Pisarne, opremljene z gorami omar, ki se šibijo pod težo polnih rednikov ali po domače fasciklov, so le še nostalgičen spomin na ne-elektronsko preteklost. Današnja stvarnost so računalniško opremljena delovna mesta, elektronsko komuniciranje, elektronske vsebine in dokumentacija. Vsakodnevne obljube pa nam slikajo »brezpapirno« poslovanje, elektronske dokumente, elektronske podpise, časovne žige in čisto pravi elektronski arhiv!
Dvomljivci so vedno skeptični, a vsakodnevna potreba, da delo poteka hitreje, bolje, bolj obvladljivo, bolj prilagodljivo, bolj dobičkonosno, nas prisili v intenzivno uporabo elektronske pošte, tvorjenje in hranjenje internih dokumentov na skupnih deljenih diskih, izmenjavo elektronskih dokumentov s partnerji. Obenem nas obilica sprejete papirnate dokumentacije in papirjev spravlja ob živce, saj jo vse težje obvladujemo na enak in enoten način kot elektronske dokumente.
ISTE TEŽAVE RAZLIČNIH UPORABNIKOV
Težave niso unikatne, saj so skupne mnogim uporabnikom. Kako shranjevati elektronske dokumente, da bodo dostopni (samo) ustreznim uporabnikom ob ustreznem času? Kako zagotavljati nadzor nad različicami dokumentacije, pogodb, dogovorov in vedeti, kdo, kdaj in kako jih je spreminjal? Kako najti informacije ali ključno besedo, shranjeno v gori dokumentov, zapisanih v različnih formatih. Kako opremiti dokumente z opisom, klasifikacijo, dodatnimi podatki?
Papirnati dokumenti pa so spet zgodba zase. Polnijo omare in so popolnoma nepregledni, le še najstarejša tajnica obvlada umetnost, kako najti pravega (in ga tudi pravilno vrniti). Prelepo bi bilo, če bi tudi vse papirne dokumente lahko lepo pretvorili v elektronsko obliko, jih opremili s podatki ter shranili tako, da bi bili uporabnikom dostopni tudi pozneje.
Da ne govorimo o prelepih sanjah, če bi lahko vso dokumentacijo shranjevali v elektronski obliki in na tak način, ki bi zadovoljil tudi davčne, finančne, delovne in še kakšne inšpektorje. Podrobnejši premislek potrjuje, da je obvladovanje dokumentacije in informacij ena ključnih organizacijskih odlik podjetja in da lahko v marsičem pripomore k večji urejenosti, predvsem pa konkurenčnosti ter zniževanju dela in stroškov
Mimogrede: če vaše delovno mesto še vedno obkrožajo polne omare iz uvoda, se temeljito zamislite! Nekaj bo treba korenito spremeniti ali pa bo šlo podjetje in z njim delovna mesta v pokoj!
PROGRAMSKA OPREMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI
Večino rešitev (ali skoraj vse) za uvodoma omenjene težave ponujajo programske rešitve, ki jih uvrščamo v kategorijo DM (Document Management), torej upravljanje z dokumenti. Takšne rešitve običajno ponujajo:
- centralno shrambo za vse vrste dokumentov in vsebin,
- sistem pravic dostopa do dokumentov za uporabnike in skupine uporabnikov,
- shranjevanje najrazličnejših zapisov in vsebin (dokumenti MS Office, OpenOffice.org, slike JPG, GIF, skice in risbe, skenirani dokumenti, druge oblike – PDF, CDR,),
- opremljanje dokumentov z najrazličnejšimi podatki (prilagodljivi metapodatki o avtorju, nastanku, daljši opis, klasifikacija, fizični lokator, v glavnem nastavljivi dodatni podatki),
- knjižnične funkcije (check-in, check-out),
- nadzor in vodenje različic dokumentov,
- iskanje po metapodatkih in vsebinah podatkov,
- klasificiranje dokumentov glede na klasifikacijske načrte,
- zajem (skeniranje) tiskanih dokumentov v elektronsko obliko,
- elektronski arhiv dokumentov.
Tole je seveda suhoparen seznam funkcionalnosti, ki jih zmore običajen dokumentni sistem. Povedano preprosteje, sistemi DM (dokumentni sistemi) omogočajo shranjevanje, urejanje in upravljanje vseh vrst vsebin, od elektronskih dokumentov do prispele pošte na enak, dogovorjen način.
