Včasih se zgodi, da v programu za delo s preglednicami, kot sta Excel in Calc, dobimo neko besedilo, ki bi ga radi ločili v stolpce. Tak primer je recimo ime in priimek, ki sta pogosto napisana skupaj, mi pa bi recimo radi, da sta zapisana vsak v svojem stolpcu. Ali pa recimo primer, ko imamo v eni celici zapisano dolžino, širino in višino izdelka, mi pa bi radi stvari med seboj ločili, saj želimo izračunati volumen izdelka. No, pa si oglejmo ta primer v Excelu.

Microsoftov Office seveda ni edini pisarniški paket na trgu. Je pa res, da je za slovenske razmere izbira nekoliko bolj omejena kot za recimo angleško govoreče. Tako je praktično edini resen konkurent LibreOffice. Gre za nadaljevanje projekta OpenOffice, ki je, potem ko je prešel v zasebne roke, bolj ali manj odmrl, njegovo tradicijo pa nadaljuje LibreOffice, ki je pred kakšnim mesecem predstavil svojo četrto različico. Gre za brezplačni pisarniški paket, ki ga sestavlja več komponent, ena od teh pa je tudi Calc, ki je analogija Excelu iz Microsoftovega Officea. Mu je zelo podoben in tudi delo z njim je zelo podobno, na trenutke skoraj enako.

Na uredništvo smo dobili kar nekaj vprašanj o tem, kako v nekem seznamu v elektronski preglednici, točneje v Excelu, označiti, kdaj se neko polje v seznamu spremeni. Seznami utegnejo biti precej nepregledni in naporni za pregledovanje, zlasti če so v poljih precej podobne besede. Vzemimo, da imamo seznam, kjer imamo zapisane izdelke po abecedi. Najprej imamo recimo dvakrat zapisan izdelek Ananas, nato trikrat Ananasov kompot, sledijo trikrat Banane, štirikrat Bonboni in tako naprej. V daljšem seznamu je težko hitro, tako na oko, najti, kdaj se en izdelek neha in drugi začne. V našem primeru sta precej kritična vnosa Banane in Bonboni, saj se začneta na isto črko in tudi besedi sta na oko skoraj enako dolgi. Zato bi bilo lepo, če bi seznam lahko oblikovali tako, da bi bila vsaka prva pojavitev besede posebej označena. Tako bi recimo obarvali prvo polje, kjer se pojavi Ananas, prvo polje, kjer je Ananasov kompot, in tako naprej. S tem bi bil naš seznam neprimerno bolj pregleden. Toda kako to narediti? Glede na to, da polj ne bomo spreminjali, ampak le obarvali, bomo verjetno uporabili funkcijo pogojnega oblikovanja. A če ste kaj takšnega že poskušali na podobnem primeru, ste verjetno ugotovili, da zadeva ni tako preprosta. Tudi če se nam zdi rešitev logična, rezultat ni tak, kot smo si želeli.

Elektronske preglednice med drugi omogočajo skrivanje vrstic in stolpcev. Zadeva lahko pride še kako prav, če hočemo kompleksno tabelo narediti preglednejšo. Če nas namreč zanimajo le rezultati določenih preračunavanj, ne pa vmesni podatki, ni nobenega razloga, da bi bili slednji prikazani. Funkcija skrivanja je zato več kot dobrodošla, saj nam lahko skrije želene vrstice ali stolpce, njihove vrednosti in funkcije pa ostanejo. Če na primer skrijemo stolpec B, to ne pomeni, da smo stolpec izbrisali, pomeni le, da na zaslonu ni prikazan, v tabeli pa je še vedno prisoten s celotno svojo vsebino.

Pri delu z elektronskimi preglednicami velikokrat naletimo na primer, ko bi radi ugotovili, v koliko poljih je izpolnjen določen pogoj. Vzemimo primer. Imamo tabelo, v kateri imamo seznam prodajalcev izdelka, znesek prodaje in znesek provizije, ki so ga prodajalci zaslužili. Zanima nas, koliko prodajalcev je zaslužilo več od ciljne vsote. Tabelo našega primera vidite na sliki, kjer v vrstici 8 vidimo, koliko je kateri prodajalec zaslužil v prvih petih mesecih. Vzemimo, da smo za ciljno vsoto izbrali 2400 €. Zanima nas torej, koliko prodajalcev je zaslužilo več kot 2400 € in posledično tudi, koliko jih je zaslužilo enako ali manj.

Elektronske preglednice že dolgo vsebujejo sezname dnevov v tednu in mesecev v letu, in to v kratki (pon, tor, jan, feb…), in dolgi obliki (ponedeljek, torek, januar, februar…). In če imamo dneve in mesece, zakaj ne bi imeli še kakšnega? Recimo seznam ledeno, hladno, mlačno, toplo in vroče. Je to mogoče?

Velike preglednice so včasih nekoliko nepregledne. Eden od načinov, kako jih narediti berljivejše, je, da vsako drugo vrstico obarvamo z drugo barvo. Tako bomo lažje sledili, kaj je v kakšni vrstici, posebej če bomo tabelo natisnili.