Vse to je seveda omogočil prihod širokopasovnih povezav, kjer nič več ne plačujemo minut uporabe. V internet se povezujemo z mnogimi napravami, pravzaprav od koder koli. Zagotovo se je prav vsakomur že zgodilo, da ste si elektronsko pošto prebrali v naglici kar na telefonu, potem ste čez nekaj ur prišli do računalnika, kjer pa vas je čakala že kopica novih sporočil. Tisto na hitro prebrano sporočilo je bil seveda označeo kot že prebrano in verjetno ni treba poudarjati, da je bilo ravno zato »izgubljeno«.

Nemalokrat se nam zgodi, da prejemnik nič ne ve o sporočilu, ki smo mu ga poslali. V množici premnogih sporočil se je naše preprosto izgubilo. Programi za branje elektronske pošte nam sicer jasno pokažejo, katero sporočilo je še neprebrano in katero je že prebrano, a kaj ko se ta prebranost nanaša na odprtje sporočila, in ne na to, ali smo sporočilo zares prebrali ter ga tudi razumeli. In tako se pogosto zgodi, da nekje na poti na hitro pogledamo sporočimo prek telefona in še isti trenutek pozabimo nanj. Preden nam uspe priti do računalnika, da v miru preberemo vsa sporočila, pa se že nabere množica novih sporočil, in tisto na hitro prebrano prek telefona je že davno šlo v pozabo.

Popolne programske rešitve za to težavo ne obstajajo in verjetno tudi nikoli ne bodo. Če uporabljate le en elektronski naslov, vam bo morda Microsoft Exchange zadostoval, da boste iz vseh računalnikov lahko dostopali do istega elektronskega predala, če pa uporabljate več različnih e-poštnih naslovov, potem pa se bolj ali manj lahko zanašate le še nase. Računalnik nas lahko do neke mere zaščiti pred našo malomarnostjo, prevečkrat pa se potem zgodi, da nam računalnik ponagaja s svojimi pravili ravno takrat, ko ne bi bilo potrebno. Zato je za delo z računalniki v predvsem potrebna izredna disciplina, za učinkovito uporabo elektronske pošte, pa velja še pet zlatih pravil, ki jih navajamo v nadaljevanju.

ZLATA PRAVILA UČINKOVITE RABE E-POŠTE

1. Imejte sistem.
Vseeno je, kako prebirate elektronsko pošto, velika večina programov in spletnih servisov ponuja možnosti, da si ustvarite svoj sistem označevanja in razvrščanja elektronske pošte, kar nam vsekakor pomaga k večji preglednosti. Večina programov za branje elektronske pošte podpira razvrščanje po mapah, česar pa ne podpira recimo Gmail, ki prisega na oznake. Medtem ko lahko pri prvem načinu vsako sporočilo kopirate v največ eno mapo, pa lahko sporočilo s sistemom oznak pripada več različnim oznakam, kar se nam v praksi pogosto zgodi, saj imamo velikokrat težave, ko se moramo odločiti v katero mapo bi sporočilo bolj spadalo. Čeprav je pogled na skoraj prazno mapo »Prejeto« lepši kot pogled na popolnoma pisano, pa je poznejše iskanje ter predvsem dojemanje sporočila bistveno lažje, če mu lahko dodamo več oznak. Življenje ni črno-belo in večino sporočil je zelo težko uvrstiti samo pod določeno tematiko. Seveda lahko naredimo podmape, kar pa hitro postane zelo nepregledno, predvsem pa ne moremo uvrstiti sporočila v dve različni mapi. Sporočilo je v eni ali pa v drugi.

Seveda ima vsak uporabnik svoje potrebe in svoje želje, nekomu so všeč mape, drugemu pa oznake. Pa vendar potrebujemo oboji veliko discipline. Orodja za označevanje e-poštnih sporočil, so zato zraven v pomoč. Gmail ponuja kot dodatek označevanje vsakega sporočila z različnimi ikonami: zvezdice različnih barv, kljukica, klicaj, vprašaj ...

Pomembno pa je, da si zamislimo sistem, po katerem bomo razvrščali pošto. Velikokrat se nam zgodi, da sporočilo preberemo zelo površno in na hitro. Zadostuje že klik zvezdice in sporočilo nam bo tudi pozneje padlo v oči, ko bomo imeli več časa in se mu bomo lahko posvetili.

Kaj pa če smo sporočilo sicer pozorno prebrali, pa vendar še ne vemo odgovora, ki bi ga poslali pošiljatelju? Zadostuje že nekaj klikov na zvezdico, da se pojavi sličica z vprašajem in sporočilo nam bo takoj padlo v oči, vsakokrat, ko bomo obiskali naš predal.