Med večjimi ponudniki najdemo predvsem eksotična podjetja, širšemu krogu uporabnikov manj poznana, saj ponujajo visoko specializirane, zmogljive in seveda ustrezno drage rešitve. Eno najbolj znanih in razširjenih je EMC Documentum, ki ga je pred leti kupil IT-velikan EMC in ga uvrstil v svoj seznam ponudbe. Med ponudniki pa najdemo tudi IBM z družino rešitev FileNet, Oracle z Oracle Universal Content Management (UCM) ali Microsoft z izdelkom SharePoint.
Večini sta skupni relativna kompleksnost rešitev in visoka cena, na drugi strani pa so poenostavljeni izdelki, ki pokrivajo le del zahtev DM-a.
Zaradi vse večjega povpraševanja uporabnikov po rešitvah za upravljanje s vsebinami so tudi domači ponudniki in razvijalci programske opreme začeli ponujati in razvijati različne rešitve za upravljanje z dokumenti. Večina boleha za pokrivanjem le dela funkcionalnosti ali pa ponovno odkrivajo toplo vodo v smislu osnovnih funkcionalnosti in ne ponujajo posebnih dodanih vrednosti.
Zanimiva alternativa je zakladnica odprtokodnih rešitev za upravljanje z dokumenti in vsebinami. Kot povsod najdemo tudi tukaj tako plevel kakor tudi kakovostno seme, zato je treba biti pri izbiri previden in se seznaniti s ponudbo.
Najzanimivejša odprtokodna rešitev za upravljanje z dokumenti in vsebinami je Alfresco ECM, ki je vodilna odprtokodna rešitev za upravljanje dokumentov in zapisov.
Odprtokodni model omogoča razvijalcem uporabo najboljših tehnoloških komponent in tehnologij za oblikovanje učinkovite in moderne rešitve ter doseganje visoke zanesljivosti ob bistveno nižjih stroških lastništva.
Cilj razvijalcev ni samo ponuditi odprtokodne alternative dragim komercialnim rešitvam, temveč tudi preseči komercialne ponudbe na področju zmogljivosti, funkcionalnosti in vrednosti za končnega uporabnika.
Alfresco ECM razvija skupina vodilnih razvojnikov najbolj razširjenega komercialnega produkta Documentum in Interwoven s 15-letnimi izkušnjami na področju razvoja in implementacij Enterprise Content Management (ECM), vključujoč soustanovitelje Documentuma.
Alfresco ECM sestavljajo naslednje ključne komponente:
- Enterprise Content Management (ECM),
- Document Management,
- Collaboration,
- Records Management,
- Knowledge Management,
- Web Content Management,
- Imaging.
Alfresco ECM je zanimiv predvsem zato, ker:
- je delo avtorjev najbolj priljubljenega komercialnega sistema Documentum, ki so pred leti izdelek prodali EMC-ju in se lotili načrtovanje nove rešitve iz temeljev. V zamisel so vključili vse pretekle dobre izkušnje in se skušali izogniti težavam, ki so jih imeli s komercialnim izdelkom zaradi potreb po združljivosti.
- je arhitekturno izredno napredna rešitev;
- popolnoma odprtokodna licenca, prosta različica se v ničemer (funkcionalno) ne razlikuje od komercialno podprte;
- povezuje široko skupnost uporabnikov in močno razvojno jedro;
- ponuja obilico dokumentacije in primerov dobre prakse;
- nastaja slovenski prevod in na voljo so lokalna podpora, svetovanje in izobraževanje.
Ker Alfresco ECM podpira vse osnovne zahtevane funkcionalnosti dokumentnih sistemov, omenimo le najzanimivejše dodatke.
UPORABNIŠKI VMESNIK IN DOSTOP DO VSEBIN
Do dokumentne vsebine Alfresca ali skupne shrambe lahko dostopamo na več načinov. Običajen je spletni vmesnik, ki ponuja funkcionalnost Web 2.0 in dostop do vseh funkcij.
Posebnost Alfresca je dostop po protokolih WebDav in CIFS. WebDav omogoča varen spletni dostop prek brskalnika, pri čemer uporabnik brska med imeniki v dokumentnem skladišču. Najzanimivejši pa je dostop CIFS. CIFS je protokol, prek katerega uporabniki dostopajo do diskov v skupni rabi v omrežju Windows. Alfrescov repozitorij je torej na voljo kot omrežni pogon, kar bistveno olajša delo uporabnikom, ki niso podrobneje seznanjeni s koncepti dokumentnih sistemov.
Vsi vmesniki oz. načini dostopa omogočajo dostop do določenih vsebin in funkcionalnosti v skladu s pravicami uporabnika.
