Ljudje smo pač taki, da hote ali nehote pozabljamo, in tudi avtor tega članka je med tistimi, ki si sila težko zapomnijo kakšne datume in ure, še posebej ko gre za rojstne dneve, obletnice, včasih pa tudi za daleč vnaprej napovedane sestanke ali druge dejavnosti. V preteklosti smo navadno uporabljali tiskane papirnate koledarje ali rokovnike, ki so imeli natisnjene tedenske koledarje z vpisanimi urami, in na tiste prazne črte smo si nato sproti zapisovali, kdaj se bo kaj dogajalo. Druga priljubljena metoda so bili (oz. so še vedno) listki, ki jih nekateri prilepijo na hladilnik, drugi pa celo na računalniški zaslon. No, obstaja še več metod, ena izmed njih je npr. tajnica oz. poslovna sekretarka po novem, ki naj bi skrbela tudi oz. predvsem za tovrstne zadeve.
PAMETNI ROKOVNIKI
Ker pa so danes osebni računalniki naši vsakdanji spremljevalci, se seveda lahko z njimi lotimo tudi urejanja koledarja. Voditi je mogoče več koledarjev, na primer službenega in zasebnega, mogoče je dati svoj koledar na vpogled drugim in pa seveda tudi delegirati dostop do svojega koledarja, kje lahko denimo kdo drug vpiše prihajajoč dogodek. V povezavi z elektronsko pošto je nato obveščanje sila preprosto, še več (če to seveda dovolimo), sodelavcem lahko omogočimo, da preverijo naš koledar, ugotovijo, kdaj imamo prost termin, in takrat skličejo sestanek. Ali še preprosteje, v svoj koledar vpišejo predviden termin sestanka in nato prek elektronske pošte pošljejo povabilo vsem zainteresiranim, ki sem jim termin sestanka samodejno posodobi v njihovih koledarjih in lahko predlagani termin potrdijo ali pa zavrnejo. Seveda je tak način mogoč le, če naša programska oprema (navadno odjemalec elektronske pošte ali aplikacija koledarja) to omogoča.
Format zapisa mora ustrezati formatu iCalendar (ekstenzije .ical, .ics, .ifb, icalendar). Aplikacija torej ustvari datoteko z eno navedenih pripon in ta se nato kot priloga pošlje prek elektronske pošte. Aplikacija pri prejemniku pa nato poskrbi za ustrezno interpretacijo takšnega elektronskega sporočila. Format zapisa iCalendar podpirajo npr. Microsoft Outlook/Entourage (za Mac), Lotus Notes, Novell Groupwise, Google Calendar, Apple/Mac iCal, Mozilla Sunbird/Lightning in mnogi drugi.
KOLEDAR VSELEJ Z VAMI
Opisane zadeve so le nekatere izmed mnogih funkcionalnosti, ki jih ponujajo elektronski oz. računalniški koledarji. V nadaljevanju si bomo ogledali, kako imeti svoj računalniški koledar vedno pri sebi. Na voljo sta (vsaj) dve rešitvi:
1. pametni telefon ali dlančnik z nameščenim programom koledarjem,
2. koledar postavimo v svetovni splet oz. uporabimo enega od spletnih servisov, ki podpira elektronske koledarje.
Pri nakupu oz. menjavi mobilnega telefona zato še zdaleč ni odveč, če preverimo, ali naša nova igračka podpira elektronski koledar in seveda omogoča sinhronizacijo z našim koledarjem v domačem oz. službenem računalniku. Pri boljših (navadno tudi dražjih) modelih je pogosto v paketu priložen tudi komunikacijski kabel, ki skrbi za prenos podatkov med telefonom in računalnikom. Seveda pa je prenos podatkov možen tudi preko povezave bluetooth, IR, brezžičnega omrežja wi-fi ali prek omrežja mobilnega operaterja (GPRS/UMTS/HSDPA …). Še več, nekatere storitve mobilnih operaterjev, kot je Mobitelov Integral, omogočajo tudi sinhronizacijo koledarjev in stikov prek mobilnega omrežja.
Vsekakor pa je za začetno povezavo potrebna ustrezna programska oprema, ki je navadno prav tako priložena telefonu oz. dlančniku. Če v našem telefonu teče operacijski sistem Windows Mobile, je ta programska oprema MS AcitveSync, ki skrbi za sinhronizacijo z MS Outlookom.
V drugem primeru koledar objavimo v svetovnem spletu, kjer nam je na voljo iz kateregakoli računalnika, ki je kakorkoli povezan v internet. Če pa želimo imeti vedno posodobljen koledar, ki je v vsakem trenutku sinhroniziran s tistim v domačem ali službenem računalniku, moramo uporabiti enega od spletnih servisov, ki ponujajo tovrstne storitve. Med najbolj priljubljene spadajo Google Calendar, Microsoft Live Calendar in Yahoo Calendar.
