NALOGE V ŠTIRIH PREDALČKIH ALI MATRIKA NUJNO/POMEMBNO

Razvrstitev na podlagi lastnosti v štiri kategorije (predalčke) je pri različnih analizah in raziskavah zelo pogosta. Štiri skupine ponazorimo v obliki grafa, kjer dve lastnosti nanesemo na os x, dve pa na os y. Ponazoritve se uporabljajo v ekonomiji, politiki, psihologiji … in seveda tudi pri organizaciji časa. Naj ponazorimo z nekaj primeri, recimo s samopodobo in mnenju o drugih. Dobimo štiri možne kombinacije. Jaz v redu/Ti v redu (tisti ki ima pozitivno mnenje do sebe in do drugih) je »princ« oziroma »princeska«, »nastopač« ima pozitivno mnenje o sebi in negativno o drugih, »mila jera« ne ceni sebe, poveličuje pa druge, »žaba« pa je nezadovoljen z vsem svetom, tako s samim seboj kot z drugimi. Glede na stopnjo rasti in tržni delež pri prodaji izdelkov (visoka in nizka stopnja rasti ter velik in majhen tržni delež) podjetja ločijo vprašaje (visoka stopnja rasti, majhen tržni delež), zvezde (+,+), molzne krave in uboge pse (nizka rast, majhen tržni delež). Če se dva spuščata v drzno razmerje in sta oba pametna, bo to romanca, če sta oba neumna, afera, vmesni različici pa sta še poroka in nosečnost, bolj za šalo kot zares!

In zdaj k pomembnosti opravil, ki jih moramo narediti v omejenem času, določenem številu sekund, ki neusmiljeno tiktakajo. Temu učeno rečemo kvadrant upravljanja s časom. Ključna lastnost uspešnih ljudi je obvladovanje aktivnosti, s katerimi se ukvarjajo dnevno, mesečno, letno …, aktivnosti, ki jih počnejo v življenju. V kvadrantu upravljanja s časom aktivnosti razdelimo na pomembne in nepomembne ter na nujne in manj nujne.

Vedno se najprej lotimo aktivnosti, ki so nujne in pomembne. Nujno pomeni, da zahteva takojšnjo pozornost. Pomembnost pa ima opraviti z izidi. Pomembnost matematično izračunamo kot produkt prednosti in pomembnosti. Teh aktivnosti ne smemo odlašati, ukrepati moramo takoj, saj prinašajo bistvene pozitivne posledice za kakovost našega življenja (stvari, ki nam zagotavljajo vire za preživetje, tekoče opravljanje poslovnih in domačih obveznosti, poslovni sestanki, pozornost do oseb, s katerimi smo povezani …). V službi se ukvarjamo z zadevami, ki so nujne in pomembne, kot merilo pa štejeta le kakovost in učinkovitost. Nujne in pomembne so tudi krize (neaktivnost lahko pomeni veliko škodo), neodložljivi problemi in aktivnosti, ki imajo postavljene roke (»deadline«).

Potem pridejo na vrsto stvari, ki niso nujne, a so pomembne. Tu ni potrebe po takojšnem ukrepanju, dolgoročno pa te dejavnosti prispevajo največ h kakovosti našega življenja (osebna rast, branje knjig, nadgradnja znanj in veščin, povečanje časa za družino, konjičke, iskrene prijatelje, skrb za psihofizično sprostitev …). Učinkoviti ljudje največ časa preživijo v drugem kvadrantu, ki je jedro uspešnega obvladovanja samega sebe.

Nujne in nepomembne aktivnosti so največji »tatovi« časa in energije in nam povzročajo motnje. Te stvari seveda lahko počnemo, moramo pa se vprašati, koliko časa in kdaj. Če imamo veliko »gužvo« in smo pod stresom, jih velja zelo omejiti (pretirano reševanje težav sodelavcev, prijateljev, sorodnikov …, takojšnje odgovarjanje na nepomembno elektronsko pošto, telefonski razgovori s prijatelji v službenem času, pogovori s sodelavci o politiki, slabih novicah …, branje, gledanje in poslušanje »trač« oddaj …).

