Neko slovensko podjetje se ukvarja s servisiranjem vozil več znamk in ima zaposlenih šest sprejemnikov ter okoli petdeset mehanikov, razporejenih v več oddelkov. Za potrebe učinkovitega vodenja potrebuje vodstvo delavnice v vsakem trenutku tudi informacije o rezultatih poslovanja, kot so obseg prometa, učinkovitost posameznih zaposlenih ali oddelkov, pri čemer so lahko te informacije na dnevni, tedenski, mesečni ali letni ravni. Brez teh informacij je vodstvo izgubljeno v megli, o tem ni dvoma. Postavi se le vprašanje, koliko je vodstvo pripravljeno odšteti za pridobitev takih informacij. Odgovor je ponavadi: čim manj. V našem primeru avtoservisne delavnice smo prišli na idejo, da se reševanja problema lotimo kar z Excelom.

UPORABNIŠKE ZAHTEVE
V grobem lahko proces servisiranja vozila razdelimo na tri korake: sprejem stranke, servisiranje vozila ter zaključevanje komunikacije s stranko. S strani delavnice sta v ta proces vključena sprejemnik in mehanik. Po eni strani so zaposleni glavno delovno sredstvo za delavnico, po drugi strani pa pomenijo njihove plače največji strošek, zato je učinkovito vodenje zaposlenih ena glavnih priložnosti za izboljšavo poslovanja. Zato hoče imeti vodstvo delavnice v vsakem trenutku na voljo podatke o rezultatih dela za posameznega mehanika, na podlagi katerih bi se lahko odločilo za nadaljnje ukrepe od pozitivnega stimuliranja, kot je nagrajevanje po učinkovitosti, napredovanje, dodatnega usposabljanja, do negativnega, kot je premestitev ali prekinitev zaposlitve.

Podatki, ki jih torej potrebuje vodstvo in ki so vezani na mehanika, so: ure prisotnosti v službi, ure dela, stranki prodane ure, število delovnih nalogov, vrste del ter ustvarjen promet. Ti podatki morajo biti sešteti na dnevni, tedenski, mesečni ali letni ravni. Podobno želijo imeti seštevke teh postavke za posamezne oddelke in delavnico kot celoto. Poleg tega mora rešitev dopuščati, da se posamezni mehaniki premeščajo med oddelki, pa se statistike zaradi tega ne pokvarijo. Pomembni zahtevi pri iskanju rešitve sta še cena in preprosta uporaba.

REŠITEV
Trenutno so podatki, ki jih potrebujemo za svojo nalogo, zbrani v dveh nepovezanih sistemih, od katerih je eden namenjen izdelavi in vodenju delovnih nalogov, drugi pa evidentiranju prisotnosti zaposlenih. Za izdelavo rešitve obstajata dva možna scenarija. Prvi je, da se dogovorimo s ponudniki obeh sistemov da skupaj izdelajo modul, ki ga želimo, ali da podatke, ki jih potrebujemo, vsak dan na roke prenesemo v rešitev, ki jo sami izdelamo. V prvem primeru so večji stroški izdelave rešitve, v drugem pa stroški zaradi ročnega vnašanja podatkov. V našem primeru je analiza pokazala, da je treba vsak dan vpisati v tabelo toliko vrstic, kolikor je bilo delovnih nalogov, ter eno vrstico v tabeli prisotnosti mehanikov. Skupaj je to približno 1700 številk. Če je hitrost pisanja 3 sekunde na številko, pomeni to 10 minut pretipkavanja dnevno, ki ga lahko opravi pisarniški delavec. Strinjali smo se, da je v tem trenutku smiselno uporabiti drugo možnost in izdelati rešitev kar v Microsoftovem Excelu.

Rešitev sestavljajo trije listi s tremi tabelami za vnos podatkov ter pet listov s petimi tabelami, ki predstavljajo poročila. Podatki se vnašajo ročno ali s kopiranjem iz izpiskov iz drugih dveh sistemov (sistema za vodenje delovnih nalogov ter sistema za evidentiranje prisotnosti zaposlenih) v tri tabele: tabelo delovnih nalogov, kjer so osnovni poslovni podatki za posamezni delovni nalog, tabelo prisotnosti, kjer so podatki o številu ur prisotnosti za vsakega zaposlenega v določenem dnevu ter tabelo oddelkov, kjer so podatki o tem, kateri zaposleni pripada določenemu oddelku za posamezni dan. Slednje omogoča, da se zaposleni lahko selijo iz oddelka v oddelek, pa to ne pokvari statistik.

