Nesmiselno bi bilo dokumente natisniti na papir samo zavoljo hrambe, nekaterih podatkov, kot so avdio zapisi, pa sploh ni mogoče pretvoriti v materialno obliko. Za arhiviranje v elektronski obliki je zato potrebna zmogljiva strojna in programska oprema, ki bo zagotovila varno dolgoročno shranjevanje. Že dejstvo, da lahko podatke kopiramo in shranjujemo na različnih lokacijah, povečuje njihovo varnost v primerjavi s papirno dokumentacijo, občutno pa poveča tudi stroške hranjenja. Tega pa, razen največjih podjetij, ki si lahko tovrstno infrastrukturo privoščijo, ni smiselno početi sam, če so za to na trgu ponudniki ustreznih rešitev.
Podobno kot velja za obstojno, vendar prostorsko in organizacijsko zelo požrešno papirno dokumentacijo, velja tudi za elektronske dokumente, za katere pričakujemo, da nam bodo na voljo še leta po njihovem nastanku, predvsem pa to zahteva najnovejši Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA). Prav ta zakonodaja je leta 2000 določila enakost papirnatih in e-dokumentov, letos pa je napočilo novo obdobje, ko je omogočena prevlada elektronsko shranjenih dokumentov z vrsto rešitev za učinkovito in varno shranjevanje dokumentov. Pomenljiv dokaz, da smo v celoti zakorakali v obdobje e-hrambe, je novela Zakona o Uradnem listu, ki bo od januarja 2007 izhajal le še v elektronski obliki.
Ker to pomembno področje odslej ureja zakonodaja, ni bojazni, da bi svoje podatke zaupali nekompetentnim ponudnikom elektronske hrambe, saj zakon prinaša jasen nadzor nad vsemi ponudniki opreme in storitev. Ti so razvrščeni v štiri skupine ponudnikov, ki se ukvarjajo s strojno opremo za e-hrambo, programsko opremo, storitvami e-hrambe in spremljevalnimi storitvami, kot so pretvorba, odbiranje in uničevanje gradiva.

KAJ PRAVI O HRAMBI ZAKON

Temeljna načela omenjenega zakona so trajnost gradiva, nespremenljivost in integralnost gradiva, njegova urejenost ter dokazljivost izvora dokumentarnega gradiva. Zakon še veleva, da mora biti gradivo oziroma reprodukcija njegove vsebine ves čas trajanja hrambe zavarovana pred izgubo ali okrnitvijo celovitosti ter dostopna pooblaščenim uporabnikom.
V delu, ki se nanaša na hrambo gradiva v elektronski obliki, pa zakon razlikuje med izvirnim dokumentarnim gradivom v digitalni obliki, ki je nastalo v elektronski obliki, ter med zajetim gradivom v digitalni obliki, ki je izvirno nastalo v fizični obliki. V prvem primeru mora varna hramba izvirnega dokumenta omogočati dostopnost izvirnega gradiva, uporabnost ali zmožnost reprodukcije gradiva ter celovitost oziroma nespremenljivost reprodukcije vsebine izvirnega gradiva. Hramba zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki pa poleg zgornjih zahtev predvideva še izpolnjevanje pogoja avtentičnosti oziroma dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva.

NAČINI SHRANJEVANJA PODATKOV

Podjetje, ki se odloči za elektronsko hrambo, ima v večini primerov opravka z dvema načinoma hrambe. Prva zajema gradivo, ki že obstaja v papirnati obliki, pa ga podjetje želi zaradi nižjih stroškov in hitrejšega dostopa pretvoriti v elektronsko gradivo. Drugi način pa je hramba dokumentov, ki so že nastali v elektronski obliki. V prvem primeru zahteva postopek precej tehničnih sredstev in znanja, saj imajo podjetja v večini opravka z velikimi količinami tovrstnega gradiva, ki ga je treba pretvoriti, varno shraniti in zagotoviti njegov nadzor. Zaradi obvladovanja stroškov je pretvorbo smiselne količine dokumentov bolje zaupati ponudnikom, ki svoje delo opravijo strokovno in zanesljivo.
Drugače je s sprotno digitalizacijo dokumentov, ki bodo glede na počasnost prilagajanja poslovanja mnogih družb in javnih ustanov še lep čas temelj poslovanja. To bodo podjetja opravljala sama, s pomočjo rešitev za digitalizacijo. Ponudniki shranjevalnega prostora pa bodo tako pripravljeno dokumentacijo še vedno varno shranili in zagotovili hiter dostop do nje. Z gradivi, ki so že v elektronski obliki, načeloma ni težav, saj jih je precej enostavneje upravljati. Pogovarjati se o možnosti nadomestitve papirja v celoti je za mnoge tabu, saj se večina pomembnih dokumentov še vedno podpisuje ročno, elektronski podpis pa se uporablja v manj kot deset odstotkih primerov. Ironično je tudi, da v slovenski javni upravi še vedno plačujejo ljudi, da tiskajo prispelo elektronsko pošto in jo arhivirajo v preživetih fasciklih.
Ko govorimo o shranjevanju podatkov, ne moremo mimo dejstva, da zakonodaja predvideva časovne okvire, v katerih mora biti shranjeno gradivo na voljo. Pri tem je treba upoštevati, da tehnološki napredek zahteva neprestano prilagajanje elektronskih arhivov zaradi spremenjenih zapisov dokumentov in programske opreme za delo z njimi. Obnavljanje pa zahtevajo tudi elektronsko podpisani dokumenti, katerih podpis ima omejeno veljavnost. Razlog več, da se elektronsko hrambo dokumentov zaupa tehnološko visoko razvitim podjetjem, ki jih tudi v Sloveniji ne manjka. Nekatera se s to dejavnostjo ukvarjajo že dlje časa, druga pa so se pojavila šele z novo zakonodajo, ki je to področje uredila tudi pravno formalno. V nadaljevanju predstavljamo še svežo storitev eHramba.si.

