Zagon iskanja: Funkcijo iskanja in zamenjave v Wordu zaženemo tako, da iz menija Urejanje izberemo Najdi ali Zamenjaj oziroma pritisnemo kombinacijo tipk Ctrl+F ali Ctrl+H. Okno, ki se odpre, ima tri zavihke – Najdi, Zamenjaj in Pojdi na. Najpreprostejše je okno Najdi. V njem lahko določimo, kateri del besedila naj se preišče, ves ali le od kazalca navzgor ali navzdol. To določanje pride prav pri delno urejenih dokumentih, ko vemo, od kod naprej moramo kaj iskati.

Razlikovanje velikih in malih črk. Funkcija razlikovanja skrči rezultate iskanja na točno določeno obliko zapisa. zadeva pride prav v primeru, ko iščemo besede, ki imajo različen pomen glede na to, ali se zapišejo z veliko ali malo, recimo Medved kot priimek ali medved kot žival. Če v iskalno polje vpišemo Medved in vključimo razlikovanje malih in velikih črk, nam bo Word označil le priimke Medved, živali pa bo ignoriral, razen seveda če beseda ni začetek stavka.

Najdi samo cele besede. Funkcija določa, naj Word najde samo cele besede ignorira pa dele besed. Če na primer v polje iskanja vpišemo besedo »met«, bo Word iskal samo to besedo, besede kot »komet«, »smetiščče«, »meter« pa bo prezrl. Na prvi pogled morda nepomembna funkcija, a pridobi na veljavi takoj, ko prvič naletimo na težavo, ko je ena beseda ali celo samo črka del druge. Recimo v primeru, ko popravljate besedilo nekoga, ki ne zna uporabljati predlogov »s« in »z«.

Uporabi nadomestne vzorce. Nadomestni vzorci so ena paradnih lastnosti funkcije. Gre za to, da lahko namesto dela besede ali namesto posamezne črke uporabimo »jokerja«, ki pomeni kateri koli znak. Najbolj uporaben joker je vprašaj. Če na primer v iskalno polje vpišemo »m?kro«, bo funkcija poiskala besede »mikro«, »mokro« in makro« ter vse tiste, pri katerih smo se morebiti zatipkali in na drugo mesto vpisali katero koli drugo črko. Vprašaj je torej kateri koli posamičen znak.

Zvezdica kot joker. Drugi joker ali nadomestni zank je zvezdica (*). Ker ta označuje nič ali več določenih znakov, se je treba njene uporabe malce privaditi. Če na primer v iskalno polje vpišemo »*log«, bo Word poleg besede »log« našel še vse besede, ki se končajo na »log«, ne glede na njihovo dolžino – slog, epilog, kardiolog…. Enako velja za primer, ko zvezdico uporabimo na koncu besede. Če v iskalno polje vpišemo »log*«, bo Word našel vse, kar se začne z -log - »log«, »logaritem«, »logoped«.

Iskanje zvezdice in druščine. Težava lahko nastopi, ko v besedilu želimo poiskati znak, ki je rezerviran za kaj drugega. Recimo ravno prej omenjena vprašaj in zvezdica. V tem primeru moramo pred znak, ki ga iščemo, v iskalnem nizu postaviti znak \. Če torej želimo poiskati besedilo, ki se začne z zvezdico, bo iskalni niz »\**«. Prva zvezdica pomeni dejanski znak, saj je neposredno za poševnico, druga pa pomeni katero koli besedo, torej je obravnavana kot nadomestni vzorec.

Za angleščino. Funkciji Zveni kot in Najdi vse oblike besede so žal na voljo le za angleški jezik. Zveni kot najde besede, ki zvenijo enako, zapisane pa so različno (fowl, foul) ali pa besede, ki imajo podoben zapis (advice, advise). Funkcija Najdi vse oblike besede pa najde vse oblike določenih besed. če na primer iščemo »is«, bo našel tudi »be«, »are« in »was«, če pa iščemo recimo »brake, pa bo našel tudi »broke«. Škoda, da zadeva ne deluje za slovenščino.

Oblikovanje in posebni znaki. Word omogoča tudi iskanje delov besedila, ki so oblikovani na poseben način. Če izberemo gumb Oblika, se prikažejo elementi, ki jih je mogoče iskati: besedilo v določeni pisavi, določeno oblikovan odstavek, besedilo v določenem jeziku in podobno. Pod gumbom Posebno pa se skriva iskanje posebnih znakov, kot so znaki za odstavek, tabulatorji, prelomi, vezaji in podobno. Iskanje vseh teh znakov in oblik pride pogosto prav pri preoblikovanju besedila.

Zamenjava. Preselimo se v razdelek Zamenjaj. Vpis v polje Zamenjaj z deluje po enakem načelu kot iskanje. Če želimo na primer priimek Medved zamenjati z živaljo, v polje iskanja vpišemo Medved, v polje Zamenjaj z besedo medved ter označimo razlikovanje malih in velikih črk. Je pa včasih treba biti previden, posebej pri uporabi nadomestnih znakov. Zato je dobro, da uporabljamo gumb Zamenjaj, in ne kar Zamenjaj vse, razen če nismo prepričani, da je vse v redu.

Napredna uporaba. Kako zabavna in zanimiva je funkcija iskanja in zamenjave, lahko pokažemo na primeru, ko hočemo v celotnem besedilu besedilo, ki je v oklepajih, postaviti v ležečo pisavo. V polje najdi vpišemo izraz \(*\). Poševnico smo uporabili zato, ker sta tudi oklepaja posebna znaka. Zadevo lahko prevedemo kot »poišči niz: oklepaj, karkoli, zaklepaj«. V polje Zamenjaj Z vpišemo ^& kar pomeni, da se bo vsebina spremenila v to, kar bomo določili pod gumbom Oblika. Nato pod gumbom Oblika > Pisava določimo poševno pisavo in sprožimo zamenjavo.