PREDSTAVITVENA TEHNIKA

Ko sta bila še Tito in Jugoslavija, projektorjev še ni bilo. Bili so grafoskopi in navadne prosojnice – folije, na katere je tovarišica z vodoodpornimi flomastri narisala paramecija in evgleno, razmnoževanje celic in razvojno deblo živalskega sveta. Pet različnih flomastrov, pet barv.

Danes se pri predstavitvah največ uporabljajo projektorji v povezavi z računalniki, s katerimi se »predvajajo« elektronske prosojnice, izdelane z orodjem PowerPoint. Seveda lahko prikazujemo tudi dokumente, fotografije, animacije, filme …

Če gre za prikaz 3D-predmetov, uporabljamo tako imenovane CCD-vizualizatorje, ki so v bistvu digitalni fotoaparati, le da so posebej prirejeni za predstavitve (osvetljena projekcijska površina, posebej prirejena povečava in ostrenje, različne možnosti osvetlitev, številni slikovni izhodi za zajem in nadaljnjo obdelavo slike). Med predstavitveno tehniko oziroma pripomočke pa štejemo še: liste na stojalih ali papirnate table (flip charts), table »piši-briši«, digitalne kamere, diaprojektorje, grafoskope, videorekorderje in DVD-predvajalnike, projekcijska platna in zaslone, nadzorne sisteme, krmila, zatemnitev prostora, tridimenzionalne modele, plakate … Med vizualne pripomočke štejemo tudi drobne stvari, kot recimo lasersko ali teleskopsko kazalo, daljinsko miško, brezžični mikrofon in morda tudi kak talisman, kot je ukrivljen rjav žebelj iz vrtne barake ali Štrumfeta iz Kinder jajčka, ki nam zbija tremo in prinaša glasne aplavze.

PROSTOR

Prostor je vsekakor pomemben element predstavitve. Največkrat nimamo veliko vpliva na to, kje se po predstavitev dogajala, če pa ta možnost obstaja, je smiselno izbrati tak kraj, ki bo pripomogel k uspehu nastopa. Pri iskanju oziroma uporabi prostora si je smiselno zastaviti nekaj vprašanj. Predvsem kaj želimo s predstavitvijo doseči, koliko udeležencev pričakujemo, kako dolgo bo nastop trajal, koliko denarja smo pripravljeni plačati, kakšno tehnično podporo potrebujemo (slika, zvok, internet, svetloba …), je predstavitev izrazito poslovna ali pa udeleženci pričakujejo tudi sprostitev. Predmestni hoteli ali hoteli v središčih mest so že dalj časa priljubljeni kraji za prirejanje različnih sestankov in predstavitev. Prav tako so zelo primerne konferenčne dvorane velikih podjetij, kinodvorane zunaj časa predstav, konferenčni centri, sejne sobe, gostinski lokali, poleti pa tudi zvezdnato nebo, brez dežja, seveda. Glede na vrsto in namen dogodka je izvedena tudi postavitev sedežev in govorniškega odra. Poznamo kar nekaj različnih postavitev, od standardne avditorijske do razmestitve v gledališkem slogu, poševne razporeditve, standardne in alternativne učilniške razporeditve, razporeditve okoli konferenčne mize, štirikotne in razporeditve okoli konferenčne mize v obliki črke T. Pomembno je da bodo vsi prisotni videli na projekcijsko površino (stebri, oboki, fikusi …), tisti najbolj oddaljeni naj bi tudi zmogli razločiti najmanjše črke in kaj slišati.

OBČINSTVO

Še preden stopimo pred občinstvo in začnemo predavati, je zelo pomembno, da vemo, koga bomo imeli pred seboj, zakaj se bodo ti ljudje udeležili prav naše predstavitve, kaj si od nje obetajo in kako bodo na predavanje reagirali. Vsi ti podatki vedno niso na voljo, koristno pa je pridobiti čim več podatkov o občinstvu. Pristopi so različni, če govorimo študentom, profesorjem, znanstvenikom, starim mamcam, faranom, politikom, cicibanom, mladincem … Različno občinstvo zahteva različne strategije, kako občinstvo sploh prepoznati in doseči njegovo pozornost.

