Ker je omenjeni nadzor zelo zahtevna naloga, še toliko bolj v dandanašnjem preobilju informacij, se v zadnjih letih veliko organizacij odloča celo za vpeljevanje nove delovne funkcije, ki se ji navadno reče informacijski delavec (knowledge worker). Učinkovito upravljanje informacij, se pravi tudi kakršnih koli dokumenov, v kakršnikoli obliki in v kakršnikoli organizaciji pa pomeni omogočiti, da so prave informacije na voljo pravim ljudem ob pravem času. Pa je slednje brez uporabe papirja res (že) mogoče?
PAPIR, PISARN VLADAR
Najprej si poglejmo nekaj številk, ki bi jih lahko tudi mirne duše malce napihnili, saj so iz davnega leta 2007. Davnega zato, ker je bilo takrat v obtoku pol manj informacij, kot jih je danes, objavljamo pa jih iz preprostega (in težko pojasnljivega) razloga, ker novejših raziskav preprosto ni. Tipični pisarniški delavec je v letu 2007 po podatkih iz raziskave podjetja Omtool porabil povprečno 40 % svojega časa za iskanje informacij. V povprečni organizaciji je bilo natisnjenih 19 kopij vsakega dokumenta, eden na vsakih dvajset pa se je izgubil. Za poustvarjanje tega je bilo namenjenih povprečno 20 USD. A to so prejkone hudo prenizke številke. Podjetje s 100 zaposlenimi t. i. informacijskimi delavci, kjer vsak med njimi tedensko porabi tri ure za poustvarjanje ali iskanje izgubljenega ali založenega dokumenta, letno namreč tako porabi prek 150.000 evrov!
Po še starejših podatkih (iz časov, ko je bilo na svetu približno osemkrat manj podatkov kot danes) analitske hiše Gartner je povprečen dokument kopiran 9- do 11-krat, medtem ko naj bi iskanje založenega dokumenta stalo okrog 120 takratnih USD.
Nedavna raziskava, ki jo je naročilo podjetje Hewlett-Packard, je pokazala, da pisalo, papir in tiskana gradiva ostajajo temeljna orodja za podporo procesom odločanja v malih in srednje velikih podjetjih po Evropi. Kar 84 odstotkov zaposlenih med 16. in 24. letom namreč pri ključnih odločitvah vedno ali pogosto uporablja natisnjene ali napisane dokumente. Povprečje v vseh starostnih skupinah je 77 odstotkov, v najstarejši starostni skupini od 55 do 64 let pa pri odločitvah to gradivo uporablja le 59 odstotkov zaposlenih.
Svet brez papirja je torej še daleč, a veliko podjetij in drugih organizacij se je vsaj začelo približevati »manj papirnatemu« idealu. Rešitve za elektronsko upravljanje dokumentov so le del prizadevanj za zmanjševanje količin odpadnega papirja, kamor spadajo še uvajanje elektronskih plačilnih instrumentov, elektronske vstopnice in druge podobne tiskovine in še mnogo drugega. Kot pri mnogih drugih zelenih tehnologijah, o katerih je v zadnjem času toliko govora, pa najpomembnejši vpliv bržčas ni zmanjševanje količine posekanih dreves ali ogljikovih izpustov v ozračje (četudi le uporaba enega zavitka recikliranega papirja namesto navadnega pomeni 3 kg CO2 manj v zraku; glej www.stopglobalwarming.org/), temveč gre predvsem za večjo učinkovitost in sledljivost, večjo kontinuiteto in varnost ter ne nazadnje seveda nižje stroške tiskanja in pošiljanja. Za boljšo predstavo: pred dvema letoma so ameriška podjetja za direktno pošto potencialnim in obstoječim kupcem porabila okrog 800 milijard USD. Predstavljajte si, kakšne prihranke bi prineslo že četrtinsko zmanjšanje poslane papirnate pošte.
Eden od očitnejših načinov varčevanja s papirjem je tudi zmanjševanje obsega vseh odvečnih podatkov in kopij, ki jih generirajo uporabniki. Po nekaterih ocenah povprečni zaposleni na leto za nepotrebno tiskanje porabi za okrog 85 USD papirja in črnila. Rešitev je preprosta in tudi že na voljo, a je iz nejasnih vzrokov še ne moremo zaslediti v ravno vsaki pisarni. Gre za programsko opremo, ki analizira vsako tiskalniku poslano stran ter preveri, ali so na njej najpogostejši »odpadki«, ki jih nikoli niti ne pogledamo, kaj šele beremo – denimo strani, ki vsebujejo zgolj URL-naslov ali oglasno pasico, pravni žargon, ki ga navadno zasledimo na koncu dokumentov, in podobno. Ne glede na močno in očitno finančno utemeljeno željo korporacij po premiku v smeri brezpapirne pisarne pa papir ostaja eden ključnih delov informacijske infrastrukture vsake organizacije. Še vedno namreč predstavlja del večine poslovnih procesov in je kot tak združljiv in komplementaren z digitalnim tokom dokumentov.
