Vprašanje, na katero v večini podjetij še nisem slišal jasnega in neposrednega odgovora, se glasi: Koliko vas mesečno stane tiskanje in kopiranje? Seveda ob taki množici naprav, različnih kartuš in tonerjev, ter redkejših, a nekje še vedno obveznih menjavah bobnov laserjev in servisiranju kopice naprav pogosto ni popolnoma nobenega nadzora nad stroški. Ali pač?
Velike večfunkcijske naprave, tako kot to namiguje že ime, ponujajo veliko funkcij. Toda danes je taka praktično katerakoli naprava, zato ni presenetljivo, da se je v Sloveniji začel uporabljati izraz hibridni upravljalnik dokumentov (HUD)… Posrečeno ali ne – tako smo lahko vsak natančni, o čem se pogovarjamo. Definicija HUD-a je naprava, ki združuje strojno in programsko opremo, kar skupno ustvarja sistem za poenostavitev tistih procesov v podjetju, ki so vezani na delo s papirjem.
DRAŽJI NAKUP, A CENEJŠE VZDRŽEVANJE
HUD-i glede na nabor posameznih naprav v pisarni ponujajo veliko. Marsikoga takoj odvrne cena, ki je resda naložba, poleg tega pa niti ni končni znesek, saj je treba k temu prišteti še vzdrževanje (ki se plačuje na kopijo/tiskan list). In čeprav to zveni srhljivo, gre za uveljavljen prijem iz sveta kopirnih strojev, in po podatkih, ki držijo vsaj za Toshibo, ki ponuja HUD e-Studio, je cena vzdrževanja na stran (ki vključuje menjavo tonerjev, vzdrževanje, čiščenje, servisiranje in morebitne intervencijske posege) za 30 % nižja od vzdrževanja povprečnega kopirnega stroja. Za manjša podjetja obstaja tudi alternativa – najem, ki se plačuje glede na porabo. Zanimivo je, da trenutni modeli vzdrževanja in najema upoštevajo samo izpise oz. kopije, dejansko pa s strojem dobimo še brezplačno zajemanje na disk in v e-pošto, oddajanje faksov, arhiviranje, kar dobimo zraven tako rekoč brezplačno …
NAPREDNE FUNKCIJE
Danes je HUD vezan na krajevno omrežje in tudi v navezi s tem ponuja glavnino naprednih funkcij. Tako ni nič nenavadnega skeniranje dokumentov neposredno na e-poštni naslov (ali na omrežni disk v obliki PDF, JPEG, TIFF ali pa kar neposreden OCR in zapis v Wordov dokument). Ker HUD pravzaprav vsebuje celoten računalnik, ni presenetljivo, da so funkcije ki jih obvlada, presegle dodajanje funkcij zaradi njih samih, temveč ponuja naprava integracijo v procese podjetja … Možno je tudi zapakiranje celotne procedure v enega izmed postopkov (predlog), odvisno od proizvajalca in modela zna naprava pomniti tudi več sto takih postopkov. Če imamo v podjetju več aparatov je med njimi možno tudi klonirati nastavitve, kar prihrani čas vzdrževalcem.
Za koliko?
Cene naprav so v razponu od 3000 do 20.000 evrov, odvisno od želene hitrosti in podpore za barvno tiskanje, vsekakor pa pred nakupom zahtevajte preizkus v praksi, za katerega se je moč dogovoriti pri vseh resnejših zastopnikih.
VISOKA STOPNJA VARNOSTI
Na visoki ravni je tudi varnost, saj je moč napravo zakleniti, tako da jo lahko uporablja le vsak s svojo PIN-kodo (s čimer je omogočeno tudi beleženje porabe po posameznikih, oddelkih ali stroškovnih mestih), kar se v vsakem primeru samodejno beleži že za tiskanje iz računalnikov (uporabniška imena in imena računalnikov). Dokumente lahko optično zajamemo ali pa jih prek omrežja pošljemo na vdelani trdi disk (funkciji je imenovana e-filling). Tam jih lahko razvrstimo v uporabniške ali javne mape (skupaj do 201), kar je še zlasti uporabno za shranjevanje večjih dokumentov, katerih izpis potrebujemo občasno (obrazci, navodila …).
Glede varnosti imajo različni proizvajalci različne rešitve. Toshiba recimo na disku ne uporablja običajnega datotečnega sistema, temveč poseben lasten sistem Raw. Tudi za začasne datoteke na disku je poskrbljeno, saj so po uporabi prepisane s posebnim procesom, razvitim za ameriško vojsko (7x prepisovanje z naključnimi 128-bitnimi kodami). Omeniti velja že pogosto, a še vedno izredno uporabno funkcijo zasebnega izpisa, ki izpiše v tiskanje poslan dokument šele, ko pridemo do naprave (in se overimo s PIN-kodo).
STANJE PREK SPLETNEGA VMESNIKA
Vsak uporabnik prek spletnega vmesnika vidi stanje naprave in informacije v zvezi s svojimi dokumenti. Na sami napravi vidimo osnovni pregled čakalne vrste, prek administrativnega spletnega vmesnika pa lahko dostopamo še do razširjenih informacij, statistik … Uporabna funkcija je tudi Proof print. Ta zajeten dokument, ki ga potrebujemo v, recimo, nekaj deset izvodih, najprej natisne enkrat, in če smo z njim zadovoljni, nato še preostanek kopij (tako nam ga ni treba iz računalnika v tisk pošiljati dvakrat).
Jaka Mele