Če so nam navedene stvari še kdaj potrebne in koristne, pa moramo opustiti nepomembne in nepotrebne stvari, ker v naše življenje ne vnašajo nobene koristi. So nepotrebne in so zapravljanje časa in energije (računalniške igrice, trač novice, verižna elektronska sporočila, spletni forumi in socialna omrežja, vsakokratno spremljanje novic v več medijih, gledanje »žajfnic«…). Ljudje, ki so stalno v četrtem kvadrantu dejavnosti, so neodgovorni in neučinkoviti. Važno pa je, da jih prepoznamo.

Največji izziv vsakega posameznika je kritično ovrednotenje aktivnosti, ki so nujne in nepomembne ter nenujne in nepomembne. v teh dveh kvadrantih je največja rezerva časa in energije. Fraza: »Nimam časa!« je dejansko le fraza. V resnici imamo vsi vsak dan na voljo 24 ur, nič več in nič manj. Učinkovitost in polnost življenja posameznika pa je odvisna od tega, kako s časom upravljamo in čemu ga namenjamo. Porabljajmo ga za stvari, od katerih imamo dejansko korist!

PARETOVO NAČELO 20/80

Paretovo načelo je odkril Vilfredo Pareto, italijanski ekonomist in sociolog. Pojav, da 20 odstotkov vzrokov povzroči 80 odstotkov posledic, je odkril že davnega leta 1906. Paretovo načelo trdi, da se je treba osredotočati na 20 odstotkov najpomembnejših nalog, saj nam to prinese 80 odstotkov učinka. Z izvajanjem 80 odstotkov preostalih nalog pa pridobimo le še 20 odstotkov izidov. Ta trditev velja na najrazličnejših področjih:

• 20 % strank ali blaga prinese 80 % prihodkov;
• 20 % časopisa vsebuje 80 % novic;
• 20 % časa na sestankih da 80 % sklepov;
• 20 % dela za delovno mizo omogoča 80 % delovnega učinka.

Najboljši način, da ugotovimo 20 odstotkov najpomembnejših nalog, je ta, da jih razvrstimo po pomembnosti. Pomembno je, da najprej določimo večje in težje, dolgoročne prednostne naloge. Če so te jasne, se veliko laže odločamo o vsakodnevnih, kratkoročnih. Ker se zavedamo svojih dolgoročnih ciljev, bolj motivirano izvajamo naloge za uresničevanje teh ciljev (vprašamo se, za katero nalogo bi se odločili, če bi lahko izvajali samo eno, dve, tri …).

METODA ABCDE

Metoda ABCDE je učinkovit način postavljanja prednostnih nalog, tehnika postavljanja prioritet, ki jo lahko uporabljamo pri izvajanju vsakodnevnih aktivnosti. Prednosti te tehnike so preprostost, razumljivost in učinkovitost. Vsaki nalogi s seznama aktivnosti, ki jih moramo opraviti naslednji dan, teden, mesec …, zapišemo eno izmed črk ABCDE.

Naloga A je tista naloga, ki jo moramo opraviti, sicer nas bodo doletele posledice. Sem spadajo najpomembnejše naloge, ki so navadno najbolj zoprne in najtežje, saj zahtevajo veliko energije in potrpljenja. Če je nalog A več, jim dodamo še številke (1, 2, 3 …). Naloga A-1 je seveda najpomembnejša.

Nalog B se lotimo, ko opravimo vse naloge A. Naloge B bi morali narediti. Če niso narejene, so posledice za nas ali za druge manj hude.

Naloge C so tiste, ki bi jih bilo dobro opraviti, vendar ne bo prav nobenih posledic, če jih ne bomo. Pri nalogah C se vprašamo: »Česa mi ni treba narediti?« C-je še enkrat pregledamo in jih skušamo čim več prečrtati (spremeniti v E). Tiste C-je, ki si jih ne upamo črtati, a jih lahko brez škode odložimo za nedoločen čas, zapišemo na poseben seznam, ki ga pregledamo enkrat mesečno. Običajno se po tolikem času izkaže, da lahko večino teh nalog zavržemo. Tako si pridobimo kar precej časa za opravljanje pomembnejših nalog.