KATERE POTI Z MANJ PAPIRJA LAHKO UBEREMO?
Preverili smo, kako lahko stroške papirja in s tem poslovanja znižujemo pri nas. O tem ter o težavah in prednostih drugih načinov obvladovanja dokumentacije smo povprašali vodilne ponudnike tovrstnih rešitev na našem trgu, pregled njihovih odgovorov pa boste našli v nadaljevanju. V zvezi s tem je na mestu opozorilo, da je na področjih, kakršno je elektronsko upravljanje dokumentov (kjer je cena naložbe izražena samo v prihrankih po načelu »kaj bi bilo, če bi bilo«), upravičenost naložbe bolj raztegljiv pojem kot sicer v projektih IT, vplivi uvajanja pa zelo daljnosežni, saj se dotikajo pravzaprav čisto vsake informacije, ki gre v podjetje ali iz njega. Zato spodaj navedeni odgovori ponudnikov nikakor niso namenjeni odločanju, temveč zgolj pregledu čim večjega števila kompetentnih mnenj o določeni problematiki.
KAJ PRAVIJO PONUDNIKI REŠITEV
Kakšen je pri vašem podjetju videti osnovni izračun upravičenosti vpeljave sistema za upravljanje dokumentov? Z drugimi besedami, če bi bili vi kupec, kako bi se prepričali, da je vaša rešitev vredna časa, truda in denarja?
Canon: Zastavili bi preprosta vprašanja kot so: Ali imate narejeno strategijo upravljanja dokumentov? Ali porabite za priklic pogodbe, računa ali dobavnice več kot 5 sekund? Ali veste, da 40 % najdenih dokumentov vsebuje občutljivo vsebino? Ali veste, kolikšen je strošek vašega arhiva? Ali veste da je 90 % podjetij, ki je izgubilo dokumente v požaru, propadlo? Ali veste, da dostavnik poštnih pošiljk, ki tedensko prevozi 400 km, letno izpusti v okolje 5,5 tone CO2?
Comtech: Pri izračunu stroškov ne gre vedno preprosto, razen morda pri nekaterih dejavnostih, kot so trgovina na debelo in podobne, ki se srečujejo z velikimi količinami izdanih dokumentov ter porabijo veliko papirja in tiskalniškega materiala. Pri drugih dejavnostih, kjer ni veliko izhodnih dokumentov, je ugotavljanje stroškov malce težje, saj je poraba materiala majhna, treba pa je ugotoviti, kje so ozka grla in kje se stroški (denimo poraba časa in podobno) pojavljajo.
Gama System: Raziskave so pokazale, da povprečno podjetje naredi 19 kopij vsakega dokumenta, izgubi enega od 20 dokumentov ter porabi 25 ur za ponovno izdelavo izgubljenega dokumenta, 400 ur letno za iskanje založenih dokumentov, uporabniki pa 50 % svojega časa namenijo za iskanje in le 5–15 % časa za branje informacij/dokumenta.
Rezultati so videti logični. Povsem drugo vprašanje je, ali vsaj približno odražajo stanje v prav konkretnem podjetju in so tako kakovostna podlaga za odločanje. V našem podjetju še nismo prišli do izračuna upravičenosti vpeljave sistema za upravljanje dokumentov. Najpomembnejši vzrok je dejstvo, da je naš sistem za upravljanje elektronskih dokumentov Gama System eDocs zasnovan za podporo poslovanju z vsemi dokumenti v organizaciji – tako tistimi, ki jih obdelamo znotraj sistema za obvladovanje elektronskih dokumentov (jedro rešitve), kot tudi uvoženimi iz drugih sistemov in okolja, vključno z zajemom dokumentov preko skenerja.
Če torej primerjamo stroške naše rešitve za npr. podporo likvidaciji računov, naša rešitev že danes pokriva tako likvidacijo prispelih računov na papirju in zajemu teh preko optičnega bralnika, kot tudi likvidacijo v elektronski obliki prispelih računov. In smo zaradi celovite rešitve na tej točki dražji od na slikah temelječih rešitev. Povsem druga slika je glede stroškov uvedbe naslednjega procesa/vrste dokumentacije. Največkrat je treba dokupiti le nekaj uporabniških pravic ali pa sploh nič in je edini strošek svetovanje za drugo vrsto dokumentacije, npr. dokumentacijo ISO. V tem primeru pa smo visoko konkurenčni prav vsem ponudnikom na trgu.
