Čeprav so nove tehnologije močno zmanjšale potrebo po tiskanju in upravljanju s papirjem, je današnji poslovni svet še vedno v veliki meri odvisen od tovrstnih dokumentov. V tem pogledu so rešitve za upravljanje z dokumenti (Document Management Systems – DMS) postale temelj poenotenja poslovnih procesov v podjetju in uvajajo standarde upravljanja vsebin, ne glede na tip dokumenta.

LASTNO ZNANJE KLJUČ PREBOJA V OSPREDJE

V svetu močno narašča povpraševanje po programskih rešitvah za upravljanje dokumentov, pri katerih je na prvem mestu podpora najstrožjim standardom shranjevanja podatkov, obenem pa tudi zniževanje stroškov in povečevanje storilnosti zaposlenih. V tem segmentu močno izstopa tudi domače podjetje Gama System (www.gama-system.si), ki se mu je z lastno dokumentno linijo uspelo uveljaviti tako doma kot tudi v tujini. V 15 letih delovanja se je iz povsem svetovalno usmerjenega podjetja prestrukturiralo v enega tehnološko najnaprednejših in najbolj inovativnih ponudnikov programske opreme za upravljanje in arhiviranje dokumentov.

»V podjetju Gama System smo prepričani, da prehod na elektronsko poslovanje ponuja številne priložnosti, saj je moč s sistemskim pristopom in celovito integrirano rešitvijo doseči izjemne prihranke časa, prostora in drugih stroškov, povezanih z obvladovanjem dokumentacije,« je dejal mag. Marko Šobota, direktor družbe Gama System. »Naši dosedanji dosežki kažejo na vztrajno delovanje podjetja, ki je inovacijo uveljavilo kot način razmišljanja, dela in poslovanja. Samo tak pristop nam je omogočil tehnološki in poslovni preboj z lastno celovito rešitvijo, ki podpira elektronsko poslovanje s prav vsemi vrstami dokumentov znotraj organizacije in tudi poslovanje s partnerji.«

KAJ PRAVI ZAKONODAJA?

Po tem, ko je bil v Sloveniji sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), so bili postavljeni pogoji za uvajanje in hrambo elektronskega gradiva. Določila zakona zahtevajo trajnost, avtentičnost, sledljivost in nespremenljivost elektronskih podatkov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA) je na področje shranjevanja dokumentov leta 2006 in 2007 vnesel dodatne zahteve, saj je popolnoma izenačil papirnate in e-dokumente. Določeni so torej pogoji, ki jih mora izpolnjevati vsako podjetje, ki želi, da je njegova dokumentacija v elektronski obliki enakovredna papirnati dokumentaciji pred sodiščem.

PREHOD NA BREZPAPIRNO POSLOVANJE

Dokumentna linija Gama System je sestavljena iz sodobnih modularnih rešitev za upravljanje dokumentov (Gama System eDocs) in varno arhiviranje elektronskih dokumentov (Gama System E-Arhiv)..

Gama System eDocs
Gama System eDocs je celovit sistem za upravljanje elektronskih dokumentov z različnimi vstopnimi točkami – datotečni sistem, XML, e-pošta, SharePoint, tiskalnik, optični bralnik, ERP-sistem ... Njihova naloga je zajem dokumentov ter njihovih metapodatkov, preden so ti predani klasifikacijskemu podsistemu. Ta izvaja razvrščanje dokumentov na osnovi nastavljenih pravil in prepoznanih metapodatkov

Osnovna zamisel rešitve Gama System eDocs je, da so na enem mestu shranjeni vsi dokumenti, ne glede na tip, s katerimi je mogoče v vsakem trenutku upravljati, jih obdelovati in načrtovati njihov življenjski cikel. Sistem sestavlja zmogljiv spletni uporabniški vmesnik za administracijo in klasično upravljanje z dokumenti. Slednje obsega iskanje dokumentov po različnih kriterijih, preurejanje arhiva, nastavljanje varnostnih pravil nad posameznimi objekti sistema in definiranje delovnih tokov. Dokumenti so v sistemu razdeljeni na delovne različice, dostopne članom delovne skupine, odobrene dokumente, ki so dostopni le prejemnikom, ter javne dokumente, na voljo vsem. Revizijska sledljivost je zagotovljena z vodenjem dokumentnih in strukturalnih različic, s podrobnim vodenjem dnevnikov ter z enoznačnim označevanjem dokumentov.

Visoko varnost dokumentnega sistema zagotavljajo gesla, digitalni certifikati in časovno žigosanje, poleg tega pa tudi določanje uporabniških pravic dostopa. Vsi dokumenti in opisni podatki so shranjeni v relacijski zbirki podatkov Microsoft SQL Server.

