Ena od bolj zanimivih funkcij, ki so jih prinesle elektronske preglednice, je pogojno oblikovanje. Pri njem gre za to, da se določene celice, vrstice, stolpci ali območja oblikovno spremenijo glede na njihovo vsebino. V praksi to pomeni, da lahko recimo polja, kjer se v izračunih pojavi negativno število, samodejno obarvamo, tako da je vidno že na prvi pogled. A to je le najosnovnejši način uporabe te funkcije. Z leti oziroma različicami elektronskih preglednic so te funkcije dobile nove in nove možnosti. Pa si oglejmo nekaj primerov uporabe pogojnega oblikovanja.

Če se na namizju Windows z miško postavimo na ikono programa in malce počakamo, se prikaže napis, ki o programu poda še nekatere druge informacije. Pri ikoni Worda 2010 se recimo pojavi napis »S programom Microsoft Word ustvarite in urejate dokumente strokovnega videza, na primer pisma, knjige, poročila ter knjižice.« Drugi programi so nekoliko bolj skromni. Pri Chromu recimo piše le »Access the Internet«, pri nekaterih pa se pojavi le pot do bližnjice na disku.

Elektronske preglednice so zelo uporabna zadeva. So zmogljiva orodja za prikaz in izračun najrazličnejših podatkov, tudi zelo kompleksne narave. Zato tovrstne programe uporabljamo tudi v zelo zahtevnih okoljih, kjer znajo razpredelnice postati zelo obširne in zapletene in se je v njih težko znajti, zlasti če jih nismo izdelali sami. Posebej vodilni delavci imajo večkrat težave, ko dobijo obširno razpredelnico in v njej ne najdejo tega, kar bi želeli. No, obstaja dokaj preprost in zabaven način, kako izdelati kazalo znotraj Excelove datoteke, prek katerega lahko uporabnik skoči na delovni list, ki ga zanima. Seveda pa to kazalo ne bo enako kot v urejevalniku besedil, čeprav neke podobnosti bodo. Predvsem v tem, da se bomo igrali s hiperpovezavami.

Večina grafikonov, ki jih izdelamo, potrebuje legendo. Ta pove, kaj pomenijo posamezni odseki grafikona. Če imamo na primer grafikon, kjer je prikazano, kako so različni prodajalci prodajali naše izdelke po mesecih, lahko grafikon oblikujemo tako, da je prodaja vsakega prodajalca označena z drugo barvo ali pa so obarvani meseci. Da se bo tisti, ki grafikon gleda, lažje znašel, je na njem običajno tudi legenda, ki pove, s katero barvo je označena prodaja posameznega trgovca. Programi za delo z elektronskimi preglednicami običajno legendo postavijo kar sami. V tem so čisto korektni, vendar malce dolgočasni. V legendi je običajno le oznaka barve, poleg nje pa ime serije, ki ji ta barva pripada. S tem ni nič narobe, a včasih bi si želeli, da je grafikon le malce bolj zgovoren. Vzemimo primer.