Hewlett-Packard: Izračun upravičenosti je izredno odvisen od panoge in specifičnih zahtev kot tudi od obstoječega stanja. Med glavnimi prednostmi, ki jih prinašajo sistemi za upravljanje in zajem dokumentov. so povečana storilnost zaposlenih, skrajšan čas obdelave ter zagotavljanje skladnosti z zakonodajo glede varovanja podatkov.
Seveda pa je treba upoštevati negativne učinke, če podjetje ne vpelje sistema za celovito upravljanje dokumentov. Podjetje Gartner, na primer, sodi, da shranjevanje povprečnega dokumenta stane 20 USD, iskanje papirnatega dokumenta, ki ni bil pravilno shranjen pa za podjetje ustvari stroške v višini 120 USD.
MFC.2: Ne prodajamo storitev na ključ, ampak po naročilu. Najprej izvedemo študijo upravičenosti oziroma smotrnosti prehoda na sistem za upravljanje dokumentov in za naročnika poiščemo zanj najugodnejšo rešitev. Sistem za upravljanje dokumentov oz. brezpapirno poslovanje ima praviloma naslednje prednosti, vsaka od njih pa ima v različnih okoljih lahko večjo ali manjšo težo:
hiter in enostaven dostop do dokumentov,
nadzor nad dostopom in preprosto upravljanje dokumentov,
varnost pred uničenjem (varnostna kopija),
zmanjšanje arhivskega prostora in nižji stroški poslovanja,
osrednji arhiv vseh dokumentov,
lažja izmenjava dokumentov.
Poleg tega obstaja nekaj tipičnih vprašanj, ki bi si jih moral postaviti vsakdo, ki vpeljuje DMS:
Koliko dokumentov, s katerimi imate opravka vsak dan, je pomešanih ali izgubljenih?
Koliko časa porabite za iskanje teh dokumentov?
Koliko časa porabite za razvrščanje in razpošiljanje dokumentov?
SRC: Pri izračunu upravičenosti upoštevamo količino fizičnih dokumentov v obtoku, čas, potreben za iskanje teh, upravljanje procesa, stroškov kopiranja, vzdrževanja opreme, stroške fizičnega arhiva, tveganje izgube pomembnih dokumentov ... Rešitev temelji na sodobni tehnologiji, uvesti jo je mogoče hitro, je uporabniku prijazna, nadgradljiva, cenovno ugodna in preprosta za uporabo ter omogoča integracijo z drugimi rešitvami.
Kakšne so izkušnje vaših uporabnikov, predvsem v smislu prihrankov v primerjavi s papirnim sistemom poslovanja?
Canon: Po naših izkušnjah se naložba povrne v povprečju med 6 in 8 meseci. Uporabniki storitev predvsem spijo brez skrbi. Poveča se storilnost zaposlenih, saj se lahko popolnoma posvetijo poslovno kritičnim nalogam.
Comtech: Izkušnje naših uporabnikov so zelo različne. Nekateri so se dokaj hitro odpovedali dokumentaciji v papirnati obliki, nekateri pa še kar vztrajajo tudi pri klasični obliki. Naročnikov ne silimo, naj prekinejo z uporabo klasične oblike, jim pa to vsekakor priporočamo in svetujemo.
Gama System: Problematika prihrankov je večplastna, težko je zajeti vse prihranke, kaj šele pravilno ovrednotiti. Velikokrat so pohitritve procesov tisti učinek, ki prinese še največjo korist, pa to ni prihranek, ki bi se izražal na način, da smo zato prihranili pol delovnega časa zaposlenega!
Hewlett-Packard: Imamo kar nekaj primerov uspehov, ki so jih stranke dosegle z uvedbo naših rešitev. Podjetje Global Retail & Investment Bank je ključne delovne tokove skrajšala za 30 do 50 odstotkov, obenem pa za dvakratno količino dela potrebujejo le 50 odstotkov zaposlenih pred uvedbo rešitve. Banka Riyad Bank je z uvedbo digitalnega zajema in pošiljanja dokumentov svoje stroške zmanjšala za milijon USD na leto, ker jim ni več treba pošiljati dokumentov iz posameznih podružnic.
MFC.2: Poleg neposrednega finančnega prihranka so praviloma pomembnejši težje neposredno merljivi prihranki v poslovnih procesih, kot so transparentnost, sledljivost, celovitost, razpoložljivost, popolnost poslovanja z dokumentarnim gradivom, nadzorovan in beležen dostop do dokumentov, preprosto posredovanje in kopiranje dokumentov, dokument je na voljo takoj, brez nepotrebnega iskanja …
SRC: Prihranki strank so veliki, področja, kjer prihranijo, pa številna: od zmanjšanja količine papirnih dokumentov v obtoku prek zmanjšanih stroškov za tiskanje, kopiranje, vzdrževanje in oskrbovanje teh naprav, distribucijo in tako naprej pa vse do zelo velikih prihrankov pri času, potrebnem za obdelavo dokumentov (procesiranje delovnih tokov) kot tudi in še posebej pri iskanju dokumentov.