Gama System E-Arhiv
Za razumevanje pomembnosti in kompleksnosti sistemov za arhiviranje je treba pojasniti, kaj je varna hramba. Predvsem gre za zagotavljanje trajnosti, dolgoročne uporabnosti vsebine dokumentov in njihove nespremenljivosti v času. Samoumevno je, da morajo shranjeni podatki ohranjati avtentičnost in biti zavarovani pred izgubo, poleg tega pa podjetje od sodobnega e-arhiva pričakuje urejenost in enostavno dostopnost dokumentov. V nasprotju s splošnim prepričanjem hramba dokumentov samo v strežniku ni varna, kopije pa prav tako ne zagotavljajo varnosti, tudi če so podpisane z digitalnim podpisom.

Če je Gama System eDocs namenjen podpori poslovnih procesov, pri katerih zaposleni uporabljajo dokumente za medsebojno komunikacijo, pa je sistem varne hrambe Gama System E-Arhiv končna postaja za vse dokumente, ki zahtevajo dolgoročno in zakonsko skladno hrambo v digitalni obliki. Gama System je razvoj izdelka zaključil maja 2007, namenil pa ga je ponudnikom storitev arhiviranja in velikim podjetjem, ki potrebujejo lasten sistem za shranjevanje ter arhiviranje elektronskih dokumentov. Prva namestitev sistema že deluje v E-Arhivu Pošte Slovenije.

Sistem Gama System E-Arhiv, skupaj s svojimi aplikacijskimi storitvam, pravno jamči nespremenljivost ter varnost shranjenih elektronskih dokumentov in omejuje kakršenkoli nedovoljen dostop do dokumentov. Sposoben je hraniti več milijonov dokumentov, jih izvažati in spreminjati metapodatke, hkrati pa sprejemati neomejeno količino dokumentov v obdelavo. Programska rešitev omogoča shranjevati poljubne elektronske dokumente, ki se prek programskega vmesnika shranjujejo v arhiv ponudnika storitve ali podjetja. Znotraj iste namestitve je mogoče uporabljati več ločenih logičnih arhivov s polno funkcionalnostjo določanja dostopa, pravic, hierarhije ter vstopnih pravil.

Avtentičnost dokumentarnega gradiva zagotavljajo s časovnim žigosanjem (informacija o času prejema v hrambo) vseh enot arhiva, pred potekom veljavnosti časovnega žiga pa gre gradivo znova skozi postopek žigosanja. Če je gradivo digitalno podpisano, se med vstopom v Gama System E-Arhiv preverja še veljavnost kvalificiranega digitalnega potrdila, njegovih korenov in digitalnega podpisa. Format shranjenega gradiva je lahko poljuben, zaradi dolgoročne dostopnosti (sčasoma se bodo datotečni formati najverjetneje spreminjali) pa se samodejno pretvori v zakonsko predpisano obliko.

PARTNERSTVO Z IBM-OM

Povsem jasno je, da mora poleg zanesljive programske opreme sistem za varno hrambo dokumentov biti zgrajen na zanesljivi in zmogljivi strojni infrastrukturi, ki zagotavlja visoko razpoložljivost in visoko stopnjo varnosti. Gama System eDocs in Gama System E-Arhiv skupaj z dodatnimi izdelki tvorita dokumentno linijo, ki je po kakovosti primerljiva z uveljavljenimi rešitvami vodilnih svetovnih ponudnikov in hkrati popolnoma pokriva zahtevno slovensko zakonodajo na dokumentnem področju. Gama System je kot prvi neodvisni ponudnik dokumentnega sistema v Sloveniji integriral lasten programski paket z IBM-ovim vrhunskim arhivskim sistemom za varno shranjevanje podatkov IBM TotalStorage DR550. S tem si je tudi pridobil pravico uporabe logotipa Ready for IBM Tivoli software.

MEDNARODNA UVELJAVITEV

Gama System svoje rešitve vsako leto predstavlja na sejmu CeBIT v Hannovru, kar se je izkazalo za ključno potezo pri izboljšanju prepoznavnosti njegovih rešitev v mednarodnem okolju. Lani so tako sklenili dve partnerski pogodbi, s katerima so odstopili ekskluzivno pravico za trženje in uvajanje dokumentne linije Gama System na trgu Bosne in Hercegovine (iMIX iz Tuzle) ter Sudana (Ashrafcom iz Kartuma). S slednjim pa tudi že načrtujejo skupen nastop na trgih drugih arabskih in afriških držav.
Gama System se svojega nastopa na globalnem trgu loteva z vso resnostjo, zato posebno skrbno pripravlja popolno lokalizacijo vseh svojih rešitev, prav tako pa tudi izvaja intenzivna izobraževanja za nove partnerje. Zaveda se tudi, da lahko svojo prepoznavnost gradi predvsem z uspešnimi uvedbami rešitev v domačem okolju, dokaz zanje pa je vse daljši seznam zadovoljnih uporabnikov.

Objavljeno: Moj mikro, Januar 2008 | Tomaž Lukman