Študentje prvega letnika Fakultete za računalništvo in informatiko Univerze v Ljubljani smo bili postavljeni pred skupinsko, praktično nalogo – izdelati aplikacijo, ki bo otrokom osnovnih šol omogočala učenje vsebin verjetnosti. Ena izmed ključnih stvari, ki smo jo morali doreči, je bil način komuniciranja in obveščanja posameznih akterjev znotraj projekta. Lahko bi uporabili standardne metode sporočanja prek svetovnega spleta, kot so uporaba elektronske pošte in programov za neposredno sporočanje. Namesto omenjenih načinov komuniciranja smo se odločili za orodje, ki je namenjeno upravljanju in sledenju projektov prek svetovnega spleta.

Orodje Zoho Projects je dostopno na naslovu http://projects.zoho.com. Osnovna različica je na voljo brezplačno. Na zgoraj omenjenem naslovu vodja projekta na začetku ustvari nov projekt, na kar lahko doda poljubno število akterjev, ki bodo sodelovali znotraj projekta. Ključne značilnosti, ki jih orodje omogoča, so: dodajanje opravil, postavljanje časovnih rokov, uporaba koledarja dogodkov, ustvarjanje poročil, sledenje časovni kompleksnosti posameznih opravil, izmenjava datotek in uporaba foruma. V članku se bomo omejili samo na nekatere značilnosti, ki so bile ključne za izvedbo našega projekta.

DODAJANJE OPRAVIL

Pri projektno usmerjenem delu se vsakemu posamezniku določijo opravila. Ravno določanje opravil je ena izmed osnovnih funkcionalnosti orodja. Opravila lahko dodajamo individualno, ali pa jih združimo v seznam sorodnih opravil. Ko ustvarjamo posamezno opravilo, mu določimo osebo, zadolženo za izvedbo, časovni rok in prioriteto. Lastnosti so izbrane tako, da odsevajo vse pomembne podatke: kdo je zadolžen za opravilo, v kolikšnem času mora biti opravljeno in kako pomembno je to opravilo. Za izvedbo projekta Verjetnost je bila uporaba opravil prepuščena vsakemu posamezniku. Nekateri so to možnost orodja izkoristili, drugi ne.

POSTAVLJANJE ROKOV

Vsak projekt ima tako ali drugače postavljen časovni okvir, v katerem mora biti izpeljan. Velikokrat pa to ni dovolj, saj bi samo zaključni rok pomenil preveliko nevarnost, da projekt ne bo dokončan v danem časovnem okvirju. V ta namen se postavi več časovnih okvirov, v katerih morajo biti dokončani posamezni segmenti projekta. Orodje omogoča enostavno dodajanje rokov, ki jim določimo ime, seznam opravil, datum začetka in datum zaključka. Vsi roki so prikazani na koledarju z različnimi barvami, ki povedo, kakšno je stanje roka – ali smo rok zamudili ali ne. Znotraj našega projekta smo funkcionalnost uporabljali za določevanje rokov posameznih segmentov opravil, roka izdelave prototipne aplikacije, rokov oddaje tedenskih poročil in seveda roka zaključka projekta. Tako smo imeli vedno pregled nad tem, kje zaostajamo za postavljenimi časovnimi okvirji oziroma kje so se pojavile nepričakovane težave. Pregled nam je omogočil sprotno reševanje težav in uspešno realizacijo projekta.

IZMENJAVA DATOTEK

Ne glede na tip oziroma domeno projekta pri vsakem projektu nastajajo dokumenti, programska koda ali drugo gradivo. Bistveno je, da imajo vsi akterji dostop do njim pomembnega gradiva, kadarkoli ga potrebujejo. Zoho Projects omogoča enostavno nalaganje in izmenjavo datotek ne glede na njihovo vrsto. Vsaki datoteki, ki jo naložimo, lahko določimo komentar, jo dodamo v ustrezno mapo oziroma ji pripišemo ustrezne oznake (tags). V sistem za izmenjavo datotek je dodana tudi možnost ustvarjanja oziroma urejanja besedilnih dokumentov ali preglednic s pomočjo drugih orodij skupine Zoho. Več o teh si lahko preberete v članku Mateja Freceta »Selitev programov v splet« (Moj mikro, december 2007). Izmenjava datotek deluje solidno, vendar ima dve omejitvi. Prva je nezmožnost nalaganja več datotek naenkrat, druga pa prostorska omejitev na strežniku, 100 MB. Drugo omejitev lahko odpravite z uporabo plačljivega paketa Zoho Projects. Predvsem zaradi druge omejitve smo izmenjavo datotek pri projektu verjetnosti izvedli z uporabo zunanjega FTP- strežnika.

UPORABA FORUMA

Forumi v dobi informacijske tehnologije so eden izmed pomembnih načinov komuniciranja, saj uporabnikom omogočajo prosto izmenjavo mnenj in stališč. Njihova uporaba pa se lahko razširi tudi v bolj specifične domene, kot je (v našem primeru) komuniciranje pri razvoju aplikacije. Tako smo pri projektu verjetnosti forum uporabljali za naslednja opravila: študenti smo preko foruma oddajali tedenska poročila, vodja projekta nas je obveščal o prihajajočih sestankih, naročnik projekta je komentiral trenutni izdelek, študentje smo eden drugega obveščali o morebitnih težavah, v končni fazi projekta pa je forum služil kot sredstvo za obveščanje o novih različicah aplikacije. Forum znotraj orodja Zoho Projects dodatno omogoča tudi obveščanje članov projekta po elektronski pošti o novih sporočilih na forumu.

Zoho Projects predstavlja odlično orodje za upravljanje z majhnimi in srednje velikimi projekti. Njegova uporaba je preprosta in ne zahteva posebnega strokovnega usposabljanja. Vsa osnovna funkcionalnost, ki se od takšnega orodja pričakuje, je na voljo. Skratka, še en zgled uspešnega programa, ki se je z namizja preselil v splet.

Objavljeno: Moj mikro, April 2008 | Rok Kreslin | Peter Peer