Poznamo veliko več vrst občinstva kot je vrst predstavitev, že zato, ker je občinstvo sestavljeno iz ljudi, ljudje pa smo si med seboj sila različni. Če si zamislimo dvorano tridesetih ljudi, v njej sedijo ljudje, ki so nas prisiljeni poslušati (predavanje je zaukazal šef in je obvezno, so nekakšni »ujetniki«), nekaj je pragmatikov (do naše predstavitve imajo drugačno stališče), nekaj zanesenjakov (prišli so, ker si to želijo in bi radi slišali, kar jim bomo povedali), preostali pa so družbeno motivirano občinstvo (tisti, ki so motivirani za to, da podprejo naše stališče, in tisti, ki so posebej motivirani zato, ker so člani določene interesne skupine).

Na podlagi sprejemanja informacij, lahko opredelimo štiri učne tipe ljudi (Zakaj?, Kaj?, Kako?, Kako naprej?), ki spoznavajo novo in živijo vsak s svojim osrednjim vprašanjem. Seveda je težko reči, da posameznik pripada samo enemu učnemu tipu. Največkrat gre za prekrivanje, pri katerem pa je določen tip najbolj izražen. Pomembno je, da z občinstvom vzpostavimo očesni stik, da si najdemo nekaj »opornih« členov, ki nam bodo vsakokrat pokimali, ko jih bomo pogledali, in da se bo vedno našel nekdo, ki bo »zelo pameten«, vendar pa se mu ne smemo posvečati več kot drugim poslušalcem.

NASTOP

Občinstvo dojema govorca kot celoto: besede, glas, videz in vedenje. Pomembne so vse sestavine celote. Na besede same po sebi odpade 7 odstotkov sporočila, na glas 38 odstotkov ter na videz in vedenje 55 odstotkov. Če sestavine med seboj niso skladne, je učinek govorca slab. Dober govorec stoji pred občinstvom trdno in uravnovešeno, s težo na obeh nogah – je pokončen in zravnan, ne živčno napet in ne malomarno sproščen, osredotočen je na predstavitev in občinstvo. Skrivanje za govorniškim pultom in naslanjanje nanj se ne obnese. Pred velikimi skupinami govorec največkrat stoji, pred manjšimi pa sedi, da jim ne govori zviška. Dober govorec je v tesnejšem stiku s svojo publiko. Idealne razdalje so med poldrugim in tremi metri, zato naj se govorec giblje med občinstvom, kjer je to možno (prehodi, postavitev, ki to dopušča …). Udeleženci naj imajo občutek, da govori vsakomur izmed njih. Za projekcijo in druge prikaze naj skrbi pomočnik, če je to le mogoče. Najpomembnejša sestavina bližine in stika je pogled, zanj ni nadomestila. Če govorec gleda stran, se udeležencem zdi, da ima kaj za bregom, če zre z višave, se jim zdi vzvišen in ohol. Govorec išče poglede udeležencev, ostaja pri pogledu nekaj sekund in preseli pogled naprej. Prekratek pogled vzbuja občutek nemira, predolg povzroči nelagodnost. Govorec naj si med publiko poišče nekaj »zaveznikov«, ki sledenje njegovi zgodbi potrjujejo z rahlim prikimavanjem.

POWERPOINT

PowerPointove predstavitve so že dobro desetletje sestavni del komuniciranja organizacij in so eno osnovnih orodij pri vsaki računalniško podprti predstavitvi. Ključni trije, medsebojno tesno povezani elementi, katerih slaba izvedba ali medsebojna neskladnost popači celotno sliko so: vsebina v obliki zanimive in tekoče zgodbe, vizualni elementi in predavatelj. Dobro predstavitev lahko primerjamo z dobrim filmom, kjer nas morajo za popolno navdušenje pritegniti in prepričati: zgodba (vsebina predstavitve), kakovost slike in zvoka (vizualni in zvočni elementi) ter igralska zasedba (tisti, ki predstavlja).