Ali uporabniki po uvedbi in uvajanju (torej ko je zadeva že v produkciji) dejansko nehajo uporabljati papir?
Canon: Pisarna brez papirja je še vedno mit. Papir še vedno prevladuje v večini organizacij in tretjina dokumentov se med osebami prenaša v papirni obliki (pošta, faks). Vendar pa je rast informacij veliko hitrejša od rasti dokumentov v papirnati obliki. Strošek distribucije dokumentov je po raziskavi IDC znaten in znaša tudi do 3 % celotnega prometa podjetja. Samo pomislite, koliko vaše podjetje porabi za distribucijo dokumentov znotraj podjetja.
Comtech: Papirja se nekateri zelo težko znebijo. Navada je železna srajca.
Gama System: Dejansko se količina dokumentov na papirju drastično zmanjša, ni pa moč trditi, da stranke dejansko preidejo na popolnoma brezpapirno poslovanje. So pa v službah še ljudje, ki preprosto ne funkcionirajo brez papirja, predvsem takšni z zelo dolgim delovnim stažem. Nekdo, ki je odličen sodelavec na določenem področju, npr. vodja proizvodnje in je dve leti pred upokojitvijo, preprosto pove, da se ne bo učil računalništva. Natanko ob eni takšni izkušnji smo sprejeli odločitev, da v sistem vključimo tudi funkcionalnost obvladovanja dokumentov na papirju, čeprav smo na začetku zastavili razvoj rešitve brez papirja. Je pa to izrecno le informativna kopija, original je dokument v elektronski obliki.
Poudarjamo, da je sistem nastavljiv. V sistemu lahko zaklenemo pravico tiskanja in s tem preprečimo dejansko uporabo papirja; vprašanje pa je, ali je tako zaklenjen sistem uporaben v konkretnem primeru. Skratka, sodimo, naj se sistem zaklepa po pameti, če pa eden izmed 50 uporabnikov še uporablja papir, to ni nič slabega. Pomembnejše je, da ob upokojitvi tega uporabnika njegovemu nasledniku preprosto na enem mestu »odstranimo kljukico«, kar pomeni, da bo naslednik dobival dokumente le v elektronski obliki. In ta prilagoditev vzame skrbniku sistema le slabo minutko.
Hewlett-Packard: V podjetju HP pri upravljanju dokumentov uporabljamo izredno pragmatičen pristop, ki upošteva realnost na trgu. Čeprav si podjetja želijo odstraniti papir iz poslovanja, ostaja dejstvo, da se zaposleni pri delu še vedno zanašajo na tiskane in papirnate dokumente. Raziskave so na primer pokazale, da kar 84 odstotkov zaposlenih med 16. in 24. letom starosti v malih in srednje velikih podjetjih pri ključnih odločitvah vedno ali pogosto uporablja natisnjene ali napisane dokumente. A kljub temu ne želijo izpustiti priložnosti za racionalizacijo poslovanja in zmanjšanje stroškov. V HP-ju smo zato usmerjeni na rešitve, ki podjetjem pomagajo zagotoviti učinkovito razmerje med elektronskimi in papirnatimi dokumenti, ne da bi ob tem vplivali na delo zaposlenih. Ponujamo celovito paleto strojne opreme za zajem ter distribucijo digitaliziranih dokumentov, ki omogočajo visoke prihranke.
MFC.2: Dejansko nehajo uporabljati papir v okviru določenega poslovnega procesa, če je bil ta ustrezno pokrit z uvedbo elektronskega poslovanja. Popolno pokritje vseh poslovnih procesov tako pa je težko upravičeno, tako da praktično vsako podjetje tudi po uvedbi elektronskega poslovanja v določeni meri še vedno uporablja tudi papir.
SRC: Običajno je tako, da večina podjetij želi še nekaj časa po uvedbi sistema vzporedno voditi dokumente v papirni in elektronski obliki, največkrat »za vsak primer«. Nekatera podjetja pa, seveda tiste vrste (papirnih) dokumentov, ki jih smejo, tudi sproti, takoj po zajemu in pretvorbi v elektronsko obliko, odbirajo in uničujejo. Za zdaj pri nas verjetno še ni podjetja, ki bi v celoti prešlo na brezpapirno poslovanje in tako popolne »paperless office« verjetno še nekaj časa ne bo.
Je pa res, da se po uvedbi sistema eDMS, papirnati dokumenti po zajemu in obdelavi samo še arhivirajo v fizični arhiv (in ne uporabljajo v procesih). Sami postopki (procesi, delovni tokovi) potekajo v celoti v elektronski obliki.
Moj mikro, Maj 2009 | Boštjan Klajnščak
