Večina ljudi, ki je kdaj sodelovala pri izdelavi dokumenta, se zaveda, kako pomembno je vedeti, kaj so naredili predhodniki. Zato imajo sodobni urejevalniki besedil že nekaj časa dodano tudi funkcijo sledenja spremembam. Pravzaprav gre za eno najpomembnejših, vsekakor pa najuporabnejše orodje za sodelovanje, ki so ga kdaj vključili v pisarniške pakete. Prednost sistema je ta, da je mogoče dokument spreminjati brez dejanskega brisanja originalnega besedila. Če na primer kdo naredi osnutek, nato pa se drug z nečim ne strinja, lahko to sicer izbriše, vendar bo nosilec naloge videl, kaj je bilo zbrisano in tudi kdo je to zbrisal. Tako je pot do končnega rezultata precej preprostejša, kot če bi vsak uporabnik lahko »nekaznovano« delal, kar se mu zljubi.
Gre torej za dokaj splošno orodje, znano že nekaj časa. Marsikdo pa ne ve, da je mogoče sledenje spremembam nastaviti tako, da sodelujoči pri nastajanju dokumenta točno vedo, katere spremembe je vnašal posamezen uporabnik. Vsak uporabnik zato dobi svojo naključno izbrano barvo, v kateri se označujejo spremembe, ki jih je vnesel. Zadeva je sicer čisto v redu, saj je tako jasno vidno, kdo je kaj spreminjal, težava pa je v tem, da se vsakič, ko tvorimo nov dokument ali celo odpremo že obstoječega, barve na novo določijo, kar je lahko precej zoprno. Zato LibreOffice Writer omogoča lasten izbor barve, tako da bo barva, ki jo vidi uporabnik, vedno enaka, in ne bo enkrat videl sprememb zeleno, drugič rdeče in tako naprej. In kje zadevo nastavimo? Izberemo Orodja > Možnosti > LibreOffice Writer > Spremembe in določimo barvo za vsako od dejavnosti (dodajanje, brisanje, sprememba lastnosti), ukaz prikaza sprememb pa najdemo v meniju Uredi > Spremembe.
Seveda pa sledenje spremembam ni edina možnost, ki jo ponuja LibreOffice. Zanimiva je tudi možnost vstavljanja komentarjev. Če na primer hočemo kaj pokomentirati, postavimo na ustrezno mesto kazalec ter izberemo Vstavi > Komentar ali pa pritisnemo kombinacijo tipk Ctrl+Alt+N. Ob robu strani se prikaže okence, v katero lahko vpišemo želene opazke. Pri komentarjih sicer (za zdaj) ni mogoče določati barv okenc, vendar je za boljšo nazornost vsak komentar označen tudi s podatki o avtorju. In od kod Writerju ti podatki? V meniju Orodja > Možnosti > LibreOffice najdemo na prvem mestu vnos Uporabniški podatki. Če v ustrezna polja vpišemo vsaj naše ime, se bo to prikazalo v okencu komentarjev.
Zanimiva možnost sodelovanje pri dokumentih je tudi uporaba predlog. Te sicer niso nekaj, kar bi nam ob pojmu sodelovanja padlo najprej na pamet, a zadeva je še kako smiselna. Posebej če govorimo o nekem poslovnem okolju, kjer imamo osrednje zbirno mesto dokumentov. V takem primeru je priporočljivo imeti vse predloge, ki se uporabljajo, shranjene na enem mestu in vsi uporabniki jih nato »jemljejo« od tam. Te predloge lahko celo označimo samo za branje in s tem preprečimo, da bi kateri uporabnik kaj nehote spremenil. Sicer je res, da je predlogo »po nesreči« res mogoče težko spremeniti, vendar lahko v okoljih, kjer sodeluje veliko uporabnikov, doživimo marsikaj. In kako določiti pot do predlog? Orodja > Možnosti > LibreOffice > Poti, nato pa v desnem oknu spremenimo vrstico Predloge.
Seveda pa Writer ni edina komponenta, ki omogoča skupinsko delo. Tudi elektronska preglednica Calc je takšna, saj omogoča, da isto datoteko odpre več uporabnikov hkrati. To omogočimo tako, da izberemo Orodja > Dokument v skupno rabo. V oknu, ki se odpre, skupno rabo omogočimo, Calc nas pa nato opozori, da je treba datoteko najprej shraniti. Ko se to izvede, bo v naslovni vrstici okna datoteke poleg njenega imena pisalo tudi (skupno), da bomo vedeli, da gre za dokument, ki je v skupni rabi oziroma ga uporabljajo tudi drugi. Če želimo vedeti, kdo trenutno dela z dokumentom, izberemo Orodja > Dokument v skupno rabo in prikazal se bo seznam uporabnikov. Pri tem skupinskem delu z eno samo preglednico je treba povedati, da vse funkcije niso na voljo.
Moj mikro, september 2011 | Zoran Banovič |
