Za nekaj tednov nazaj po navadi že niti ne vedo več, kje je kaj, če le ni izdelan kak protokol ali pri tem ne uporabljajo pomožnih programov. Seveda je nadzor nad različicami tu zelo pomemben. Kaj se zgodi, če hočete vstaviti v dokument nekaj, kar ste pred tedni odstranili, pa niste shranili različice. Nič, le pomembna ideja je lahko šla v prazno.
No, z DocShieldom se vam to naj ne bi smelo zgoditi. Zakaj ne? Program pač zahteva od vas tudi nekaj doslednosti. Če boste še vedno vse povprek kopirali in ne boste shranjevali različic, ki jih DocShield izdeluje samodejno, a samo iz njegovih jeder, boste spet na istem.
DocShield deluje v ozadju in skorajda ni moteč, čeprav pozorno spremlja, kaj odpirate in zapirate. Vse, kar potem shranite, se bo posnelo v njegov arhiv kot dokumentirana različica. Seveda do kakšnega večjega in soficističnega orodja še dosti manjka, a za začetek bo dovolj.
Uporabniški vmesnik ni nič posebnega. V glavni zaslon dodate mape, ki jih naj DocShield spremlja. Seveda lahko dodajate tudi posamezne datoteke iz različnih lokacij. Program ima tudi dobro in preprosto datoteko z dnevniki, kjer lahko spremljate, kaj se dogaja. Žal manjka primerjava različic, kjer bi preprosto primerjali določene izbrane datoteke med sabo in našli različnosti. Prav tako sem, recimo, pogrešal delo s podrazličicami trenutne različice, a to je že domena dragih programov.
DocShield zna opravljati tudi vzporedno delo. Denimo pošiljati sporočila v poštni nabiralnik, če je arhiv poln oziroma se je spremenil. Arhiv lahko tudi zaščiti z geslom. Prav tako lahko za večino datotek določite, ali se bodo v arhivu vodile še naprej ali je ta del zaključen.
Arhiv je shranjen v obliki 7-Zip. Omejen je na samo 10 GB, kar pa je v veliki večini dovolj, če le ne delate pri gromozanskih projektih z dokumenti, ki se množično spreminjajo. No, ta količina se da spraviti tudi na manj ali na več, a kaj hitro se pri velikih zadevah zgodi, da program postane silno počasen. Z večanjem arhiva se namreč obremenjuje sistem in s tem upočasni delovanje operacijskega sistema.
Ker morate ali hočete imeti tudi varnostno kopijo arhiviranih dokumentov nekje shranjeno, je dobro vedeti, da zna program neposredno iz svojih jeder arhiv prenesti in tudi shraniti na izbrani FTP-strežnik. Škoda, da se ga ne da odpirati kar od tam, saj bi skupinsko delo tako dobilo pravi smisel. Prenos arhiva je mogoč tudi na dovolj velik USB-ključ. Ta potem poleg arhiva vsebuje tudi preprost program, ki vam omogoča pregled arhiva in delo z njim.
Vem in verjamem, da imajo večja in bogatejša podjetja te stvari urejene na precej bolj izpopolnjen način, manjša pa lahko razmislijo, da le obstaja nekaj, kar je brezplačno in omogoča tudi delo s projektnimi dokumenti.
Moj mikro, September 2008 | Aleš Farkaš |
