Dokler nam tak način ustreza, nimamo potrebe po zbirki podatkov, kot je Access. Ko pa nastopi čas, da želimo od podatkov več, se bomo odločili za prehod. Pravi čas za prehod bomo zaznali sami. Morda se bodo podatki v preglednici v Excelu ponavljali, njihovo iskanje bo zahtevno, po enem letu bomo imeli veliko zavihkov, spoznali bomo, da se postopki venomer ponavljajo, ugotovili bomo, da nimamo pravega pregleda nad podatki skozi daljše časovno obdobje, na primer za obdobje dveh ali več let, podatke bi radi delili še s kom. To so znaki, da potrebujemo enovito zbirko podatkov, kjer bo vsak podatek vnesen le enkrat, med podatki pa bodo vzpostavljene primerne povezave. Takšen podatkovni model bomo nadgradili v program, pripravili eno ali več spletnih strani, na podlagi osnovnih podatkov izračunavali nove informacije.

KORISTI ANALIZE POTREB IN VREDNOST PODATKOV

Priprava zbirke podatkov ni tako preprosta, kot se zdi na prvi pogled. Vseeno pa ni tako kompleksna, da se ne bi splačala ali povrnila truda, vloženega v njeno pripravo. Zahteva le pravilen pristop, dovolj časa za razmislek in analizo realnih potreb ter nekaj realnih podatkov za vnos. Prav s takojšnjim vnosom bomo nastajajoči podatkovni model testirali že v obdobju nastajanja, obenem pa bomo imeli dejanske podatke na voljo v drugem koraku – pripravi drugih objektov zbirke podatkov oziroma ob začetku dejanske uporabe.

Namizne zbirke podatkov nam ob tabelah namreč ponujajo vse potrebne objekte za pripravo celovitega programa. In tako je tudi v pri zbirki podatkov Access. To so informacijski pogledi ali preprosteje poizvedbe, obrazci, poročila, spletne strani in ne nazadnje programska koda. Teh objektov praviloma ne oblikujemo, dokler podatkovnega modela zbirke podatkov ne oplemenitimo z vsemi lastnostmi, ki nam bodo pozneje še kako koristile pri hitri pripravi programa. Raje bomo v več iteracijah vnašali dejanske podatke, izvajali potrebne podatkovne spremembe, preverili podatke in jih po potrebi dopolnili. Kaj bomo s tem pridobili? Najboljšo osnovo za en ali več programov (npr. preprost program za vnos podatkov, program za iskanje podatkov, program za analizo podatkov, spletno aplikacijo). In seveda, kar je najpomembnejše – vsi podatki bodo že v zbirki podatkov.

V sistemu zbirke podatkov so podatki oplemeniteni tako, da je močno povečana njihova uporabnost in tako tudi vrednost. Možnosti uporabe organiziranih podatkov je tako rekoč neomejena in prav zato je nadvse koristno, da se naučimo svoje podatke organizirati in čim koristneje uporabljati.

Rečemo lahko, da so podatki v sistemu zbirke podatkov strnjeni v znanje.
Znanje je moč. (Sir Francis Bacon)

Moj mikro, Marec 2010 | Štefan Hozjan |