Vse te oznake nam bodo vidne iz vseh računalnikov, prek katerih bomo brali pošto, in nas bodo vsakokrat spomnile na to, da moramo določeno sporočilo zopet odpreti. Seveda se tako označenih sporočil sčasoma lahko nabere ogromno, zato pa morate skrbeti sami, da boste redno čistili med njimi. Ko je odgovor na določeno elektronsko pošto odposlan, lahko odstranite sličico z vprašajem. Ko ste zares prebrali določeno sporočilo, je tudi treba odstraniti zvezdico. Nekateri programi pa tudi omogočajo označevanje sporočil z različnimi barvami.

Ustvariti si morate sistem, ki vam bo omogočal razvrščanje pošte in predvsem, ki vam bo jasno povedal, katerim sporočilom se morate še posvetiti.

Mislim, da skoraj ni programa, ki vam ne bi jasno označil neprebranih sporočil. In premnogokrat se zgodi, da po telefonu zelo na hitro pogledamo v elektronski predal, sporočila se označijo kot prebrana in so običajno za nas izgubljena. Tudi tukaj velja, da si morate ustvariti sistem oz. pravila. Recimo: ne odpirajte sporočila, če ga nimate časa prebrati, ali pa ga potem ponovno označite kot neprebranega, da se mu boste lahko posvetili, ko boste sedli za računalnik.

Številke, ki se kažejo ob določeni mapi, običajno označujejo število neprebranih sporočil in so zelo koristne. Nikar ne dopustite, da se bodo te številke le povečevale. Najboljše je, če lahko dosežete, da so vsa sporočila prebrana. Redno čiščenje elektronskega predala je zelo pomembno. Kljub množici raznih filtrov neželene pošte še vedno dobimo ogromno sporočil, ki so reklamne narave. Zbrišite jih, nikakor pa jih ne pustite v predalu, da vam delajo nered. Če uporabljate mape za razvrščanje, kopirajte vsa sporočila na ustrezna mesta. V osnovni mapi »Prejeto« naj ostanejo le tista sporočila, s katerimi boste še imeli opravka. Bi se vam dalo brskati po nabiralniku za navadno pošto, če bi imeli notri polno smeti?

2. Bodite dosledni.
Vse naštete možnosti v prvi točki so neuporabne, če se ne boste svojih pravil tudi držali. Računalniki žal še ne znajo razmišljati in uvedba določenih pravil, ki bi sama dajala oznake sporočilom je bolj kot ne nesmiselna. Vi ste tisti, ki morate svojim sporočilom dati oznake. Vi ste tisti, ki morate biti dosledni in vedno ravnati enako. Podobna sporočila naj imajo vedno isto oznako. Ko berete pošto prek mobilnega telefona, vedno pustite sporočilo neprebrano, če ga niste v resnici zares prebrali. Tudi številka, napisana ob mapi »Prejeto«, naj vas spodbudi, da boste počistili in zares prišli na ničlo. Če se vam bo nabralo nekaj sto neprebranih sporočil, so vsa ta sporočila toliko vredna, kot bi bila izbrisana. Lahko si ustvarite še tako zelo dober sistem, a bo brez vaše doslednosti popolnoma neuporaben. Sporočila bodo zopet »čudežno« izginjala.

3. Izbira orodja za branje pošte naj bo premišljena.
Nikar si ne komplicirajte življenja z raznimi zapletenimi programi za branje pošte. Uporabljajte preizkušena orodja, ki vam bodo služila na dolgi rok. Pozabite na nameščanje raznih neznanih programov za branje elektronske pošte, da se vam ne bo zgodilo, da boste čez eno leto ugotovili, da ni več na voljo posodobitev za program, ker se opustili razvoj. Potem se vam lahko zgodi, da boste še ugotovili, da se sporočil nikakor ne da izvozit in za vas bodo izgubljena. Seveda propadejo lahko tudi največji projekti, pa vendar, je manj možnosti, da bosta v digitalna nebesa odšla Microsoft Outlootk in Gmail, kot pa nek XY program. Ti dve orodji za branje pošte pa se odlično povezujeta z različnimi sistemi kot so recimo mobilne naprave. Googlov mobilni operacijski sistem Android omogoča že skorajda popolno sinhronizacijo telefona s podatki v oblaku. Tako so vam podatki iz telefona ves čas na voljo in v primeru izgube ali kraje ne ostanete brez njih, dovolj je le, da kupite nov telefon, ter ga sinhronizirate z Googlom. Izkoriščajte storitve v oblaku, saj vam bodo vedno dostopne iz kateregakoli računalnika.

Kljub temu, da ne vemo kje bodo moderne tehnologije čez 10 let, si vseeno pri izbiri orodja poskušajte predstavljati, kaj bo z vašim orodjem takrat. Bo sploh še na voljo? Ali ima za to kakršnekoli možnosti? Ali pa boste prej ali slej postavljeni pred zid, ko se boste morali odločiti ponovno za novo orodje?

