Preden preidemo k razlogom za migracijo, nekaj malega teorije. Poslovna pošta v oblaku spada v tako imenovani SaaS (Software as a Service) model oblačnih storitev. Za ta model je značilno predvsem to, da nam daje v uporabo že izdelane namenske storitve, ne omogoča pa nam neposrednega dostopa do same sistemske konfiguracije in vpogleda v infrastrukturo, na podlagi katere se storitev izvaja. Značilni primeri storitev SaaS so recimo pošta v oblaku, CRM, Sharepoint, bančništvo, namenske poslovne aplikacije in tako naprej. Vsaj v okrnjeni različici lahko storitev SaaS uporabljamo kar v našem spletnem brskalniku. Mimogrede, model SaaS je v obdobju ogromne rasti in ne kaže nobenih znakov ustavljanja.
S 'poslovno pošto' namigujemo na rešitev, ki ponuja ohranitev pošte tudi v primeru izpada stranke, visoko razpoložljivost kadar koli, dostopnost z najrazličnejših naprav in tako dalje. Na kratko bomo opisali prednosti in slabosti najema poslovne pošte v oblaku in trenutno ponudbo na slovenskem tržišču, kjer se je računalništvo v oblaku v zadnjem obdobju končno prebudilo. Ponudniki telefonije in internetnih storitev ter večje IT-hiše pripravljajo oziroma so že pripravili pakete za najem infrastrukture v oblaku (strežnikov, delovnih postaj, tiskalnikov) in storitev v oblaku (poslovne pošte, sodelovalnih portalov, telefonije).
Besedo 'poslovni' uporabljamo, ker gre predvsem za službeno pošto, ki je pomembna za naše poslovanje in je kot take nikakor ne želimo izgubiti ter od nje zahtevamo dostop kadar koli in iz vseh možnih odjemalcev. Seveda si najverjetneje ne želite izgubiti tudi vaše osebne pošte in zdaj se vam ponuja odlična priložnost, da si za relativno malo denarja priskrbite kvalitetno storitev tudi za vašo zasebno pošto.
Če ste podjetje z nekaj zaposlenimi ali če imate več tisoč zaposlenih in temu primerno veliko poštnih predalov – s pošto je, odkar ta obstaja, kopica težav. Predvsem imajo težave tisti, ki skrbijo za njeno nemoteno delovanje. Exchange infrastruktura je na primer že ves čas draga za vzdrževanje in si jo marsikatero podjetje ne more privoščiti, bodisi ker nima dovolj usposobljenih vzdrževalcev IT-infrastrukture bodisi zato, ker je TCO zaradi vseh potrebnih rekvizitov previsok in se zanj iz tega razloga ne odločijo. Uporabniki pa po drugi strani pričakujejo čedalje boljšo odzivnost in razpoložljivost storitve kot take, kar posledično pomeni še več vloženega denarja, ki bi ga lahko koristneje uporabili za kaj drugega, če bi storitev preprosto najeli.
In za kaj vse je treba skrbeti v ozadju (recimo Microsoft Exchange) tehnologije, kjer lahko vzporednice potegnemo tudi z vsemi drugimi tipi poštnih rešitev? Naštejmo nekaj najpomembnejših dejavnikov.
1) Primeren klimatiziran sistemski prostor z urejeno infrastrukturo.
2) Nabava ter vzdrževanje strojne in programske opreme, ki nam zagotavljata visoko razpoložljivost.
3) Redno izdelovanje varnostnih kopij poštnih predalov in možnost njihove obnovitve.
4) Redno zagotavljanje podpore uporabnikom.
5) Najem ali zaposlovanje strokovnjakov za vzdrževanje Exchange infrastrukture z vsemi potrebnimi dodatki.
6) Najem oziroma nakup in podaljševanje licenc (Microsoft, virtualno okolje, orodja za arhiviranje, AV, SPAM, požarni zid).
7) Nenehno zagotavljanje posodobljene protivirusne in protismetne zaščite.
8) Migracije na novejše različice.