Računalniško podprto orodje nam vsekakor olajša delo in naredi predstavitev zanimivo, vseeno pa je treba upoštevati nekaj preprostih dejstev. Slike in fotografije popestrijo in začinijo zgodbo. Naj jih ne bo preveč, vsebinsko in oblikovno pa naj bodo skladne z besedilom. Naj bodo tudi ustrezne kakovosti glede velikosti, ločljivosti in jasnosti barv. Besedilo naj bo vedno kratko in jedrnato. Vrstice naj bodo kratke in naj vsebujejo le osnovne informacije. Na diapozitivu naj ne bo več kot pet vrstic in v vsaki vrstici ne več kot pet besed. Črke naj nimajo preveč »repkov« in gotskega sloga, saj lahko projektorju povzročajo veliko težav. Priporočeni pisavi sta Sans Serif ali Ariel, Times New Roman pa je bolj kot za prikazovanje primeren za tiskanje. Velikost naslova naj bo 44 pik, velikost besedila 32 pik, najmanjša priporočena velikost črk pa ne manj kot 25 pik. Grafične in tabelarne predstavitve podatkov naj bodo jasne in lahko razumljive. Posamezen diapozitiv naj bo preprost in vsebinsko zaokrožen. Preveč informacij občinstvo zbega, lahko pa izgubi tudi rdečo nit. Največja učinkovitost je dosežena, če diapozitiv vsebuje do tri vizualne elemente (naslov, sliko, besedilo v obliki vrstic). Pri barvah velja uporabljati korporativne barvne kombinacije. Najbolje je uporabljati dve ali tri barve, ki so skupne vsem diapozitivom predstavitve. Barve naj bodo skladne in »všečne« tudi za občinstvo. Barv in podlag, ki se slabo projicirajo, ni priporočljivo uporabljati (rdeča, rumena ... na svetlo modri ...). Uporaba mešanice slogov pisav, od samih velikih črk, malih črk, poudarjenih, poševnih, različnih velikosti in vrst pisav, daje občinstvu zmeden vtis in ruši enovitost posameznega diapozitiva ter s tem celotne predstavitve. Uporabljati gre malo različnih slogov pisav in tako ohranjati preprostost. Z uporabo matrice diapozitiva bodo vsi diapozitivi v predstavitvi ohranili enoten videz. Poenotijo se lahko tudi drugi vizualni elementi predstavitve, od sloga pisav, barv ozadja in nastavitev drugih grafičnih elementov.

Če hočemo biti izvirni in zanimivi, se izogibajmo že pripravljenim predstavitvenim predlogam . Če obstaja možnost, prepustimo oblikovanje diapozitivov oblikovalcu ali osebi, ki ima občutek za barve in obliko drugih vizualnih elementov. Predloge večina ljudi namreč že dobro pozna in njihova uporaba lahko daje napačen vtis o sposobnostih samostojnega kreiranja. Prav tako govori, da se za to občinstvo nismo bili pripravljeni bolje potruditi in ustvariti nove podobe. V predstavitvi uporabimo največ dva ali tri različne prehode med posameznimi diapozitivi. Prehodi naj bodo čim bolj nevsiljivi in za občinstvo neopazni. Tako bo predstavitev z nastopom tekla gladko in povezano. Animacije in zvočni učinki služijo kot popestritev predstavitve, zato morajo biti uporabljeni premišljeno in predvsem z veliko mero občutka. Škripanje gum ob predstavitvi nove vrstice in frčanje naslovov sem ter tja lahko predstavitev poslovnega načrta hitro spremeni v artistični cirkuški nastop. Dodajanja animacij in zvočnih učinkov brez namena nima pravega učinka. Velja biti dosleden v namenski uporabi slehernega koščka predstavitve, vključno z animacijo in zvočnimi učinki.

