Če izvzamemo morebitne ponesrečence, so prva posledica takšnih katastrof stroški. Neposredni stroški so tisto, kar vidimo, potrebna bo nabava nove pisarniške opreme, treba bo vzpostaviti električno omrežje, računalniška omrežja in drugo infrastrukturo. Posredne stroške pa si lahko le predstavljamo. So kot vrh ledene gore. Izguba posla, izpad dobička in druge nočne more − ni treba niti naštevati. Predstavljajte si, kakšne bi bile posledice, če bi izginila vsa dokazila o lastništvu nepremičnin, vpisu v zemljiško knjigo ali kataster.

Stroški v milijonih ali tisočih so odvisni od velikosti in prometa podjetja. Varnost se lahko začne z malim. V malem podjetju je dovolj že sef − protipotresna, protipoplavna in protipožarna škatla s številčno kombinacijo, v katero shranimo vse lastniške papirje, overjene pogodbe in veliko drugih dokumentov, shranjenih v elektronski obliki, morda na DVD-ju ali na mikrofilmu. Srednje veliko podjetje si lahko za prvo silo omisli protipožarno kovinsko omaro, v kateri je dovolj prostora za vse fascikle s pomembnimi dokumenti, pogodbami, originali posebnih dokumentov in podobno. Večina kovinskih protipožarnih omar na trgu pa je le ognjevzdržnih in ne ognjevarnih.

Na srečo imamo v Sloveniji nekaj podjetij, ki ponujajo storitve arhiviranja v klasični obliki ali na mikrofilmu, storitve zajema gradiva v e-obliko, elektronsko hrambo, e-vložišče, elektronsko obdelavo velikih formatov in še mnogo drugih storitev, ob katerih bi bil stres precej manjši v primeru kakšne naravne katastrofe. Eno od teh podjetij je MFC-2, ki ima središče za obnovo v primeru katastrof − Disaster Recovery Center. To je protipotresni, protipoplavni in protipožarni prostor, kjer se podatki shranijo v elektronski obliki in se tam dolgoročno hranijo. Dostop do teh je pa dobro organiziran in v primeru nesreč je možen hiter dostop.

KLASIČEN ARHIV

Čeprav je aprila 2006 stopil v veljavo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih, ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki, veliko podjetij še vedno prisega na klasično arhiviranje. V veliki meri zato, ker veliko podjetij nima tako obsežnega poslovanja in po nekaj letih gredo lahko določeni dokumenti že v uničenje. Hramba se lahko opravi v prostorih podjetja ali v prostorih podjetij, ki ponujajo to storitev, saj njihovi arhivski prostori ustrezajo zakonskim predpisom in priporočilom za klasično hrambo. Torej imajo ustrezno vlažnost, svetlobo in temperaturo, ki omogočajo trajno hrambo in ohranitev dokumentacije. Strokovnjaki v teh podjetjih pred hrambo poskrbijo, da je dokumentarno gradivo zaključeno, klasificirano in prečiščeno. Torej brez odvečnih kopij. Arhivira se skupaj s pripadajočimi evidencami po notranjih pravilih naročnika, opremi se z roki hrambe, v elektronskih evidencah pa se uredijo podatki o iskanju, izposoji ter izročanju lastniku, seznamih za izločanje, vodi se tudi dnevnik vpogledov. Ta del je ključen zaradi potrebe po nadaljnji uporabi, iskanja ključnih informacij ter hitrega dostopa do podatkov. Zahtevana stopnja varnosti. za katero se odloči naročnik. je ključen dejavnik pri načrtovanju in tehnologiji arhiviranja, s tem pa tudi pri končni ceni arhiviranja dokumentarnega gradiva.

DIGITALNI ZAJEM GRADIVA

V Sloveniji smo poslovanje že pripeljali na to raven, da redno uporabljamo informacijske sisteme, ki omogočajo hiter dostop do informacij in podatkov. Ker so nas zakoni in izobrazba uporabnikov še do pred kratkim omejevali s potrebo po papirnatem poslovanju, si lahko danes podjetja že privoščijo medsebojno poslovanje z dokumenti v elektronski obliki. Pretvorba gradiva v digitalno obliko pospeši dostop in iskanje informacij, omogoči vpogled na daljavo in s tem vzpostavi nekakšen neomejen nadzor, obenem poveča varnost ter ponudi več prostora za hranjenje dokumentov. Podjetja, ki se s tem ukvarjajo, vzpostavijo dober in celovit sistem arhiviranja. Preden se podjetja odločijo za digitalni zajem gradiva, je treba narediti tako imenovano študijo ekonomske upravičenosti, kar pomeni, da se ne pretvarjajo v elektronsko obliko kar vsi dokumenti po vrsti, ampak se dokumente, ki jih je treba hraniti samo dve leti, hrani kar v klasičnem arhivu. To je smiselno narediti, če v dokumentacijo ni velikega števila vpogledov. Ko je ta študija upravičenosti utemeljena in se potrdi odločitev za digitalni zajem in elektronsko hrambo, je na vrsti selekcija dokumentarnega gradiva, nato sledi priprava dokumentov za elektronsko obdelavo, kjer se jih izloči iz registratorjev ali map ter se jim odstrani sponke. Sledi skeniranje, nato pa sta na vrsti zajem in vnos metapodatkov (ročno ali avtomatsko indeksiranje), po katerih bomo lahko pozneje našli dokument v dokumentnem ali arhivskem sistemu, postopek pa se konča s kontrolo pravilnosti indeksiranih dokumentov.

Čeprav svet nekako stoji na medsebojnem poslovanju, pa ne smemo pozabiti dokumentacije, ki ni komercialne narave. Bistvenega pomena je tudi digitalni zajem in hramba tehnične dokumentacije velikih formatov. Prostorski podatki za geografske informacijske sisteme in tehnične informacijske sisteme so malce zahtevnejši za hrambo in za te so potrebne roke strokovnjakov.

Na voljo že imamo možnost skeniranja kartografske in tehnične dokumentacije, geolociranja prostorskih podatkov (transformacija rastrskih datotek v realni, zemeljski koordinatni sistem), podjetja ki opravljajo tovrstne storitve, pa ponujajo tudi vektorizacijo grafičnih podatkov kakor tudi natis zemljevidov in načrtov. Star, zapacan, navidezno raztrgan gusarski zemljevid s starinskimi oznakami in simboli na sodobnem visokokakovostnem papirju z brezhibnimi robovi je lahko krasno darilo za navdušence zgodovine ali pomorščake. Morda pa večji vtis naredi, če si predstavljamo konflikte med lastniki posestev ob morebitni ujmi, potresu ali podobni katastrofi, ko odplakne kos zemlje in morebiti uniči ključne zemljevide v lokalni upravni enoti. Tudi v podobnih primerih je treba priti stvarem do dna. Zato slovenska podjetja, ki omogočajo digitalizacijo večjih formatov in imajo vso potrebno opremo, ponujajo tudi izpis ali izris teh dokumentov.

Tanja Čavlovič