Faksiranje je danes za marsikaterega uporabnika informacijskih tehnologij predpotopna tehnologija in v mnogih pisarnah nabiralec prahu, ki se mu približajo le še snažilke. Res pa je tudi, da si mnoga podjetja poslovanja brez njega še ne morejo zamisliti, ker je izraz neke sicer preživete, a neizogibne poslovne etike, zato v svojih kontaktnih podatkih še vedno navajajo telefonsko številko faksa. Ker pa se danes poslovni svet vrti hitreje in večinoma komunicira prek e-pošte zaradi enostavnosti, hitrosti in preglednosti, je zamisel faks integrirati v priljubljeno tehnologijo in se tako izogniti zamudnemu rokovanju s papirji ena boljših.

ZA PREPROSTEJŠE PISARNIŠKO POSLOVANJE

Storitev aFax, ki jo je razvilo podjetje Avior, d.o.o., omogoča prejemanje in pošiljanje faks sporočil neposredno v enega od priljubljenih programov za e-pošto, tudi v spletne poštne predale. Slednje je še posebej praktično, ker lahko telefakse sprejemamo ali pošiljamo ne glede na svojo lokacijo, o prispetju sporočila pa smo obveščeni prek SMS-sporočila. Izpolnjen mora namreč biti samo en pogoj, namreč da telefakse pošiljamo z enega od elektronskih naslovov, ki smo jih prijavili kot delovne naslove. Pred začetkom uporabe storitve se je treba registrirati na spletni strani www.afax.si in izbrati paket, ki ga želimo uporabljati. Izbiramo lahko med tremi paketi, ki se razlikujejo po tem ali omogočajo samo sprejem telefaksov, sprejem iz Slovenije in tujine ter pošiljanje v Slovenijo ali pa pošiljanje tudi v tujino. Poleg razlike v ceni se paketi razlikujejo tudi po številu e-poštnih naslovov, na katere aFax posreduje telefaks sporočila, po številu delovnih naslovov za pošiljanje in številu poslanih strani na mesec.

SPREJEMANJE SPOROČIL

Avior ob prijavi dodeli telefonsko številko faksa, na katero poslovni partnerji pošiljajo sporočila. Če podjetje že ima faks številko in jo želi obdržati, je treba z nje urediti preusmeritev na aFaxovo številko. Sprejemanje telefaksov poteka enako kot pri analognih napravah, le da vsa sporočila sprejemamo neposredno v predal elektronske pošte. Sporočilo vsebuje številko, s katere je bil poslan telefaks, in prilogo z dejanskim telefaksom v formatu PDF. Če to želimo, nam sistem lahko pošlje obvestilo o prispelem faksu in številki pošiljatelja prek SMS-sporočila .

Načelo delovanja storitve je dokaj enostaven, saj aFax prejeto telefaks sporočilo pretvori v PDF-datoteko in ga posreduje kot prilogo v e-sporočilu z naslova info@efax.si, v zadevo pa zapiše telefonsko številko pošiljatelja. Sporočilo je še opremljeno z uro in datumom sprejema faksa in identifikacijsko številko sporočila. Uporabnik lahko tako izbere, ali bo PDF natisnil in tako imel klasičen faks ali pa si ga ogleda kar prek računalnika in ga tudi shranil v elektronski obliki.

POŠILJANJE SPOROČIL

Pošiljanje faksov ni nič zahtevnejše od pošiljanja e-pošte, če seveda upoštevamo, da pripenjanje prilog za povprečnega uporabnika ni kakšna posebna znanost. Sporočilo sestavimo kakor ponavadi, le v polje naslovnika je treba namesto elektronskega naslova vpisati telefonsko številko v obliki faks@efax.si, v polje vsebine vpisati sporočilo in/ali dodati prilogo. Podprte so datoteke v formatih Microsoft Word in Excel, PDF, JPEG, GIF in TXT. Na telefaksu naslovnika se bo natisnilo toliko strani, kolikor jih vsebuje ali vsebujejo pripeti dokumenti, oziroma po ena slika na stran pri priloženih slikovnih datotekah. Storitev ima tudi omejitev 25 strani na posamezno faks sporočilo.

Ko tako pripravljeno sporočilo pošljemo, prejmemo potrdilo o oddanem faksu in o njegovi vključitvi v čakalno vrsto. Če je s sporočilom karkoli narobe (napačna priloga, neveljavna telefonska številka) nas aFax na to nemudoma opozori z elektronskim sporočilom in navodili za odpravo napake. Pri zasedeni številki aFax poskuša sporočilo poslati še trikrat. Za uspešno poslano faks sporočilo prejmemo še eno potrdilo, vsa komunikacija s storitvijo aFax pa je tudi opremljena z enolično identifikacijsko šifro sporočila za lažje sledenje. V glavi faksa, ki ga prejme naslovnik, sta zapisana podjetje pošiljatelja in njegova telefonska številka aFax.
Še ena prednost storitve je tudi pošiljanje faks sporočil v tujino, ki je v paketu Tujina sicer omejeno na 10 sporočil mesečno, za vsako nadaljnje pa je treba doplačilo. Za boljšo evidenco Avior naročnikom storitve enkrat mesečno ali po dogovorjenem urniku pošilja poročila o kumulativnem prometu poslanih in prejetih sporočil.

POŠILJANJE NA SEZNAME

Avior je v času nastajanja tega članka napovedal skorajšnje aktiviranje storitve množičnega pošiljanja faksov. Ker se podjetje ukvarja z razvojem in izvedbo rešitev na področju mobilnega marketinga, SMS-komuniciranja in interneta, je nadgradnja aFax storitve za potrebe pošiljanja faksov velikemu številu naročnikov logična posledica. Trenutno jo že uporablja nekaj n strank, ki dnevno razpošljejo nekaj tisoč faks sporočil. Tako namesto obremenjevanja lastne telefonske linije in faksirne naprave podjetje pripravi seznam telefaks številk prejemnikov in vsebino sporočila, za ostalo pa poskrbi tehnologija.

NAJUGODNEJŠA ALTERNATIVA

Imeti telefaks, ga vzdrževati in imeti zanj najeto posebno telefonsko številko je za podjetja strošek, ki se zaradi nekaj deset poslanih in prejetih sporočil na mesec ne splača. Mesečna naročnina na aFax podjetje stane od 8 do 14 evrov (brez DDV-ja) in ne vključuje drugih stroškov, razen posredovanih SMS-sporočil (ta so pri letni naročnini brezplačna). Če pri tem upoštevamo prednosti, kot so možnost arhiviranja sporočil, dostop do faksov, kjerkoli je na voljo internet, in enostavna uporaba, lahko aFax popolnoma nadomesti klasično faksirno napravo. Slabosti še iščemo.

Tomaž Lukman