Ni vse v najemu dvorane, hrani, ozvočenju ter organizaciji zabavnega dela. Vsak dogodek potegne za seboj še veliko logistike, organizacije in usklajevanja, zbiranja podatkov ter medsebojnih odnosov. Prav tu lahko pride do ključnih napak, ki vplivajo na poslovanje podjetja z najpomembnejšimi poslovnimi partnerji. Ta del je mogoče poenostaviti in proces naredi učinkovitejši ter organizatorja razbremeniti dodatnega dela.

Gre za avtomatizacijo procesa vabljenja, za sisteme za registracijo, ustvarjanje podatkovnih zbirk ter za sisteme za plačilo kotizacij ali sponzorstev. V Sloveniji se v veliki meri s tem še vedno ukvarjajo tajnice in asistenti v tržnih oddelkih. Ti seveda uporabljajo staromodne načine dela, kot je na primer potrditev udeležb po vseh možnih komunikacijskih kanalih. Največja težava so te prijave na vse možne načine – po telefonu, prek elektronske pošte, po faksu ter nam organizatorjem »najljubše« omembe o udeležbi med kakšnim osebnim obiskom, kar res povzroči zmedo in vedno pride skoraj malo prepozno. Potem je tu še usklajevanje z računovodskim oddelkom, ki utegne biti hitro opravilo v manjših podjetjih, ko pa gre za tako velika podjetja, kjer se sodelavci niti ne poznajo dobro med seboj, pa vedno traja, da se to uredi.

Pa začnimo na začetku, pri procesu vabljenja. Do zdaj smo že vsi ustvarili podatkovne zbirke potencialnih oseb, ki bi jih morda želeli povabiti na dogodek. Najučinkovitejše je vabilo po elektronski pošti velikemu številu naročnikov naenkrat, ki vsebuje povezavo do obrazca za registracijo. Pri dogodkih za širše množice so zelo učinkovita vabila prek SMS-ov. Torej vabila na dogodke gostiteljev, kot so radijske postaje, ponudnikov mobilnih telefonov ter z njimi povezanih storitev in podobnih.

Sistemi za registracijo opravijo pol dela. Tam že udeleženci sami ob prijavi pripomorejo k razporejanju. Na primer, kolikokrat bodo prenočili na dogodku, ali potrebujejo parkirišče in za koliko časa, katerega izmed izobraževanj na dogodku se bodo udeležili in podobne možnosti, kar se da povezati s sistemom za plačilo kotizacij. Na podlagi izbire povabljenca se lahko samodejno ustvari predračun glede na stvari, ki jih je izbral. Za tovrstno elektronsko rešitev je potrebno nekaj programiranja, morda stane malce več, toda ko se enkrat naredi, se lahko prilagaja po potrebi za več dogodkov in se velikokrat uporabi.

Glede izdelave podatkovnih zbirk, utegne biti ključna prav tista zbirka, ki nam pove, kdo se dogodka ni udeležil, ali pa tista, ki nam pove, kdo sprva ni bil povabljen in se je dogodka udeležil. Morda je pa prav tisti »padalec«, ki ga je varnostnik na vhodu grdo naslovil, naša naslednja največja stranka. Torej, lahko se izdela zbirka s seznamom oseb, ki jim nameravamo vabilo poslati. Po prvem vabljenju se izdela seznam prijavljenih. Ostane seznam povabljencev, za katere se ve, da se dogodka ne bodo udeležili ali niso dali odgovora. Z njimi se lahko dela še naprej. Zberejo se odzivi, zakaj se niso prijavili. Vsi njihovi razlogi so ključna informacija, ki se lahko upošteva pri organizaciji naslednjega dogodka, kjer se ugodi večjemu številu povabljencev.

Po dogodku se primerja stanje med povabljenimi in tistimi, ki so se dogodka dejansko udeležili. V Sloveniji že imamo organizacije, ki znajo urediti vse zgoraj našteto ter zbrati informacije kot: kakšen je bil odziv na vabila po navalu prijav, koliko je bila prijava sama po sebi učinkovita in koliko šele po dodatnem spodbujanju, ugotovi se, koliko oseb se je udeležilo dogodka, poskus analize razlogov tistih, ki se dogodka niso udeležili, kdo so tisti, ki so vabilo od nekoga dobili in sploh niso bili povabljeni, ter se jih doda v podatkovno zbirko. S tem se ustvari zbirka, ki se lahko nadalje obdeluje. Udeležence se lahko še nadalje kategorizira.

Sistemi za plačilo kotizacij se lahko programirajo tako, da za osnovo vzamejo prijavnice. Omenila sem že sistem, kjer se samodejno izdelajo predračuni ali računi na podlagi prijavnic. Ko je ta del urejen, se lahko faktura posreduje preko elektronske pošte ali po dobri stari poti, z natisom in pošiljanjem po redni pošti. Lahko se tudi ustvari sistem za samodejno preverjanje, katere fakture so bile plačane in katere zamujajo s plačilom na podlagi pregleda sklicnih številk, kar seveda pride v poštev le pri največjih dogodkih z ogromnim številom udeležencev, na primer kakšnih mednarodnih srečanj.

Zgodovina udeležb določenega partnerja tudi ni tako detektivsko opravilo, kot sprva zveni. To ne pomeni, da se izvaja sistem »velikega brata«, ki sledi vsakem koraku osebe, ampak pomeni, da se na podlagi zbranih informacij poskrbi, da se v prihodnje tega človeka ne nadleguje za dogodke, ki ga ne zanimajo, ampak da se gleda njegove interese. Da se ga povabi na zabavo, ki se je bo z veseljem udeležil. Ali pa na testiranje novega audija R8, ne pa na kongres računovodkinj. Recimo.

Glede na vsa poslovna srečanja in zabave, ki sem se jih udeležila, sem dobila vtis, da slovenska podjetja zelo dobro poskrbijo za svoje stranke na tovrstnih dogodkih. Z dokaj malo sredstvi jim uspe narediti dogodek, ki v krogu ljudi, ki je zanje ključnega pomena, odmeva še nekaj časa. Tudi povezovalci programa ter slovenski estradniki niso kar tako, čeprav jih vedno kritiziramo po revijah in s komentarji na novičarskih spletnih straneh. Slovenska publika je zahtevna in težko ji je ugoditi.

Tanja Čavlovič