Pred kratkim sem slišala dober nasvet od programerja, ki je rekel, naj o programu ne razmišljamo, kot da bi ga mi naredili ali kako menimo, da bi moral bit narejen in kako bi ga radi uporabljali, ampak naj se pustimo voditi. Da bomo tako najhitreje dojeli in imeli najmanj težav. (Morda bi bilo to lažje, če tisti, ki se je za nakup programa odločil in je največji skeptik, ne bi že na začetku nekam založil navodila za uporabo, ki bi nas lahko vodila po programu.)

In kako to poteka pri različnih tipih ljudi?

Alfa samci se bodo težko umirili do te mere, da bi jih lahko kdo drug česa naučil. Težko se sploh sprijaznijo s tem, da nekdo ve kaj več od njih in da se mu dejansko morajo s tišino podrediti in ga poslušati. Pri njih bo najbolj učinkovalo, če jim daste kar navodila v roke in jih pustite, naj stvari raziščejo sami. Ko bodo prisiljeni – res prisiljeni – kakšno stvar vprašati, po tem seveda, ko se bodo nekajkrat že zaklenili v kakšnih ukazih, takrat jim lahko razložimo samo tisto stvar. Seveda ob pohvali, kako daleč so prišli že sami in naj kar tako nadaljujejo, saj so na dobri poti.

Najhitreje bodo uporabo informacijskega sistema obvladali tisti, ki že v opisu programa vidijo rešitve, ob katerih se bodo znebili svojega odvečnega dela ali pa si tista dolgotrajna poročila skrajšali na nekaj hitrih potez. Ti vedo, da bodo kmalu na cilju in pripravljeni so na vse vire informacij: branje, tudi poslušanje in raziskovanje v internetu, pa tudi na razpravo z drugimi uporabniki. Ti se bodo naučili samo tistih odlomkov, ki se jih najbolj tičejo, kar se dela v drugih oddelkih, pa jih ne bo zanimalo. Njihov način je doseči čim večjo učinkovitost samo pri delih, za katera so odgovorni, in sicer s čim manj truda. Ponavadi so tudi najbolj zaposleni in nosijo veliko odgovornosti.

Ljudje, ki se pustijo voditi, pa z umirjenim poslušanjem sprejmejo vse informacije, ki so jim dane. Sproščeno poslušajo, kaj ima ponudnik programa povedati, skozi informacije se pustijo peljati, in če ponudnik zaide na teme, ki se njihovega dela ne tičejo, bodo vseeno vztrajali do konca, saj verjamejo, da jim tistih nekaj dodatnih podatkov lahko samo koristi. Te ljudi je mogoče vzgojiti do te mere, da res postanejo strokovnjaki za uporabo tega informacijskega sistema, saj se bodo pripravljeni pustiti voditi od informacije do informacije, in kadar koli bomo od njih potrebovali kakšno novo poročilo, ki do zdaj še ni bilo narejeno, bodo iz spomina priklicali, kje bi to lahko našli (v spominu ali v navodilih) in se spravili na delo.

Nekje sredi procesa uvajanja novega programa pa začno udeleženci ugotavljati, da bo s tem programom še več dela kot s prejšnjim! Vsi dvomijo v odločitev o nakupu in uvedbi in tako naprej. Velikokrat tudi majhna razlika v terminologiji programa vrže iz tira tiste, ki se oklepajo tistega, kar jim je znano. Nič pri novem programu jim ni všeč in že vnaprej so prepričani, da bodo imeli težave.

Redkokdaj se je zgodilo, da je bilo potem, ko so zaposleni obvladali program, dela več kot s starim programom. Seveda je veliko dela z nastavljanjem na začetku, a ko so prvi »porodni krči« mimo in ko se določijo vsa pravila, po katerih se bo delalo, potem se utegne zgoditi, da uporabniki doživijo prijetno presenečenje in sami najdejo hitre rešitve, ki jih še v navodilih ni bilo.

V letu 2006 sem napisala kolumno o izkušnji, ko si je svetovalec iz podjetja, od katerega smo kupili informacijski sistem − in ki so, mimogrede, bili tudi sosedje našega podjetja − zaračunal zelo drago uro svetovanja, najbrž s potnimi stroški, samo zato, da je po 15 minutah iskanja in poskušanja v programu vnesel eno kljukico. Tega ne bom nikoli pozabila in še danes je ta gospod v mojih očeh eden največjih nespo..... Najbrž sem se takrat odločila, da glede služenje denarja za take neumnosti raje ne bentim, ampak se ob prvi priložnosti čimprej spravim v te vode. Drugega mi ne preostane.

Opažam, da je zelo pomemben vmesni člen pri uvajanju novih informacijskih sistemov človek, ki poskrbi za komunikacijo med izdelovalcem programa in uporabnikom. Torej tehnična podpora kot komunikativno osebje, sposobno prilagajanja in z občutkom za ljudi. Menim, da bo to v prihodnosti ključni kader, ki ga bodo morala imeti vsa podjetja, ki se ukvarjajo s prodajo programskih rešitev. Danes se iščejo komunikativni prodajalci programskih rešitev, katerih vloga je najbrž aktivna do takrat, ko se sklene pogodba o nakupu. Na tehnično podporo računamo takrat, ko kaj ne deluje, ne moremo pa se zanesti na to, da bodo tehniki znali v uporabnikom prijaznem jeziku pojasniti podrobnosti glede obračunavanj in postavljanja formul. Zato takrat pač pogoltnemo kepo in pokličemo konkurenčno podjetje ter jih vprašamo, kako so se pa kaj znašli pri njih.

Objavljeno: Moj mikro, februar 2008 | Tanja Čavlovič