eHramba.si

Podjetji ZZI in SETCCE sta nedavno predstavili celovito storitev elektronske hrambe dokumentov eHramba.si, ki omogoča stroškovno učinkovito trajno hranjenje poslovne dokumentacije. Storitev je namenjena podjetjem vseh velikosti in dejavnosti, ki želijo doseči neposredno zniževanje stroškov operativnega poslovanja ter znižanje stroškov komunikacije s strankami in partnerji. Poleg razbremenitve lastne infrastrukture in poslovnega informacijskega sistema pa jim storitev omogoča optimiranje poslovnih procesov.
eHramba.si je v celoti plod domačega znanja, ZZI, podjetje za razvoj poslovne informatike, pri tem zagotavlja tehnološki temelj za dolgoročno hranjenje dokumentacije in sistema za njeno uporabo v poslovnih procesih, SETTCE, tehnološki center za razvoj varnosti v telekomunikacijskih sistemih, pa z lastnimi programskimi rešitvami skrbi za avtentičnost hranjenja dokumentov in varno dostopanje do njih. Pri razvoju sta sodelovali tudi podjetji SIMT in Perenič svetovanje, prvo pri vzpostavljanju programskega nadzora, drugo pa na področju zakonskih izhodišč. Podjetji ZZI in SETTCE sta storitve elektronske hrambe vključili tudi v svoje programske rešitve elektronskega poslovanja.
Varnost in dostopnost podatkov v sistemu eHramba.si zagotavljata varna lokacija in pa vzporedna infrastruktura na rezervni lokaciji, za zagotavljanje neprekinjene dostopnosti v primerih, ko bi bili podatki na temeljni lokaciji zaradi kakršnihkoli dejavnikov ogroženi. Storitev oddaljene elektronske hrambe deluje v skladu s predpisi, zajetimi v ZVDAGA, Zakonu o elektronskem podpisu in podzakonskih aktih, zato podjetij ne obremenjuje s postopki pridobivanja dovoljenj za prehod na izključno elektronsko arhiviranje.

KOMU JE STORITEV NAMENJENA?

Storitev, kakršna je eHramba.si, uporabljajo zlasti podjetja, ki sledijo trendom sodobnega poslovanja. Prilagojena je organizacijam, ki poslujejo s pomembnimi dokumenti različnih obsegov, obvezna pa je za vse, ki poslujejo z elektronsko dokumentacijo (e-računi, e-pogodbe...). Zakonodaja ima za hrambo digitalno podpisanih dokumentov posebne zahteve, ki jih eHramba.si dosledno upošteva.
Ne glede na uporabljeni poslovni informacijski sistem v podjetju in druge poslovne aplikacije, je posredovanje in pregledovanje dokumentov v elektronskem arhivu omogočeno neposredno, spletna aplikacija pa zagotavlja dostop s poljubne lokacije. Sistem pooblastil zagotavlja strogo tajnost hranjenih dokumentov in spremljanje aktivnosti nad dokumenti. Osnovni nabor funkcionalnosti pa omogoča vnos dokumentov z ustreznimi opisnimi podatki in njihovo klasifikacijo, upravljanje in nadzor nad spremembami.
Odločitev za popolno digitalizacijo poslovnih procesov ni enostavna, vendar lahko podjetju prinese tolikšne prednosti, da se naložba povrne v zelo kratkem času. Pri tem je pomembno, da podjetje pridobi vse potrebne podatke s strani strokovnih svetovalcev, ki so jim v nadaljevanju sposobni najbolje ponujati učinkovito podporo od načrtovanja in prek izvedbe hrambe dokumentov, pa vse do upravljanja elektronskega arhiva. Zaupanja vredno partnerstvo, ki je povod za dolgoročno naložbo v varno prihodnost.

Tomaž Lukman