežja pa bi dali v oklepaj, tako da bi bila številka +38641888555 videti kot (041) 888 555.

Včasih se zgodi, da v programu za delo s preglednicami, kot sta Excel in Calc, dobimo neko besedilo, ki bi ga radi ločili v stolpce. Tak primer je recimo ime in priimek, ki sta pogosto napisana skupaj, mi pa bi recimo radi, da sta zapisana vsak v svojem stolpcu. Ali pa recimo primer, ko imamo v eni celici zapisano dolžino, širino in višino izdelka, mi pa bi radi stvari med seboj ločili, saj želimo izračunati volumen izdelka. No, pa si oglejmo ta primer v Excelu.

V Excelu imamo neki daljši seznam, zanima pa nas, kateri elementi v njem so podvojeni oziroma nastopajo več kot enkrat. Gre za problem, ki se pri uporabi elektronskih preglednic pojavlja dokaj pogosto. Težava reševanja je v tem, da je rešitev odvisna od vrste problema. Je v seznamu podvojen le en vnos ali jih je več? Nas zanima, koliko je podvojenih vnosov? Nas zanima, kolikokrat se posamezni vnos pojavlja v seznamu? Nas zanima zgolj informacija o podvojenih vnosih ali bomo z njimi pozneje kaj počeli? Poleg tega so podvojeni ali bolje rečeno ponovljeni podatki lahko v enem samem stolpcu ali vrstici, lahko v več stolpcih ali vrsticah, lahko pa tudi v celotnem delovnem listu ali zvezku. In ker je takšno iskanje dokaj zapleteno, zanj ne obstaja ena sama funkcija, ampak je treba uporabiti različne pristope glede na vrsto iskanja. Pa si oglejmo nekaj primerov težav s ponovljenimi vrednostmi in kako jih rešimo.

Pogojno oblikovanje pa ni omejeno le na barvanje. Omogoča tudi oblikovanje celic v obliki grafikonov. Pri tem ne gre za dejanske grafikone, njihov videz pa doseže enak učinek.

Ste že kdaj v Excelu ali kakšni drugi preglednici vpisovali neko formulo in niste dobili pravega rezultata? In potem ste popravljali, premetavali in se jezili do onemoglosti, rezultat pa še vedno ni bil pravi? Če ste, potem je velika možnost, da ste imeli težave pri delu s časovnimi funkcijami. Te so pogosto vzrok frustracij ne samo v Excelu, ampak tudi v drugih preglednicah. Pa si oglejmo en tak primer.

Za spremljanje projektov, posebno če gre za kompleksne zadeve, je dobro, če si lahko aktivnosti prikažemo na slikovni način, saj so podatki tako precej bolj nazorni. Najprimernejši tovrstni način je tako imenovani Ganttov diagram. Namenski programi za spremljanje projektov te diagrame že vsebujejo, vendar vsi takšnih programov ne uporabljamo. Če bi radi izdelali preprost Ganttov diagram, lahko uporabimo tudi Excel. Kako, si bomo ogledali na preprostem primeru.

Imate seznam ljudi, izdelkov, številk ali česa podobnega in bi radi ugotovili, koliko različnih vnosov je v seznamu in kolikokrat se pojavljajo. Potrebujete torej dvoje – najprej seznam vseh unikatnih vnosov, nato pa še štetje, kolikokrat se posamezni vnos pojavlja v prvotnem seznamu. Pa si oglejmo vse skupaj na primeru. Vzemimo, da imamo v stolpcu A seznam imen. Iz tega seznama moramo najprej potegniti imena, ki se pojavljajo, nato pa prešteti, kolikokrat se pojavljajo. Načinov reševanja težave je kar nekaj.