SPLETNI KOLEDARJI
Google Calendar
www.google.com/calendar
Velikan Google precej meša štrene Microsoftu in poleg kopice drugih storitev ponuja tudi brezplačni spletni koledar. Njegovi prednosti sta velika stopnja integracije s storitvijo elektronske pošte Google Mail (ki ima veliko uporabnikov tudi v Sloveniji) in preprosto iskanje po vseh dejavnostih, vpisanih v spletni koledar. Zelo preprosto (in obenem brezplačno) ga je mogoče sinhronizirati z Microsoftovim Outlookom, Applovim iCalom, Mozillinim Sunbirdom in pametnimi telefoni oz. dlančniki (Windows Mobile, BlackBerry, iPhone).
Z Googlovim koledarjem bo torej veliko lažje »imeti v mislih«, točneje, v računalniški zbirki podatkov vse pomembne obletnice, sestanke in druge časovno vezane dogodke. In seveda vse skupaj na enem mestu, dosegljive iz kateregakoli računalnika, ki je povezan v svetovni splet. Seveda je mogoče zelo preprosto urejati, dodajati ali brisati dogodke in pošiljati vabila, deliti koledar s prijatelji ali družinskimi člani ter iskati po koledarju.
In kako zdaj naš koledar iz osebnega računalnika sinhronizirati z Googlovim? Pa začnimo z Windows in MS Outlookom.
Sinhronizacija s programom Microsoft Outlook
V tem trenutku je sinhronizacija mogoča le v Outlooku 2003 ali 2007, ki tečeta na operacijskih sistemih Windows XP ali Windows Vista. Potrebujemo programski dodatek, imenovan Google Calendar Sync, ki je brezplačno na voljo na Googlovi spletni strani http://dl.google.com/googlecalendarsync/GoogleCalendarSync_Installer.exe
Kot je razvidno iz slike, imamo na voljo tri možnosti sinhronizacije, in sicer:
1.) dvosmerna sinhronizacija: vsi podatki iz enega ali drugega koledarja se sinhronizirajo, prav tako se sinhronizira vsaka sprememba, ki jo naredimo v MS Outlooku ali Googlovem koledarju.
2.) enosmerna sinhronizacija Google Calendar–MS Outlook: vsi dogodki, ustvarjeni v Googlovem koledarju se bodo sinhronizirali z MS Outlookom, ne pa tudi obratno!
3.) enosmerna sinhronizacija MS Outlook–Google Calendar: vsi dogodki, ustvarjeni v MS Outlooku, se bodo sinhronizirali z Googlovim koledarjem, ne pa tudi obratno!
Seveda je na prvi pogled najbolj logična prva možnost, torej dvosmerna komunikacija, če pa želimo imeti ločena koledarja, sta na voljo druga in tretja možnost.
Če »online« sinhronizacije ne želimo, je na voljo uvoz/izvoz podatkov iz enega ali drugega koledarja.
Google Calendar preizkušeno deluje tudi v telefonu/dlančniku z operacijskim sistemom Windows Mobile (5.0 ali novejši). Dejavnost, vnesena v telefon, je bila takoj sinhronizirana v spletni različici in po uspešni sinhronizaciji tudi v MS Outlooku.
Pri uporabi dlančnika moramo biti pazljivi, da imamo omogočeno le eno sinhronizacijsko pot, najbolje kar ActiveSync pri Windows Mobile, ki sinhronizira interni koledar z MS Outlookom ali npr. iCalom, in slednji je nato sinhroniziran z Googlovim koledarjem. V tem primeru se vse spremembe, ki jih naredimo v dlančniku, prenesejo ob prvi povezavi. Če pa smo na poti, torej daleč od svojega osebnega računalnika (s katerim je vzpostavljena povezava z dlančnikom) in smo dali svoj koledar na vpogled tudi drugim prek spleta, potem moramo vse spremembe v dlančniku vnašati neposredno v Googlov spletni koledar.
Sinhronizacija s programom Apple/Mac iCal
Če želimo sinhronizirati svoj Mac z Googlovim koledarjem, potrebujemo dodatek, imenovan Colaboration, ki poveže naš iCal in Googlov koledar. Podprt je iCal 3.x, ki teče na operacijskem sistemu Mac OS X v10.5 ali novejšem. Na voljo je kot brezplačni dodatek na Googlovi strani http://code.google.com/p/calaboration/downloads/list
V ta namen je uporabljena tehnologija oz. protokol CalDAV. Gre za odprtokodni protokol, ki je namenjen dostopom do spletnih koledarjev prek bolj znanega protokola WedDAV. Prav tako je mogoče objaviti svoje koledarje in jih dati na voljo drugim uporabnikom (share). In ne nazadnje protokol podpira sinhronizacijo med različnimi napravami.
CalDAV bo torej poskrbel, da bo naš koledar iz programa iCal sinhroniziran z Googlovim koledarjem in seveda obratno. Vse spremembe, ki jih bomo vnesli v enega ali drugega, se bodo sinhronizirale, ko bomo prvič imeli povezavo z internetom.
