Sklep je eden od biserov, saj se vlada, podobno kot v Uredbi o upravnem poslovanju, očitno ni seznanila s tehnološkimi posledicami, predvsem s problemom elektronske hrambe dokumentov. Kot pravi Tatjana Hajtnik, ki vodi projekt varne hrambe na Arhivu Republike Slovenije, je na predlog MJU, ki mu je sledil vladin sklep, kot predstavnica arhiva imela veliko pripomb, a je niso upoštevali. »Vidim številne težave in tudi škodo pri samem arhivskem gradivu,« je poudarila. Glavne pripombe so bile, da morajo v skladu z ZVDAGA javnopravne osebe pripraviti notranja pravila, ki jih morajo dati v potrditev v Arhiv RS. Naslednja pripomba pa je bila na dejstvo, da vsi organi niso ustrezno opremljeni z informacijsko komunikacijsko opremo in da ni dogovorjenega formata za izmenjavo e-dokumentov. Glede na pomanjkanje lastnega sistema za varno elektronsko hrambo in dejstva, da med komercialnimi ponudniki še nihče ni akreditiran pri Arhivu RS, namreč s 1. oktobrom teh dokumentov nihče ne more (ne sme) hraniti v skladu z veljavno zakonodajo.Hajtnikova pač najbolje ve, kakšno je stanje pri elektronski hrambi dokumentov javne uprave.

ZGODBA O JARI E-HRAMBI

Pravzaprav bi lahko rekli, da se zagata z akreditacijami komercialnih ponudnikov storitev elektronske hrambe že preveč vleče. Arhiv namreč po sprejetju Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) 6. marca lani, potem Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki ureja hrambo gradiva v digitalni obliki, 28. julija lani in ne nazadnje končnega zakonskega pogoja Enotnih tehnoloških zahtev 1. decembra lani, še vedno ni izdal nobene akreditacije. V resnici akreditacija, podobno kot registracija za ponudnike strojne in programske opreme ter storitev elektronske hrambe, ni obvezna, je pa obvezna, če hočejo hraniti dokumente javne uprave. In seveda priporočljiva za ponudbo zasebnemu sektorju. Mimogrede, ponudniki se lahko registrirajo od 11. decembra lani. Arhiv RS je sicer začel s postopki akreditacije. V tem trenutku imajo v tem trenutku zahtevke za akreditacijo programske opreme in za potrditev notranjih pravil. »Oba postopka, akreditacija programske opreme in potrjevanje notranjih pravil, smo začeli intenzivno izvajati v mesecu septembru 2007. Sta tudi ena izmed temeljnih pogojev za akreditacijo storitve e-hrambe,«je pojasnila Hajtnikova.

ARHIV PRITISNJEN V KOT

Koliko časa bo škripalo, pravzaprav nihče ne ve. Zakonodajalec je namreč Arhiv dobro namočil, saj ta sploh nima ustreznih kadrov, ki bi lahko preverjali ponudnike strojne in programske oprme, rešitev ter storitev. Arhiv je sicer na javnem razpisu že pridobil izvajalca za akreditiranje strojne opreme, to je Slovenski inštitut za kakovost in meroslovje, a je moral razpis za akreditiranje programske opreme zaradi tehničnih problemov ponoviti. Ponovni razpis je Arhiv objavil v drugi polovici septembra. A vendar je to šele dober začetek, saj morajo organizacije za pravno veljavno elektronsko hrambo certificirati postopke, torej svoja notranja pravila in to na vseh segmentih poslovanja, ki vključuje uporabo dokumentacije iz elektronskih shramb. In ta pravila morajo postaviti sama. Resda 192. člen Uredbe o upravnem poslovanju, navaja, da bo Arhiv predlagal vzorčna notranja pravila, a so arhivarji MJU že pozvali, naj črta ta člen, ker je v nasprotju z ZVDAGA.

Da je s storitvami še bolj zapleteno, priča zahteva, da mora imeti ponudnik v skladu z 22. členom Uredbe pravilno strukturo zaposlenih. To pomeni ustrezno število ljudi z znanjem arhivistike, obvezno potrjena notranja pravila ter akreditirano strojno in programsko opremo.

Kot je povedala Hajtnikova, na Arhivu želijo podjetjem in uporabnikom olajšati postopke, zato so s 7. septembrom letos objavili prvi različici Kontrolnega seznama za preverjanje usklajenosti notranjih pravil z ZVDAGA in potrjevanje ter Kontrolnega seznama za preverjanje usklajenosti programske opreme z ZVDAGA. V pripravi je torej še kontrolni seznam za strojno opremo ter kontrolni seznam za preverjanje usklajenosti storitev zajema oz. hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki S kontrolnimi seznami, tudi če obsegajo do 100 strani zahtev, so v resnici nekoliko poenostavili postopek, saj je pri vsaki zahtevi podana tudi njena rešitev. Poleg tega bo imetnikom standardov ISO 9001, 27001 in nekaterih drugih nekoliko lažje, saj del kontrol temelji na zahtevah teh standardov.

Našteto je le del širše zgodbe o tem, da država še ni pripravljena na zakonsko skladno elektronsko poslovanje, tako da je omenjeni sklep vlade le vrh lede gore nedorečenosti v e-poslovanju javne uprave. Kot pravi Hajtnikova, bi bilo najbolj smiselno, da bi država vzpostavila svoj e-arhiv, za kar pa bo potrebno veliko energije in denarja. Ob tem poudarja, da to mora biti državni projekt, ne le skrb Arhiva, saj največ arhivskega gradiva nastaja prav pri javnopravnih osebah.

Jaka Žorž