Vsekakor ne gre prekoračiti zmožnosti računalnika, pred začetkom predstavitve preverite vse priključke in nastavite ustrezno ločljivost.

STRUKTURA PREDAVANJA

Predavanje naj bo strukturirano tako, da uvodu namenimo 10 odstotkov časa, prav toliko pa tudi sklepu. Glavni del naj tako traja 80 odstotkov vsega časa, ki nam je strogo odmerjen in se ga najboljši predavatelji vedno točno držijo (tako kakor piše na vabilu, urniku dogodka …), saj tako kažejo spoštovanje do publike in do predavateljev, ki so na vrsti za njimi. Ni umetnost nekaj povedati, umetnost je povedati najpomembnejše stvari, na razumljiv način, v odmerjenem času. Seveda so okoliščine, kjer sta ali uvod ali zaključek lahko daljša, v splošnem pa velja časovno razmerje omenjeno zgoraj.

V uvodu povemo, kaj bomo povedali. V osrednjem delu to povemo, v zaključku pa povemo še, kaj smo povedali. V bistvu zelo preprosto. Uvod je izrednega pomena, saj prvi stavki vzpostavijo stik med predavateljem in občinstvom. Uvodni stavki naj bodo kratki, preprosti, razumljivi in živahni (pozdrav, anekdota, provokativna izjava, šala, zgodovina …). Občinstvo v uvodu seznanimo z vsebino predstavitve, predstavimo hipotezo oziroma vprašanje.

V osrednjem delu predstavimo gradiva in metode, pa tudi rezultate. Razprava je del rezultatov. Osrednji del naj bo logično sestavljen, kakor članek, glavne misli pa naj bodo izražene jasno in kratko, vrstni red je pomemben, ker pri predstavitvi ne moremo ponovno »prebrati«.

V zaključnem delu med občinstvo »razdelimo« sporočilo predstavitve (»deliver the message«), oziroma jim podamo sporočilo, ki ga bodo »odnesli« s seboj domov (»the take home message«). V sklepu odgovorimo na zastavljeno vprašanje, potrdimo ali ovržemo hipotezo. Če gre za daljše predavanje, to storimo že v glavnem delu in v zaključku le povzamemo. Lahko pa tudi ponovimo hipotezo, ki smo jo podali v uvodu.

MAT V ŠTIRIH POTEZAH (4 MAT)

Kot smo že omenili, lahko na podlagi sprejemanja informacij, opredelimo štiri učne tipe ljudi (Zakaj?, Kaj?, Kako?, Kako naprej?), ki spoznavajo novo in živijo vsak s svojim osrednjim vprašanjem. Seveda je težko reči, da posameznik pripada samo enemu učnemu tipu. Največkrat gre za prekrivanje, pri katerem pa je določen tip najbolj izražen. Sistem, ki odgovori na vsa štiri vprašanja in da teoretično odgovore vsem prisotnim v dvorani (nihče ni prikrajšan), se imenuje 4-MAT način posredovanja informacij, rečeno drugače: slušatelje »matiramo« v štirih potezah.

Z vprašanjem ZAKAJ? se ukvarjajo temeljni raziskovalci (po raziskavah je takšnih ljudi 35 odstotkov). Zanima jih, zakaj naj se z nečim ukvarja, do teme imajo oseben odnos, ki se stika z njihovimi vrednotami, v stvari pa vidijo uporabno vrednost za svoje življenje. Specialisti in zbiratelji (KAJ?) potrebujejo informacije, vire, dejstva, raziskave, predloge in zanimive ideje. Zanima jih predvsem vsebina. Specialistov in zbirateljev naj bi v predavalnici sedelo 22 odstotkov. KAKO? to narediti oziroma izvesti zanima praktike in umetnike. Ti preizkušajo in sodelujejo, radi imajo konkretna dejanja, učijo se korak za korakom. Bilo naj bi jih 18 odstotkov. KAKO NAPREJ? razmišljajo organizatorji in vodje (25 odstotkov). Ideje hitro uresničujejo jih prenašajo in uporabljajo v praksi, zanimajo jih tudi praktične prihodnje koristi.