Ali vam je pri uporabi vašega orodja za branje pošte takoj jasno, kako se program uporablja? Ali pa morda že nekaj časa iščete gumb za pisanje novega sporočila? Če za vas drži slednje, potem le začnite razmišljati o izbiri novega orodja. Najboljša orodja imajo namreč zelo premišljeno oblikovan uporabniški vmesnik. Čeprav zunanja lepota ni vse, pa vendar pri programih to veliko pove, čeprav se občasno najdejo izjeme.

4. Vedno odpišite na sporočilo.
Elektronsko sporočilo ima pogosto možnost, da bo prezrto. Bodisi imamo filter za neželeno pošto, ki prehitro kakšno sporočilo pospravi v koš, ali pa smo celo sami preveč pridni pri čiščenju. Navadno pismo ima veliko večjo možnost, da bo res doseglo svojega naslovnika. Zato je zelo pomembno, da se na elektronsko sporočilo odzovete. To vam ne vzame veliko časa, pošiljatelju pa boste dali vedeti, da ste sporočilo prejeli. Četudi zelo na kratko odpišete, da ste prejeli sporočilo ter da boste nanj v celoti odgovorili, ko boste utegnili, bo to precej boljše, kot da se sploh ne odzovete ter potem še pozabite na to.

Velikokrat se mi je zgodilo, da sem želel stik z določenim podjetje prek elektronske pošte, potem pa odgovora kar ni in ni bilo. Občasno se celo zgodi, da dobim odgovor po nekaj mesecih, ko sem že pozabil, da sem jih sploh kaj spraševal, in sem svoj problem tudi že davno rešil. V takšnem primeru seveda tudi opravičilo več ne koristi.

Še ena korist je od tega, da odgovorite na vsako sporočilo. Odgovor zahteva vsaj malo razmišljanja, in če drugega ne, vam bo sporočilo za silo ostalo v spominu.

Odgovor na sporočilo nas stane kvečjemu nekaj sekund našega časa, in čeprav nismo ravno navajeni, da nam ljudje odpisujejo na vsa e-poštna sporočila, bi bilo lepo in prav, da se tega navadimo. Veliko izgubljanja živcev zahtevajo »izgubljena« sporočila.

5. Osredotočite se
Današnji časi so takšni, da se zelo težko osredotočimo. Danes skorajda nihče več ni sposoben opravljati samo eno opravilo naenkrat. Vedno so moteči dejavniki, ki nam kradejo pozornost. Zanimivo je gledati prisotne na kakšnem predavanju, ko vsak strmi v svoj zaslon ter dela nekaj svojega, medtem ko predavatelja spremljajo le z enim ušesom, pa še to delno.

Zatorej, ko berete sporočila, zraven ne počnite ničesar drugega. Posvetite se sporočilu. Četudi ste na predavanju in vidite, da ste dobili nova sporočila. Preletite jih na hitro, potem si jih pa le označite, da vam pozneje ne bodo ušla. Takrat, pozneje, pa se jim le posvetite. Zelo veliko sporočil nam namreč izgine, ker jih »preberemo« v naglici, ne da bi se v resnici zavedali, kaj beremo. Takšno prebrano sporočilo se nam običajno niti malo ne vtisne v spomin.

To je kot pogovor z mobilnim telefonom med vožnjo. Sicer bomo videli veliko stvari, pa vendar po končanem pogovoru ne bomo vedeli nobenega detajla vožnje. Naša pozornost je bila drugje.
Torej, čeprav nam je elektronska pošta dosegljiva pravzaprav na vsakem koraku, jo berite le takrat, ko se ji lahko tudi posvetite.

NAVADA JE ŽELEZNA SRAJCA

Kot sem napisal že v uvodnem delu članka, potrebujemo za vse zgoraj naštete točke predvsem disciplino. Pravijo, da je navada železna srajca, in prav zgoraj opisane navade vam bodo pomagale, da se vam bo manj sporočil »izgubilo«. Naj vam bodo vodilo vsa prebrana sporočila. Ne dopuščajte si neprebranih sporočil. Če ne gre drugače, si recimo enkrat tedensko vzemite pet minut in prečistite vsa neprebrana sporočila. Se jim boste zares še kdaj posvetili ali so tako označena le zato, ker si ne vzamete časa, da bi jih počistili? Potem pa se število neprebranih vsak dan veča ...

Predvsem pa izkoriščajte orodja, ki so vam na voljo. Gmail je že pred časom uvedel sistem prednostne pošte (Priority Inbox). Ta lepo nakazuje smer razvoja elektronske pošte, ki je od svojega začetka ostala precej nespremenjena, so se pa razvijala orodja okoli nje. Prednostni nabiralnik pa vam na podlagi različnih kriterijev izpostavi pošto, ki je pomembnejša.

Obvladovanje velike količine elektronske pošte je veščina, ki bi se je morali naučiti vsi uporabniki. Orodja nam omogočajo dobro obvladovanje, sami pa moramo poskrbeti za disciplino pri uporabi. Le tako je uspeh zagotovljen.

Moj mikro, april 2011 | Matjaž Gerčar