Naloge D so tiste, ki jih lahko naložimo drugim. Drugim naložimo čim več nalog, da nam bo ostalo več časa za naloge A, ki jih moramo opraviti sami.

Naloge E lahko brez škode odstranimo s seznama. Lahko da so bile pomembne nekoč, zdaj pa niso več.

METODA REZANJA SALAME

Razlog odlašanja velikih nalog je v tem, da se zdijo ogromne, zapletene in čisto neizvedljive. Ta teorija temelji na trditvah, da začetek pomeni polovico opravljenega dela (Vsak začetek je težak, vendar to pomeni že polovico opravljenega dela – Aristotel) in da naenkrat ne moremo pojesti celotne kraljice mortadel, ampak jo moramo narezati na tanke rezine. Povsem podobno obsežno nalogo razdelimo na manjša opravila, ki jih potem opravljamo postopoma, enega za drugim. Predvsem s psihološkega vidika je preprosteje opraviti eno majhno opravilo kot celotno nalogo naenkrat.

Taktika rezanja salame obsega štiri korake. Problem, nalogo, ki jo želimo opraviti, cilj oblikujemo pisno. Celotno nalogo razdelimo v manjše, delne aktivnosti. V tretjem koraku delnim aktivnostim določimo pomembnost in roke. Zadnji korak pa je seveda izvedba vseh aktivnosti in preverjanje učinka. Ko začnemo in dokončamo manjše opravilo, postanemo motivirani, da opravimo še kakšno, in tako naprej. Vsak majhen napredek nas poživi. Razvije se tako imenovani notranji pogon, ki nas motivira da vztrajamo, dokler dela ne opravimo. Vsako dobro dokončano delo pa vedno vzbudi občutke sreče in zadovoljstva, ki so sestavni del vsakega uspeha.

TAKTIKA EMENTALEC

Če smo omenjali salamo, je pošteno, da spregovorimo še o siru. Ta tehnika je zdravilo proti odlašanju pri izdelavi najpomembnejših nalog. Osnovna predpostavka »ementalca« je, da je z določenim delom vendarle možno začeti v petih minutah in manj. In ko enkrat začnemo, imamo krasno priložnost, da nadaljujemo. Pogosto pa nas ta začetek tako potegne, da resnično zagrebemo v nalogo (kaj je že rekel Aristotel?). Prednost te metode je, da sploh ni pomembno, katero nalogo si izberemo. Samo da je čim lažja in da je povezana z naporno A-1 (najvišja prioriteta) nalogo. Ključ do obvladovanja take naloge je, da z delom pričnemo takoj, čeprav imamo le 10 minut časa! Odličen način, kako začeti, je, da naporno nalogo A-1 spremenimo v »ementalski sir«, tako da vanjo zvrtamo nekaj lukenj. Te luknje so takojšnje naloge v zvezi z naporno nalogo A-1 in so po svojem značaju podobne nalogam C: zahtevajo le pet minut ali še manj časa. Za to dejavnost lahko porabimo tistih pet do petnajst minut, ki jih imamo do naslednjega opravila. Če s takojšnjo nalogo nismo postali aktivno zavzeti, je naslednji korak ta, da takoj začnemo z naslednjo takojšnjo nalogo (Lakein).

POSAMEZNIKOVA DNEVNA UČINKOVITOST

Storilnost vsakega človeka je v teku dneva izpostavljena določenim nihanjem, ki se zvrstijo v naravnem ritmu in jih lahko predvidimo. Značilna je sicer vrsta osebnostnih razlik, pa vendar je večini ljudi skupno, da je vrh delovne storilnosti dopoldne, in te ravni pozneje ne dosežemo več. Popoldne (okrog 14. ure) oziroma po kosilu se pojavi popoldanska utrujenost, od 18. do 21. ure pa se storilnost spet kratkotrajno dvigne. Dopoldne je smiselno opravljati najpomembnejše težavnejše naloge. Popoldan pa lahko koristno izrabimo za družabne stike in rutinske naloge. Pomemben vpliv ima tudi kosilo – težka, mastna hrana nas močno utrudi, saj se vsa energija usmeri na prebavo. Tudi lakota povzroči pomanjkanje energije. Če smo telesno izčrpani in se slabo prehranjujemo, to vpliva na učinkovitost našega delovanja ter komuniciranja.