KOMUNIKACIJA VAKOG

Ko nastopamo, nas ljudje gledajo, poslušajo, začutijo in doživijo naš nastop, zato se potrudimo, da jih pritegnemo vidno, slušno ter v njih prebudimo občutke in čustva. Človek komunicira prek različnih kanalov – prek vizualnega (vidni), auditivnega (slušni), kinestetičnega (čutni), olfaktoričnega (vonjalni) in gustatoričnega (okušalni). Lahko bi rekli, da oddaja in sprejema različne frekvence. Vsakdo od nas sprejema informacije po več različnih kanalih, prevladuje pa eden od naštetih.

Kadar govorimo o vizualni (vidni) frekvenci, skušamo ljudi pritegniti, prepričati z vidnimi znaki. Oddajamo veliko energije, smo dinamični, pazimo na govorico telesa (mimika, gibi, pogledi, drža telesa …).

Če hočemo ljudi pritegniti z auditivno (slušni kanal) frekvenco, telo umirimo, ramena so malce spuščena, gibi so mirnejši … Vso skrb namenimo glasu: barvi intonaciji, tempu, ritmu premorom, jakosti, čisti in jasni izgovorjavi. Naše besede so usmerjene v dojemanje auditivnega – zvočnega.

Kinestetična frekvenca pa nam pomaga, da pri poslušalcih prebudimo občutke, čustva, vtise. Naše telo je še bolj sproščeno, ramena so še bolj upognjena, gibanje je upočasnjeno. Smo prizemljeni. Poslušalcem skušamo povedati, da čutimo s tistim, o čemer govorimo, in hočemo ta občutja prenesti tudi njim. Zato govorimo zavzeto, prepričljivo, navdušeno, če to zahteva oziroma dopušča vsebina. Vsekakor pa moramo verjeti v tisto, kar govorimo, predvsem pa zaupati vase.

Olfaktorični in gustatorični kanal sta na prvi pogled pri večini predstavitev nepomembna … ampak … kaj pa izbiranje parfuma v dutyfreeju na letališču (pred močno zakasnjenim letom Adrie Airways) za najdražjo ali tekmovanje za kraljico mortadel v Gornji Radgoni ali degustacija vin pri Ščurku, Prusu, Kristančiču …, da feromonov sploh ne omenjamo. Še kako pomembna komunikacijska kanala, načeloma pa pri večini slabše razvita, ker nam kot otrokom niso pustili nositi stvari v usta, okušati okusa peska in zemlje.

PRISOTNOST TREME

Znano je, da se marsikdo boji nastopov in govorjenja v javnosti celo bolj kot smrti. Strah pred nastopanjem in govorjenjem v javnosti je najbolj razširjen in prekaša strah pred letenjem in strah pred kačami, strah pred višino in celo strah pred smrtjo. Marsikdo se hudo prestraši že ob sami misli na to, da bi moral stopiti pred skupino ljudi in jim govoriti. Sliši se precej strašno, v bistvu pa so najboljše predstavitve mešanica znanja, umetnosti in talenta. Ko pa celotna dvorana navdušeno ploska, pa lahko predstavitve postanejo tudi pravi užitek.