Poročila predstavljajo različne informacije o rezultatih poslovanja ter več vrstah učinkovitosti (angl. productivity, efficiency, effectivness) zaposlenih ali celotnega oddelka v zahtevanem obdobju, za kar je treba le vpisati začetni in končni datum obdobja. Vse drugo se sešteje in poišče po tabelah samodejno.

Ker smo v rešitvi strogo ločili del, ki je namenjen vnašanju podatkov, in del, ki je namenjen izdelavi poročil, smo preprečili večkratno vnašanje istih podatkov.

PREDNOSTI IN SLABOSTI
Excel ima kar nekaj prednosti, med katere spada njegova pogosta uporaba, kar z drugo besedo pomeni, da lahko praktično vsak z nekaj znanja izdela nove tipe poročil ali popravi obstoječe, za kar pa ni treba ponovno najemati zunanjih svetovalcev. Poleg tega imamo Excel ponavadi že v podjetju in nas njegova ponovna uporaba nič ne stane.

Ker pa Excel v osnovi ni namenjen izdelavi zbirk podatkov, smo naleteli na kar nekaj težav, ki smo jih z dobršno mero iznajdljivosti in trikov premagali. Ena od omejitev se skriva v namenu Excela, ker je prirejen za izdelavo tabelaričnih pregledov, kjer so izvorni podatki in rezultati preračunavanja v isti tabeli. Zato manjkajo funkcije, ki bi prožno omogočale sklicevanje na obsege celic v drugih tabelah. To težavo smo rešili z izdelavo pomožnih tabel, ki smo jih skrili, tako da ne motijo uporabnika.

Druga Excelova pomanjkljivost se skriva v pomanjkanju prožnosti pri podajanju pogojev za izvajanje nekaterih funkcij, kot je npr. filtrirano seštevanje s pogoji na več parametrih (npr. seštevanje prodanih ur po določenem delavcu, katerega imena ne vemo vnaprej, v določenem časovnem obdobju). Za take namene sicer obstajajo funkcije, kot sta DSUM in DCOUNT, kjer prvi D v imenu pomeni Database, in ki so namenjene izdelavi nekakšnih enostavnih zbirk podatkov. Težava nastane, ko bi radi formulo iz ene celice kopirali po celotnem obsegu, ker nam ne uspe primerno prenesti tudi pogojev. Tudi ta problem smo rešili z nekaj telovadbe in nekaj pomožnimi tabelami.

Tretja Excelova slabost se skriva v velikosti tabel, ki je omejena na 256 x 65.000 celic, kar je praktično omejitev za količino podatkov. V našem primeru je ta obseg podatkov ravno dovolj velik za eno leto, za naslednje leto pa bi bilo treba odpreti nov, prazen, dokument.

SKLEP
Za sklep naj povemo, da je bil osnovni namen, to je izdelava sistema za analizo poslovnih rezultatov, dosežen. Naredili smo poceni, enostavno in prožno rešitev, ki sicer zahteva nekaj ročnega dela za vnašanje podatkov, vendar je količina tega dela sprejemljiva, vsaj če jo primerjamo z vložkom v izdelavo popolnoma integrirane rešitve.

Težave, na katere smo naleteli, nam jasno sporočajo, da smo prišli do meje Excelovih zmogljivosti, ki smo jih v našem primeru prebrodili z nekaj triki. Zato bi bilo smiselno, če bi razmislili o kakšnem zmogljivejšem orodju. Pri Microsoftu sta to Access ali celo SQL Server, obstaja pa še vrsta konkurenčnih izdelkov.

V enem stavku: Excel je uporaben in prijeten, vendar ne za izdelavo zbirk podatkov. Tudi enostavnih ne.

Predstavljeno rešitev si lahko ogledate, preizkusite ali shranite za lastno uporabo na: http://repairshopactivityreport.googlepages.com/home.
Konec okvirja

Moj mikro, Junij 2008 | Domen Cukljati