V Excelovi preglednici bi radi celice oblikovali tako, da bi tam, kjer je vrednost nič, bila prazna celica, in ne celica z ničlo.

Naloga se sliši preprosto: v Excelu bi si radi izdelali koledar, v katerem bi sobote in nedelje označili z drugo barvo. Če ste kdaj delali z elektronsko preglednico, vam je verjetno jasno, da bo najbolj elegantno, če zadevo rešimo s tako imenovanim pogojnim oblikovanjem. Njegovo bistvo je v tem, da omogoča oblikovanje izbranih celic glede na določene pogoje.

Bralec z Brezovice nam je pisal in nas prosil za pomoč. V elektronski preglednici bi rad izdelal tabelo, v kateri bodo le določeni dnevi v tednu, natančneje ponedeljki in srede. Seveda bi rad uporabil funkcijo samozapolnjevanja, da mu ne bo treba datumov vnašati »peš«. Logična pot do rešitve, ki jo je ubral tudi naš bralec, bi bila, da vzamemo prvi ponedeljek, mu dodamo dva dni, da dobimo sredo, nato pa tej sredi dodamo pet dni, da dobimo spet ponedeljek, nato pa vse skupaj razširimo na ves mesec. No, pa poskusimo.

V elektronskih preglednicah že dlje časa obstaja funkcija SUMIF(), ki sešteje dve vrednosti glede na neki pogoj. Težava te funkcije je v tem, da je ta pogoj lahko samo eden, v praksi pa imamo večkrat primere, ko potrebujemo več pogojev. Zato novejše različice Excela vsebujejo bratranca funkcije SUMIF(), imenovanega SUMIFS(). Kako funkcija deluje in zakaj je bolj priročna, si bomo ogledali na primeru.

V novejših različicah Excela obstaja dokaj malo uporabljana funkcija EDATE(). Z njo lahko nekemu datumu dodamo ali odvzamemo neko določeno število mesecev. Če malo razmislimo, lahko v nekaterih primerih funkcija pride še kako prav. Recimo, da ugotavljamo, kdaj bo zapadel kak obrok kredita, kdaj bo potekla garancija za kak izdelek, kdaj bo potekel rok trajanja in še kaj bi se našlo. Seveda v primeru, ko doma kupimo hladilnik, ne bomo izdelovali razpredelnic v Excelu, ki bi nam izračunavale, kdaj bo potekla garancija, v poslovnem svetu, kjer se nekdo na primer ukvarja s prodajo in je izdelkov veliko, pa lahko takšno izračunavanje pride še kako prav.

Pri delu z elektronskimi preglednicami se pogosto zgodi, da moramo podatke dodajati, ta dodatek pa nato vključiti v neki obstoječ graf. Ročna metoda, kjer izdelamo najprej grafikon iz obstoječih podatkov, nato pa dodajamo vrstice ali stolpce in ponovno rišemo grafe, je sicer delujoča, vendar zelo nepriročna. Od različice 2007, torej prve različice z opravilnim trakom namesto orodne vrstice, Excel ponuja izdelavo dinamičnih grafikonov. Funkcija je izredno preprosta, njen učinek pa tak, da se počutimo kot profesionalci. Omogoča namreč izdelavo takšnega grafikona, ki se kar sam sproti »razteguje« pred našimi očmi.

Na uredništvo smo dobili kar nekaj vprašanj o tem, kako v nekem seznamu v elektronski preglednici, točneje v Excelu, označiti, kdaj se neko polje v seznamu spremeni. Seznami utegnejo biti precej nepregledni in naporni za pregledovanje, zlasti če so v poljih precej podobne besede. Vzemimo, da imamo seznam, kjer imamo zapisane izdelke po abecedi. Najprej imamo recimo dvakrat zapisan izdelek Ananas, nato trikrat Ananasov kompot, sledijo trikrat Banane, štirikrat Bonboni in tako naprej. V daljšem seznamu je težko hitro, tako na oko, najti, kdaj se en izdelek neha in drugi začne. V našem primeru sta precej kritična vnosa Banane in Bonboni, saj se začneta na isto črko in tudi besedi sta na oko skoraj enako dolgi. Zato bi bilo lepo, če bi seznam lahko oblikovali tako, da bi bila vsaka prva pojavitev besede posebej označena. Tako bi recimo obarvali prvo polje, kjer se pojavi Ananas, prvo polje, kjer je Ananasov kompot, in tako naprej. S tem bi bil naš seznam neprimerno bolj pregleden. Toda kako to narediti? Glede na to, da polj ne bomo spreminjali, ampak le obarvali, bomo verjetno uporabili funkcijo pogojnega oblikovanja. A če ste kaj takšnega že poskušali na podobnem primeru, ste verjetno ugotovili, da zadeva ni tako preprosta. Tudi če se nam zdi rešitev logična, rezultat ni tak, kot smo si želeli.

Včasih bi v preglednici radi sešteli le vrednosti, ki ustrezajo določenemu kriteriju. Recimo samo pozitivne ali samo negativne vrednosti. Sliši se sicer zapleteno, v resnici pa je stvar prav preprosta, če vemo, katero funkcijo uporabiti. V našem primeru je to funkcija SUMIF() oziroma »seštej, če«.

Elektronske preglednice nudijo najrazličnejše možnosti preračunavanja. Toda za to potrebujejo med drugim tudi vhodne podatke oziroma podatke, ki so osnova za poznejše izračune. Te podatke pa je treba nekako vnesti. Pri preprostih razpredelnicah to še gre, pri bolj kompleksnih pa se kaj lahko zgodi, da kakšnega pozabimo. Zato je dobro, če polja, ki jih mora uporabnik ročno zapolniti, nekako označimo.

Včasih se zgodi, da v elektronsko preglednico uvozimo kakšno besedilo, ki ga je treba nato nekako »ločiti«. Dober primer so izvozi kontaktov iz najrazličnejših programov. Največkrat gre za besedilne datoteke, kjer imamo podatke zapisane tako, da so med seboj ločeni s kakšnimi ločili, recimo vejicami, podpičji in podobno. Pogosto boste našli obliko zapisa recimo »Jože«;»Novak« ali kaj podobnega.