Določimo poslovne partnerje (Account), to so podjetja, s katerimi poslovno sodelujemo. Business Contacts so stiki zaposlenih v podjetju, s katerim poslovno sodelujemo. Za tiste, ki so BCM uporabljali že v različici 2007, naj povemo, da je stike možno v novi BCM 2010 tudi uvoziti. Ker je novi BCM integriran v Outlook, si lahko pomagamo tudi z elektronskimi naslovi poslovnih partnerjev in preko njih naredimo povezave.

Prek BCM-ja lahko pošiljamo tudi elektronsko pošto na več različnih naslovov hkrati. Gre za t. i. množično pošto (mass mail). Gre za nadgradnjo, ki smo je v Wordu vajeni kot »mail merge« oziroma spajanje dokumentov. V tem primeru so serijska pisma samo ena izmed treh možnosti. Lahko uporabimo še klasični urejevalnik Outlook ali pa pošljemo kar datoteko, ki smo jo ustvarili v Publisherju.

Zadeva je zelo priročna pri izvajanju različnih tržnih akcij, ki jih oblikujemo v BCMju. Pomaga nam tudi pri klicanju poslovnih partnerjev, ki zamujajo s plačili.

MOŽNOSTI SKUPINSKEGA DELA

BCM se pošteno izkaže šele v poslovnem okolju, kjer je več sodelavcev, ki sodelujejo pri različnih projektih. Za vsakega posameznika lahko spremljamo njegove aktivnosti. Če smo mu nadrejeni, mu lahko dodeljujemo tudi različna opravila. Pozneje pa imamo seveda tudi možnost spremljati napredek, koliko je bilo že narejenega. Primer je recimo priprava na sejem, na katerem se želi podjetje predstaviti v najboljši luči. Gre za poslovni projekt (predstavitev na sejmu), ki ja razdeljen na več podopravil, ki jih opravijo različni zaposleni. Podopravila so lahko različna od rezervacije hotelov, načrtovanja poti, do izbire ozadja za poslovne predstavitve, oblike in velikosti stojnice in še bi lahko naštevali.

Del novega Officea 2010 je tudi OneNote. V povezavi z BCM-jem, iz katerega naredimo povezave do posameznih dokumentov v OneNoteu, bomo precej lažje sodelovali v skupinah, saj je dokument shranjen le na enem samem mestu in ga ni treba osveževati. Vsaka sprememba se zapiše samodejno skupaj s potrebnimi parametri, kot so datum, čas in ime uporabnika.

ORODJA ZA ANALIZO

Uporabna vrednost BCM-ja se pokaže šele pri delu, torej takrat, ko so vsi poslovni partnerji, podjetja, številke in drugi podatki vneseni in ko imamo v pripravi recimo nekaj marketinških akcij. Šele takrat dobimo pravi občutek, kaj ponuja BCM, še posebej v povezavi z orodji, ki smo jih omenili. Orodja za analizo nam skozi grafični in besedilni prikaz omogočajo spremljati stanje v podjetju in pomagajo pri odločitvah, kaj in kako naprej. Za vsakega poslovnega partnerja ugotavljamo, kakšen dobiček nam prinaša, kako je z njegovo plačilno disciplino in podobno. V katere izdelke je modro vlagati in katere opustiti. Posamezen poslovni stik nam tudi omogoča spremljanje in beleženje komunikacije. Pod opombo si zapišemo, kdaj in kaj smo se pogovarjali po telefonu. Kaj smo obljubili in kaj zahtevali. Tako imamo vedno pred seboj ažurne podatke, kar nam pri komunikaciji daje samozavest in pri partnerjih ne dopušča nobenih dvomov o našem pregledu nad podjetjem.
Naj ob koncu omenimo, da je možno vsa poročila, tabele in analize prilagajati potrebam posameznega podjetja. Na začetku, ob prvem zagonu z izbiro vrste poslovanja le naložimo nekatere predloge, ki nam bodo pozneje pomagale prilagoditi BCM svojim potrebam. Prek zavihka Form Layout si lahko skoraj vse tabele in poročila prilagodimo svojim željam in potrebam.