PODPORA ZA ODF IN PRETVORBE MED FORMATI
Dokumenti so zelo pomembni tudi v poslovanju, bodisi če gre za pogodbe ali na primer za dokumentacijo za tehnični izdelek. Ključnega pomena sta učinkovito in neomejeno širjenje in upravljanje z dokumenti, ne glede na tehnologije, cenovno politiko ali zmogljivosti posameznega ponudnika rešitve.
Najpomembnejša sta prost dostop in možnost branja dokumentov, zdaj in v prihodnosti, torej zapis v odprtem, standardiziranem formatu, ki za uporabo ne potrebuje dragih licenčnih izdelkov.
Zapis Open Document Format (ODF) dolgoročno rešuje omenjene dileme, saj zagotavlja shranjevanje v odprtem in dobro dokumentiranem formatu. Alfresco naravno podpira zapis ODF za zagotavljanje dolgoročnega arhiviranja in upravljanja z zapisi. Kar praktično pomeni, da lahko vsak dokument v formatih MS Office samodejno pretvorimo v zapis ODF. Prav tako je podprta pretvorba dokumentov v zapis PDF, ki zagotavlja nespremenjen videz dokumenta.
ZAJEM PAPIRNIH DOKUMENTOV, OCR IN HRANJENJE
Posebej zanimiva je integracija znanih rešitev OCR (recimo Kofax), s katero lahko zajemamo tiskane dokumente, avtomatiziramo zajem standardnih obrazcev in shranjujemo dokumente v skupno zbirko in pozneje v elektronski arhiv. Tako obravnavamo in hranimo papirnate dokumente na enak način kot elektronske.
SKLADNOST Z NEKATERIMI STANDARDI IN POVEZLJIVOST
Alfresco ECM je prva odprtokodna rešitev, skladna s standardom JSR 170, ki določa odprt dokumentni repozitorij. Vsak druga rešitev, ki podpira JSR 170, lahko dostopa do takšnih vsebin. Drug zanimiv standard je JSR 168, po domače applet-standard, ki zagotavlja, da lahko vmesnik do Alfresca vključimo skoraj v vsak portal, ki podpira JSR 168 (Oracle Portal, še posebej pa odprtokodni LifeRay).
KONKURENCA
DM-rešitve so hitro rastoč segment odprtokodnih rešitev. Razlikujejo se predvsem v izvoru razvojne skupine, nekatere izhajajo iz rešitev za upravljanje spletnih vsebin, spet druge iz obstoječih projektov, ki so jih nadgradili z manjkajočimi funkcionalnostmi. Tudi tukaj so na voljo popolnoma proste in komercialno podprte različice. Zasnove, arhitekture in uporabnosti Alfresca pa ne dosega skoraj nobena druga rešitev.
Še nekaj drugih uspešnejših odprtokodnih DM-rešitev, ki pa (zaenkrat še) niso poslovenjene in nimajo lokalne podpore v Sloveniji:
Nuxeo (www.nuxeo.com/)
OpenKM (www.openkm.com/)
Magnolia DM (www.magnolia.info/en/magnolia.html)
Xinco (www.xinco.org/)
SKLEP
Odprtokodne poslovne rešitve na mnogih področjih precej obetajo. Čeprav je področje upravljanja z dokumenti precej novo, mlado in hitro spreminjajoče se, je Alfresco ECM zelo resen igralec tudi v konkurenci komercialnih rešitev.
Močne strani Alfresca so izredna arhitekturna in odprta zasnova ter bogate izkušnje, ki ga je prinesla razvojna ekipa. Ključna prednost je dostopnost do vsebin prek različnih vmesnikov. Spletni vmesnik, protokoli WebDav in CIFS omogočajo, da ponudimo dostop do dokumentnega repozitorija vsem uporabnikom v podjetju.
Prednosti Alfresca so prevod v slovenski jezik ter lokalna podpora s svetovanjem, uvedbo in izobraževanjem.
V splošnem pa so dokumentni sistemi precej kompleksne rešitve, na katere uvedbo se je treba temeljito pripraviti. Enostavna funkcionalnost je lahko omogočena zelo preprosto, kompleksnejše izvedbe pa zahtevajo temeljito pripravo in projektni pristop.
Slovensko različico, podporo in izobraževanje za sistem Alfresco najdete na:
www.agenda.si/poslovne-resitve/ecm-upravljanje-dokumentov-in-zapisov/alf...
Objavljeno: Moj mikro, Marec 2008 | Jan Kosmač