Sinhronizacija s programom Mozilla Sunbird
Mozilla Sunbird je brezplačen odprtokodni koledarski program, ki teče na operacijskih sistemih MS Windows, Mac OS X, Linux, Solaris … Tudi Sunbird je mogoče sinhronizirati z Googlovim koledarjem, uporabljen pa je protokol CalDAV, podobno kot pri Macu. V Sunbirdu je treba ustvariti nov koledar in vpisati potrebne podatke za dostop do spletnega koledarja:
https://www.google.com/calendar/dav/[ naš elektronski naslov Google Calendarja]/events
Seveda je treba vpisati še uporabniško ime in geslo in čez nekaj trenutkov se bosta koledarja pričela sinhronizirati.
Da pa so pri Googlu mislili na vse, pove tudi podatek, da je mogoče Google Calendar uporabljati v načinu brez povezave (offline), ko torej nimamo povezave v internet. V ta namen je na voljo dodatek za brskalnike z imenom Google Gears, ki teče na operacijskih sistemih Windows, Mac, Linux in Android. Seveda je ta prijem uporaben le, če ne uporabljamo katerega od drugih koledarjev, ampak le Google Calendar.
Windows Live Calendar
calendar.live.com
Windows Live Calendar je Microsoftov odgovor na konkurenčne storitve, predvsem na tiste, ki jih ponujata Google in Yahoo. Ima vse, kar imajo veliki, in je pravzaprav namenjen Microsoftovim privržencem, ki so vajeni storitev MSN in/ali Hotmail. Podpira sinhronizacijo z MS Outlookom in tudi uvoz datotek tipa ICS.
Za sinhronizacijo Outlooka in storitve Windows Live Calendar je potreben brezplačen dodatek, imenovan Microsoft Office Outlook Connector, prenesemo pa ga iz Microsoftovega spletnega strežnika. Zadnja različica (12.1) podpira poleg sinhronizacije elektronske pošte in stikov tudi sinhronizacijo koledarjev.
Žal Office Outlook Connector ne podpira »direktne« sinhronizacije koledarja iz Outlooka, ampak da na voljo le dostop do »online« koledarja prek Outlooka, kar pa v praksi (vsaj za avtorja tega članka) ni tako zelo uporabno kot npr. Google Calendar.
Yahoo Calendar
http://calendar.yahoo.com
Yahoo je bil eden prvih, ki je svojim privržencem ponudil spletni koledar – že leta 1998. Tudi danes je koledar pregleden, enostaven za uporabo in vsebuje potrebno funkcionalnost. Res pa je, da nima toliko možnosti kot Googlov koledar. Ne podpira sinhronizacije, možen pa je izvoz/uvoz iz programov Palm Desktop ali MS Outlook (datoteke .csv). Slednja funkcionalnost je preizkušena in deluje, kot je razvidno s slike:
Pravzaprav je Yahoo v preteklosti podpiral sinhronizacijo tudi z Outlookom in drugimi programi in ponujal brezplačno na voljo program Intellisync. Tega smo tudi našli na Yahoojevih spletnih straneh, a žal nikakor ni hotel delovati z našim Outlookom (2003).
NAMESTO SKLEPA
Elektronski koledarji nam ob redni in pravilni uporabi zagotovo olajšajo življenje in poskrbijo za boljšo organiziranost. Če pa so na voljo kadarkoli in kjerkoli, je to le še en plus v njihovo korist. Možnost uvoza oz. ogleda koledarjev sodelavcev, šefov ali prijateljev pa kar kriči po tem, da jih nemudoma začnemo uporabljati.
Seveda imajo takšni koledarji tudi kakšno slabost. Zelo pomembno je, da smo pri vpisovanju dejavnosti dosledni in da je izbrani programski koledar nekakšna osrednja zbirka dejavnosti, ki jo po potrebi delimo z drugimi. Po drugi strani je papir nekako vedno pri roki in na prvi pogled je veliko preprosteje kaj malega zapisati na košček papirja in ga nalepiti na hladilnik. Da ne govorimo o tem, da moramo za vpis kakšnega dogodka vklopiti osebni računalnik, vzpostaviti zvezo z internetom (če uporabljamo spletni koledar) in nato nekaj malega vtipkati v določeno polje ...
Toda dolgoročno gledano prinaša uporaba elektronskih koledarjev več prednosti, kajti potem ko dogodek ali dejavnost vnesemo, ga/jo lahko kopiramo, premikamo, pa tudi preprosto izbrišemo.
Ne smemo pa pozabiti, da elektronski koledar ne more nadomestiti človeških možganov. Kljub vsem opomnikom (npr. utripajoče okno na zaslonu, SMS- sporočilo, elektronska pošta ...) lahko kak dogodek spregledamo ali opazimo šele, ko se je že zgodil. Zato si je za pomembne dogodke pametno nastaviti opomnike za nekaj dni vnaprej in tudi »ročno« preverjati koledar, da ne bo neprijetnih presenečenj.
Moj mikro, Maj 2009 | Štefan Hozjan
