Pomanjkanje časa za vzdrževanje (če že ne nadgrajevanje) pri teh malih podjetjih, o katerih teče beseda, kaže, da tudi med njimi obstajajo velike razlike v opremljenosti z informacijsko tehnologijo, zavedanju o pomembnosti njenega vzdrževanja, ciljih odgovornih za IT ter njihovimi znanji. In kaj je torej skrivnost uspešnih?

CESARJEVA OBLAČILA

Prenekateri mali podjetnik, ki se ukvarja z informacijskimi tehnologijami, v zadnjih nekaj letih spoznava, da nekdaj donosni, večinoma s preprodajanjem in sestavljanjem računalniških komponent povezani posli, ne zadostujejo več niti za preživetje, kaj šele za udobno življenje v izobilju. Ob tem se spomnim na svoj prvi PC, za katerega sta se morala oba moja starša »zapufati«, da sta mi ga lahko kupila. Podjetjece, ki ga je uvozilo (beri: prešvercalo), je ob tem zaslužilo astronomsko maržo, za kakršno morajo danes ponudniki po konservativni oceni prodati vsaj 50 enot. Navsezadnje se to pozna tudi na slovenskem trgu osebnih računalnikov, kjer smo v zadnjih letih priče počasnemu krčenju tržnih deležev večine ali skoraj vseh domačih ponudnikov sestavljenih računalnikov. Razlog za to je predvsem čedalje večja ekonomija obsega, zahtevana za enak znesek RVC, kakršno lahko dosegajo le ponudniki, ki uspešno poslujejo v več državah.

OK, ampak informacijske tehnologije niso zgolj osebni računalniki, bodo dejali skeptiki. In prav bodo imeli. Vendar je prehod na druga, najraje nišna področja IT težavna in dolgotrajna naloga, ki zahteva bistveno več znanja kot pa zgolj nekdanje premikanje škatel. Zategadelj se morajo malčki ponudniki najprej dodobra seznaniti s tehnologijami, ki naj bi jih v bližnji prihodnosti (čim uspešneje) ponujali na trgu, narediti raziskavo trga in tako spoznati konkurenco – pri čemer je največja težava ponavadi dejstvo, da ponudniki z neznatnimi tržnimi deleži ne zanimajo nikogar razen drugih ponudnikov z neznatnimi tržnimi deleži, ti pa bodisi nimajo denarja za resne tržne raziskave bodisi tem ne pripisujejo večje pomembnosti. Kar vodi v nepoznavanje tako tržnih razmer kot konkurence, na daljši rok pa tudi do nezadovoljne stranke.

Še pred komercialnim ponujanjem kakršnihkoli si že bodi tehnologij, izdelkov, storitev ali rešitev pa morajo ti malčki ponudniki večino teh osvojiti tudi za lastno rabo. Ne bi namreč imelo smisla, da bi prepustili postavitev in vzdrževanje svojega informacijskega sistema (ki skoraj gotovo vključuje precej tehnologij iz prejšnjega stavka) zunanjemu izvajalcu, še posebno pa ne velikemu ponudniku. Sicer pa ni pomembno, saj bi namreč moral vsak, velik ali majhen, najprej (s)poznati procese v podjetju in imeti poleg tega pripravljeno strategijo za učinkovito reševanje problemov, specifičnih za mala podjetja. Česar trenutno ne moremo ravno okvalificirati za odliko velikih ponudnikov, denimo tistih, ki zasedajo prvih dvajset mest na lestvici ponudnikov storitev s področja informacijskih tehnologij. Enako pa kljub njihovi velikosti (majhnosti) velja za male ponudnike, ki večinoma prežijo le na pogodbe s čim večjimi podjetji (ki jih bodo po čisto naravni logiki stvari tudi tembolj temeljito pritisnila tako glede cen kot pogojev dobave).

Na prvo žogo je torej najboljši korak, ki ga lahko malo podjetje s področja IT naredi v smeri postavitve adekvatnega informacijskega sistema, to, da se bodisi obrne na drugega ponudnika (najraje malega, predvsem pa dobro znanega in zanesljivega) bodisi da za svoje potrebe poskrbi samo – kar je bržčas tudi najbolj gospodarna rešitev. Razen seveda v primeru, ko omenjeno podjetje ponudnik nima dovolj lastnih virov, da bi hkrati lahko zadovoljivo skrbelo za svoj informacijski sistem ter »držalo glavo nad vodo« v smislu zaslužka. Navsezadnje je večina teh podjetij malih, in če niso usmerjena v izrazito nišne teme (največkrat s širšega področja storitev ali prilagojene programske opreme), se morajo za svoj obstanek potruditi še bistveno bolj.

KAMEN MODROSTI

In kaj je torej prava rešitev? Enaka kot za vse druge organizacije, ne glede na njihovo dejavnost. Če podjetje šele načrtujete, je to prav gotovo do pikolovskosti natančno oblikovanje informacijskega sistema, ki bo ustrezal dejanskim potrebam podjetja glede na običajne in malo manj običajne poslovne procese, ki v njem potekajo. Tako bo v prihodnjih, najraje strank prepolnih časih, tem mogoče zagotoviti kakovostne storitve in z njimi tudi podobno trden temelj poslovanja, kakršnega ste si kot mali ponudnik ustvarili sami. In pri tem z vso pravico zatrditi, da kovačeva kobila ni bosa.

Druga možnost je, da informacijski sistem v taki ali drugačni obliki v podjetju že obstaja. V tem primeru bi si predvsem veljalo vzeti čas za premislek, temeljito pregledati in spoznati prednosti in pomanjkljivosti stanja ter brez naglice pripraviti načrt nadgradnje oziroma prilagajanja sistema dejanskim potrebam podjetja. Tak temelj velja pripraviti takoj, ko čas to dopušča, vendar ne brez zadostne mere preudarnosti. Posledica boljše, čim bolj prilagojene informacijske podpore obstoječim procesom bo namreč tudi bistveno večje zadovoljstvo strank, in obratno – posledica nepremišljene in hitre nadgradnje oziroma prilagoditve je ponavadi še več težav, nazadnje pa nezadovoljni obrazi kupcev.

Položaj je silno podoben obnovi stare hiše, v kateri živimo. Ravno tako kot menjava parketa, vodovodnih cevi, strešnikov ali električne napeljave v takšni hiši zelo zmoti običajni življenjski ritem tudi prenova informacijskega sistema pomeni precejšen zastoj poslovanja v podjetju. Poleg tega vključuje boleče in neprijetne posege (povsem primerljive s prezidavo večine našega trenutnega domovanja), denimo prilagajanje aplikacij, kot so CRM, ERP, KM in druge ključne IT- komponente sodobnega informacijsko podprtega poslovanja. Če prilagajanja obstoječih podatkovnih zbirk dejanskim potrebam teh in drugih aplikacij (pravzaprav njihovih uporabnikov) sploh ne omenjamo. A to je že povsem druga zgodba.

Moj mikro Maj 2008 | Boštjan Klanjščak