Vzemimo, da bi radi spremljali neki projekt, ki bo trajal 12 mesecev (ali dni, načelno je vseeno), sestavljen pa bo iz štirih faz: Snovanje projekta, Izbira kadrov, Izdelava projekta, Zaključno poročilo. Vse skupaj vstavimo v preprosto razpredelnico, kjer bomo našteli faze, vpisali, katerega meseca se posamezna faza začne in konča, nato pa rezervirali 12 stolpcev za prikaz dogajanja.

Zdaj se posvetimo prikazu. Ideja je, da najprej nekako prikažemo, kdaj se posamezna faza dogaja. To bomo naredili tako, da bomo preverjali časovno prisotnost faze. Sliši se čudno, a ni. Uporabili bomo funkcijo IF v kombinaciji z AND, tako da se bo glasila:

=IF(AND(zaporedni mesec >= začetni mesec; zaporedni mesec <=končni mesec); "")

Kaj to pomeni? Z besedami bi funkcijo lahko razložili tako: če bo vrednost v polju večja ali enaka začetnemu ali manjša ali enaka končnemu mesecu, naj bo polje prazno. Torej, če bo faza trajala, naj bo polje prazno. Zdaj zadevo preizkusimo v praksi. V polje F5, ki predstavlja prvi mesec in začetno fazo našega projekta, bomo vpisali formulo:

=IF(AND(F$4>=$D5;F$4<=$E5);"")

V njej vidimo, da je F4 začetni mesec celotnega projekta, D5 začetni mesec faze, E5 pa končni mesec faze. In ker je v polju F5 pogoj izpolnjen (prva faza traja prvi in drugi mesec (D5 in E5), mi pa opazujemo prvi mesec celotnega projekta (F4)), bo polje F5 prazno, saj smo znotraj intervala med D5 in E5. Formulo zdaj prekopiramo v desno do meseca številka 12, nato pa še navzdol do polja Q8, ki predstavlja zadnji mesec zadnje faze projekta. Vidimo, da se je zgodilo nekaj čudnega – v razpredelnici imamo cel kup polj, v katerih piše FALSE. A to naj vas ne moti, natančno to smo želeli.

Zdaj bomo uporabili dve pogojni oblikovanji. Najprej bomo polja, ki predstavljajo dejavno fazo, obarvali v na primer zeleno, polja, kjer piše FALS, pa oblikovali tako, da bo besedilo bele barve in se zato ne bo videlo. Najprej obarvamo dejavne faze. Izberemo obseg F5 do Q8 in izberemo Pogojno oblikovanje in nato Novo pravilo. Izberemo Uporabi formulo za določanje celic za oblikovanje, nato pa v ukazno vrstico vpišemo formulo:

=F5=""

Nato prek gumba Oblika izberemo barvo polnila, v našem primeru je to zelena. Po potrditvi oblikovanja se bodo prazna mesta, torej mesta, kjer ne piše FALSE, obarvala zeleno. Zdaj zadevo ponovimo še zato, da besedico FALSE obarvamo v belo. Postopek je popolnoma enak, le da se zdaj formula glasi:

=F5=FALSE

Pri oblikovanju pa zdaj izberemo razdelek Pisava in v njem določimo, naj bo pisava bele barve. Po potrditvi vidimo, da je naš Ganttov diagram že dobil kolikor toliko zanimivo obliko.

Zdaj pa lahko zadevo še malce zapletemo in poskusimo vizualizirati napredek posamezne faze. V ta namen bomo potrebovali še dva stolpca, ki ju vrinemo med stolpca E in F. Ne bojte se, vse, kar ste naredili do zdaj, bo ostalo tako, kot mora. Nov stolpec F bo nosil ime Trajanje, nov stolpec G pa Napredek, nato pa bodo sledili stolpci z meseci.

Najprej bomo v stolpcu F izračunali, koliko traja posamezni projekt. Formula za to je preprosta. Če projekt traja prvi in drugi mesec, je to dva meseca, kar pomeni, da moramo od drugega meseca odšteti prvega in prišteti ena. Formula v F5 bo torej:

=E5-D5+1

Formulo nato prekopiramo navzdol čez preostanek stolpca in prikaže se trajanje posamezne faze. Zdaj v stolpec G vpišemo, koliko odstotkov posamezne faze je končanih. Najpreprosteje je, da stvar kar vpišemo v obliki odstotkov. Zdaj moramo formulo v polju H5 (prej F5) malce preurediti oziroma dopolniti. Gre za to, da bomo poleg ugotavljanja, ali je faza prisotna, ugotovili tudi, ali se je začela, in začetek označili s črko N, pri čemer bomo upoštevali tudi napredek v stolpcu G. Formula se glasi:

=IF(AND($D5+$F5*$G5>H$4;H$4>=$D5;H$4<=$E5);"N";IF(AND(H$4>=$D5;H$4<=$E5);""))

Kaj se zgodi? Faze, ki so se začele, torej je njihov napredek večji od 0 odstotkov, dobijo v prvem polju oznako N. Ideja je, da zdaj te N-je zamenjamo s kakšno drugo barvo in s tem označimo, kolikšen del faze je gotov. Spet bomo uporabili pogojno oblikovanje in povsem enak postopek kot prej, le da se bo zdaj formula glasila:

=H5="N"

To pa zato, ker je zdaj prva celica prikaza H5, in ne več F5, saj smo vrinili dva nova stolpca. Glede oblike pa naredimo tako, da celico obarvamo v kakšno svetlejšo barvo zelene, kot smo prej, besedilo, torej črko N, pa v enako barvo, da se ne bo videlo.

Na tem mestu povejmo, da prikaz matematično ni povsem pravilen. Če bo neka faza trajala le dva meseca in bomo vpisali, da je gotova 75-odstotno, se bo obarvala v celoti. A na začetku smo napisali, da bomo izdelali preprost diagram, izvedljiv z osnovnimi orodji. Seveda bi tudi tega lahko dobro zapletli in se šli bolj podroben prikaz, kar je sicer izvedljivo, a zahteva malce daljšo razlago, za kar v reviji, kot je naša, nimamo ravno dovolj prostora.

Moj mikro, julij avgust 2014 | Miha Gradišnik