Raje ne omenjamo podvojenih povezav do interneta, rezervnih lokacij in ustreznosti ISO 27001 ali SAS 70 Type II. Vsega tega si seveda veliko podjetij ne more privoščiti, zato raje tvega z uporabo POP3-/IMAP-servisov ali z neustreznimi namestitvami Exchange, ki vodijo v izgubo podatkov in s tem posledično v oškodovanje podjetja.
Našteli smo elemente infrastrukture, ki so potrebni za zanesljivo delovanje poštnih storitev. Predvidimo, da želimo ali celo moramo tako infrastrukturo posodobiti. Dejstvo je, da v prihajajočem obdobju denarja za naložbe v nove programe oziroma infrastrukturo ne bo ali pa bodo sredstva omejena. Veliko podjetij, ki uporablja Exchange, še vedno vztraja pri različicah Exchange 2003/2007, ker je naložba v nadgradnjo različice 2010 preprosto prevelik finančni zalogaj. Z malo razmišljanja v tej smeri hitro pridemo do ugotovitve, da je migracija poslovne pošte v oblak za večino podjetij edina prava pot, če želijo ohraniti storitev na ravni, kakršno se v današnjem času pričakuje. Razlogov za selitev je zelo veliko. Prvi je ta, da nam ni več treba skrbeti za nobeno od točk, naštetih zgoraj. Poleg tega obstaja zelo velika verjetnost, da si take infrastrukture, kot je boste deležni pri ponudniku vaše storitve (pošte v oblaku), sami nikakor ne boste mogli zagotoviti. Gotovo pa je tu potrebna določena mera previdnosti. Vprašanja, na katera bi vaši potencialni ponudniki morali imeti odgovor, so:
1) Kdo je lastnik programske opreme?
2) Kje so moji podatki?
3) Kdo varuje moje podatke?
4) Na koga se obrniti, če storitev ne deluje?
5) Ali sem še vedno lastnik svojih podatkov?
6) Kako prekiniti razmerje s ponudnikom in kako pridobim podatke?
7) Kdo mi lahko pomaga, če je moj primarni kontakt 'izginil'?
8) Ali res dobim servis, katerega plačujem?
Premaknimo se h konkretnejšim rešitvam. Scenarij naj bo tak: imamo podjetje z desetimi zaposlenimi, ukvarjamo se s trženjem. Vsi zaposleni imamo svoj poštni naslov, poleg tega obstaja še nekaj distribucijskih seznamov. Pošto imamo v mesečnem najemu pri našem ponudniku spletnih storitev. Kar zadeva odjemalce, je v podjetju precej zmede, saj nekateri uporabljamo Outlook Express, različne različice Outlooka, pošta se »vleče dol« prek POP3 ali IMAP-a. Pred kratkim je direktorju odpovedal trdi disk na prenosniku in izgubil je vso elektronsko pošto zadnjih štirinajstih dni. Nimamo namreč lastne IT-službe, a na srečo ima direktor nečaka, ki rad malo 'pošravfa', zato mu je ustvaril varnostno kopijo. Nekaj te pošte je bilo poslovno kritične. Zavedli smo se, da je čas, da nekaj ukrenemo. Ko smo prejeli nekaj predračunov z vso potrebno programsko in strojno opremo za zagon lastnega Exchange poštnega sistema, smo ostali brez besed. Sprejeli smo odločitev: potrebujemo zanesljiv sistem, kot je Exchange, pripravljeni pa smo tudi na alternative. Glede na to, da se veliko govori o računalništvu v oblaku, nas zanima predvsem mesečni najem take storitve.
Pri iskanju ponudbe na slovenskem tržišču smo uporabili Google search, kar pomeni, da so dodani ponudniki, ki prek spleta oglašujejo storitev poštnega najema. Treba je bilo sestaviti nekaj osnovnih značilnosti, ki jih mora vsebovati paket. Kot primer smo pregledali predvsem Office365 in Google Apps. Predvideli smo, da želimo najeti deset poštnih predalov. Cene za najem recimo tisoč poštnih predalov bi bile verjetno drugačne, nižje. Zahtevane postavke so razvidne iz razpredelnice ponudnikov.
Moj mikro, maj 2012 | Matjaž Antloga |
