Zahteve ministrstva glede informacijske rešitve za upravljanje z dokumentarnim gradivom (IRDG) so bile specifične in kompleksne. Že od pilotnega projekta je bila aplikacija zasnovana kot spletna aplikacija za več kot 4.000 uporabnikov, s predvideno zmogljivostjo 500.000 dokumentov na leto in podporo upravnemu postopku. Zaradi velikega števila lokacij, na katerih delajo končni uporabniki IRDG-ja, imajo uporabniki osrednjo vstopno točko za komunikacijo tudi z nekaterimi drugimi aplikacijami. IRDG tako pomeni zasebni oblak na podlagi Microsoftove tehnologije, ki je integrirana z zalednim sistemom.

IRDG je bilo treba povezati z drugimi informacijskimi sistemi ministrstva: z rešitvijo EMC Documentum, ki je v povezavi z IRDG-jem uporabljena kot repozitorij in kamor se dokumenti arhivirajo; z informacijskim sistemom ISOJAN za oddajo javnih naročil in sklepanje ter spremljanje realizacije pogodb; z računovodskim sistemom javne uprave MFERAC; s sistemom za digitalno podpisovanje PKI; z internim poštnim strežnikom in faksom; in s pisarniškim paketom Microsoft Office. V načrtu so tudi povezave z nekaterimi drugimi sistemi.

Poleg teh zahtev je bilo treba pri izvedbi upoštevati tudi stroge varnostne ukrepe. Interno omrežje ministrstva za obrambo je namreč povsem ločeno in nima fizične povezave z internetom, kar je pomenilo izziv za nemoteno komuniciranje z zunanjim okoljem.

HITREJŠI PRETOK INFORMACIJ

Aplikacija IRDG poleg evidentiranja in podpisovanja dokumentov zajema celotno življenjsko pot dokumentarnega gradiva, od nastanka do hrambe, torej ustvarjanje, obdelavo, usklajevanje, končno oblikovanje, potrjevanje in digitalno podpisovanje ter distribucijo znotraj omrežja MO in zunaj njega. Aplikacija omogoča, da zaposleni e-pošto pošiljajo zunanjim naslovnikom in jo od njih prejemajo. Za to uporabljajo fizični prenos sporočil prek pomnilniških ključkov, ki je avtomatiziran in ga celovito opravljajo v glavnih pisarnah. Komuniciranje po elektronski pošti se je tako za 4000 uporabnikov precej poenostavilo.

Z uvedbo aplikacije je prišlo do učinkovitejšega ekipnega dela zaposlenih. IRDG namreč omogoča, da uporabnik ustvari dokument, ga pošlje v pregled in obdelavo drugi osebi ali celotni organizacijski enoti. S tem je omogočeno nivojsko usklajevanje gradiva, ki ga v nadaljevanju odgovorne osebe potrdijo in podpišejo. Uporabniki imajo vedno na voljo zadnjo veljavno različico dokumenta. S shranjevanjem različic je zagotovljen stalen vpogled v to, kaj se je z dokumentom dogajalo, kdo ga je ustvaril ali spreminjal vsebino, zabeleženi so tudi vsi dostopi. S tem je zagotovljena celovita revizijska sled. Zaščita dokumentov v aplikaciji je urejena s pravicami dostopa, če pa so v njih osebni podatki, se evidentira tudi razlog odpiranja dokumenta.

Pomembna pri rešitvi je poenotena oblika dokumentov, ki so na voljo kot predloge, razvrščene po organizacijskih enotah. Uporabnik izbere predlogo dokumenta v Wordu. Pri shranjevanju dokumenta ne vpisuje več imena datoteke, saj za to poskrbi aplikacija, ki dokument shrani v strežnik. Dokumenti tako nimajo več lokalnih kopij in so na voljo za vpogled iz katere koli delovne postaje na različnih lokacijah. Ko je dokument podpisan, se dokument shrani v digitalno podpisano PDF-datoteko.

IRDG povezuje enote ministrstva v petih državah, to je v Sloveniji, Belgiji, ZDA, na Kosovu in v Bosni. Do konca leta načrtujejo, da bodo povezali sodelavce še v 14 drugih državah, kjer so njihove mednarodne operacije in misije ter diplomatsko-vojaška predstavništva.
Ker gre za spletno tehnologijo, ki deluje v oblaku, je aplikacija dostopna kjerkoli v okviru ministrstva in na več kot 50 povezanih lokacijah. To omogoča, da zaposleni svoje delo opravljajo nemoteno, ne glede na to, kje so trenutno.

NAJVEČJI INFORMACIJSKI PROJEKT V ZGODOVINI MINISTRSTVA

Po štirih mesecih delovanja so bile najbolj zgovorne statistike. V aplikaciji IRDG je bilo konec aprila 2011 registriranih 4071 uporabnikov, aktivnih pa je celo 2500 uporabnikov na dan. V tem obdobju je bilo v IRDG-ju odprtih 13.500 zadev, ustvarjenih 143.000 dokumentov, od tega lastnih 94.000 (izdelanih na MO), vhodnih 27.000 (prejetih v MO zunaj sistema) in 22.000 izhodnih. Dnevno je v IRDG-ju izdelanih v povprečju 1300 dokumentov. Velikost podatkovne zbirke Microsoft SQL zaradi tega raste za 15 GB na teden. V omenjenem obdobju so digitalno podpisali več kot 59.000 dokumentov.
Glavna učinka uvedbe brezpapirnega poslovanja na delo zaposlenih sta racionalizacija poslovanja in večja učinkovitost dela, saj je interno poslovanje odslej v celoti digitalizirano, pa tudi vhodno-izhodni tokovi dokumentov, kot so pošta, e-pošta, faks in zaledni sistemi. Zaradi uporabe skupinskih predalov je pretok informacij v organizaciji hitrejši in zanesljivejši. Rešitev je tudi z uporabniškega vidika preprosta, saj je aplikacija enotna točka za vse vrste komunikacij, rešitev pa je neposredno povezana tudi s preostalim poslovnim okoljem.

»Z uvedbo informacijskega sistema za upravljanje z dokumentarnim gradivom smo poenotili poslovanje ter povečali kakovost in učinkovitost poslovnih procesov. Gre za največji informacijski projekt v zgodovini ministrstva za obrambo. Z uporabo tega informacijskega sistema prav tako varčujemo in ravnamo odgovorno do okolja,« pravi mag. Jurij Bertok, vodja službe za informatiko in komunikacije na ministrstvu za obrambo.

Z uvedbo aplikacije se razvoj ni ustavil. Želijo izboljševati in dodajati funkcionalnosti, kot so na primer obrazci, elektronski osebni dosjeji ter dokumenti, ki vsebujejo tajne podatke stopnje interno. S temi dokumenti se ravna drugače kot z drugimi, zato je treba funkcionalnost aplikacije prilagoditi. Vključiti nameravajo še proces obvladovanja računov, vodenje dokumentarnega gradiva Nata in EU-ja, pokrivanje dela inšpekcijskih organov in prekrškovnih postopkov. Načrtovana je tudi povezava z varnim vojaškim sporočilnim sistemom.

promocijski članek