Prav vsak govorec se je že srečal s to neprijetno zadevo in tudi po nekaj deset nastopih, je ta še kar prisotna. Strah pred nastopom ni le v glavi, ampak ga spremljajo tudi različni telesni pojavi. Tudi številni gledališki in filmski igralci se vse življenje bojujejo s tremo. Znanost pri strahu pred nastopom v javnosti govori o živalskem nagonu, ki zapoveduje »beg ali boj«. Strah pred nastopom je v resnici strah pred neznanim položajem, nad katerim nimamo nadzora, in je pravzaprav strah pred smrtjo v milejši obliki. Ta neznani položaj pa lahko tudi vadimo, pred prijatelji, bližnjimi … Nekdo od navzočih pove pregovor, drugi predmet in takoj nato moramo ti dve stvari povezati in govoriti eno minuto. Lahko »kvasimo« neumnosti in največkrat tudi jih, pomembno je, da govorimo. Strah oziroma trema pa nas hkrati ovirata in spodbujata. Vsekakor je tremo smiselno vzeti kot spodbudo, ki nas motivira, da vse skupaj čim bolje izpeljemo. O tremi govorimo kot o neprijetni čustveni napetosti, vznemirjenju, ki je še kako prisotno tudi pred javnim nastopom.

Vidiki treme so trije: fiziološki (povečan utrip srca, pospešeno dihanje, mišična napetost …), miselni (otežena koncentracija, podcenjevanje ali precenjevanje sebe, znižanje samozavesti, zavedanje odgovornosti …) in čustveni (tesnoba, strah, obup, nemoč …). Tremo občutimo kot strah, tesnobo v prsih, razbijanje srca, drhtenje, vročico ali mrzlico, »cmok« v grlu … Izražamo jo s tresenjem rok, glasu in kolen, rdečico na obrazu, hladnimi in potnimi rokami. Vsi nastopajoči so prepričani, da se njihov silovit občutek doživljanja treme kaže tudi navzven, in so prav presenečeni, ko jim zatrdimo, da je nastop potekal tekoče in sproščeno. Dejstvo je, da je doživljanje treme neprimerno močnejše, kot je to videti navzven. Med glavnimi vzroki za tremo so osebnostne in značajske lastnosti, nizka samozavest, strah pred neznanim, nezadostna priprava, prejšnji neuspehi, občutek odgovornosti, nerealna pričakovanja, neodzivanje publike, strah pred avtoriteto in nelagodno počutje. Tremo pa lahko uporabimo tudi kot zaveznico, saj nam stopnjuje odgovornost, zahteva samozaupanje, spodbuja priprave na nastop, povečuje budnost, zbuja tekmovalnost in povečuje »agresivnost«.

OBLEKA

Če dobro poznamo svoje poslušalce, verjetno vemo, kaj lahko od njih pričakujemo, in za to, da si pridobimo zaupanje svojega občinstva, mora tudi naša obleka ustrezati njihovemu pričakovanju. Če bomo torej govorili mestnim očetom na njihovi svečani seji, se bomo oblekli tako, kot je za takšne poslušalce in takšno priložnost primerno, če pa bomo predstavljali reklamno kampanjo v umetniškem klubu, se seveda ne bomo oblekli pretirano slovesno in zadržano. Ob običajnih poslovnih priložnostih je zmeraj primerna poslovna obleka z zlikano srajco ali bluzo, sicer pa še zmeraj velja staro pravilo: govornik ali predavatelj naj bi bil oblečen zmeraj za odtenek bolje kot njegov povprečen poslušalec. Predavateljice imajo glede oblačil na voljo seveda še več možnosti kot moški. Zato ker želimo napraviti dober vtis na svoje občinstvo, ne glede na to, kakšen je namen naše predstavitve, ne sme biti naša obleka nikoli ponošena, strgana, zmečkana, umazana, ne smejo ji manjkati gumbi in ne sme biti očitno zastarela. Poslušalci bodo takoj ugotovili, da nismo primerno oblečeni in to jih bo motilo. Ne glede na to, kako izurjen govornik smo in kako dobro obvladamo snov, o kateri govorimo, bomo zaradi neprimernih oblačil ali zaradi oblačil, ki nam ne pristajajo ali pa niso primerna za priložnost in za okolje v katerem nastopamo, videti nestrokovni in malomarni ter površni. Vsekakor nam odsvetujejo tudi bele nogavice, ki so primerne kvečjemu za predavatelje, ki predstavljajo nove modele teniških loparjev.