UPRAVLJATI SVOJ ČAS, ŽIVETI PROAKTIVNO

Biti v življenju proaktiven pomeni prevzemanje pobude in odgovornosti za svoje življenje in porabljen čas, izkoristiti svoje potenciale ter imeti vajeti in moč nad svojimi odločitvami. Pomeni živeti polno in uravnoteženo življenje. Proaktivni ljudje se odločajo premišljeno, njihove odločitve izhajajo iz njihovih vrednot in načel, imajo nadzor nad stvarmi, ki se jim v življenju dogajajo. Če so še pod takim časovnim pritiskom, ostanejo mirni, zbrani in osredotočeni. Njihovo načrtovanje časa, vedenje in odločanje je torej proaktivno.

Njihovo nasprotje so eksplozivni ljudje, ki se počutijo žrtve drugih ljudi, višje sile, usode in nesreče. Prepričani so, da so glede tega povsem nemočni. Večino časa posvetijo stvarem, nad katerimi nimajo nadzora, tisto, kar bi lahko nadzorovali (na primer svoj čas) pa prepustijo naključju. Vsega so krivi drugi, vse se je zarotilo proti njim in vsi so jim nekaj dolžni ali so jim naredili krivico. Ti s svojim časom vsekakor ne znajo upravljati, pravimo, da delajo z njim »kot svinja z mehom«.

S proaktivnostjo pa se je ukvarjal že Wiliam Shakespeare, ki je že takrat spraševal »biti ali ne biti«, čeprav ni imel mobilnega telefona, prenosnega računalnika in interneta. Dan je imel tudi takrat 24 ur, sekunde pa so glede stresa in življenjskega tempa vsekakor »nabijale« malo počasneje. »Nekateri ljudje se nikoli ne postarajo. Vedno aktivno razmišljajo, so vedno dovzetni za nove ideje. Zadovoljni, vendar vedno nezadovoljni. Mirni, vendar vedno nemirni. Vedno uživajo v najboljšem, kar obstaja, in prvi odkrijejo najboljše od tistega, kar šele bo,« je razmišljal modri mož. Glede časa je Shakespeare dejal, da gre čas z vsakim drugače: z nekom v korak, z nekom v zaostanku, z nekom v teku in z nekom stoji.

ČAS JE …

… naš najdragocenejši vir. Ima omejen rok trajanja, ni ga mogoče skladiščiti ali pustiti za poznejšo uporabo. Čas je nujno potreben pri vsakem opravilu. Čas je nenadomestljiv, nič drugega ne pomaga. Nujen je za dosežke, uspeh, vzpostavljanje razmerij in odnosov. Upravljanje s časom je v resnici samoupravljanje (ne tisto od Tita in Kardelja, ampak upravljanje samega sebe), upravljanje lastnega potenciala. Časovni menedžment je spretnost, ki se je je moč naučiti, potrebno pa je veliko samodiscipline, obvladovanja samega sebe in predvsem samonadzor. Z njim določamo in nadzorujemo sosledje dogodkov in čas, ki jim ga namenjamo. Odločitve sprejemamo vsak trenutek, kaj in kako naprej. Najpomembnejša sestavina pozitivnega duševnega odnosa je občutek za samonadzor. Obvladovanje časa, svojega življenja je izbira, stvar odločitve. Način, kako uporabljamo svoj čas, določa naše življenje, naš rezultat in naše nagrade. Največja težava sodobnih zaposlenih ljudi je zapravljanje časa in s tem nenehno primanjkovanje. Dejstvo pa je, da imamo ves čas, ki je na voljo – ne manj in ne več. Vsak mora zase razviti psihologijo upravljanja s časom (potrditev, vizualizacija, igra vloge). Upravljanje s časom je naš ključ do uspeha in sreče v življenju.