Ena od bolj zanimivih funkcij, ki so jih prinesle elektronske preglednice, je pogojno oblikovanje. Pri njem gre za to, da se določene celice, vrstice, stolpci ali območja oblikovno spremenijo glede na njihovo vsebino. V praksi to pomeni, da lahko recimo polja, kjer se v izračunih pojavi negativno število, samodejno obarvamo, tako da je vidno že na prvi pogled. A to je le najosnovnejši način uporabe te funkcije. Z leti oziroma različicami elektronskih preglednic so te funkcije dobile nove in nove možnosti. Pa si oglejmo nekaj primerov uporabe pogojnega oblikovanja.

Elektronske preglednice so zelo uporabna zadeva. So zmogljiva orodja za prikaz in izračun najrazličnejših podatkov, tudi zelo kompleksne narave. Zato tovrstne programe uporabljamo tudi v zelo zahtevnih okoljih, kjer znajo razpredelnice postati zelo obširne in zapletene in se je v njih težko znajti, zlasti če jih nismo izdelali sami. Posebej vodilni delavci imajo večkrat težave, ko dobijo obširno razpredelnico in v njej ne najdejo tega, kar bi želeli. No, obstaja dokaj preprost in zabaven način, kako izdelati kazalo znotraj Excelove datoteke, prek katerega lahko uporabnik skoči na delovni list, ki ga zanima. Seveda pa to kazalo ne bo enako kot v urejevalniku besedil, čeprav neke podobnosti bodo. Predvsem v tem, da se bomo igrali s hiperpovezavami.

Večina grafikonov, ki jih izdelamo, potrebuje legendo. Ta pove, kaj pomenijo posamezni odseki grafikona. Če imamo na primer grafikon, kjer je prikazano, kako so različni prodajalci prodajali naše izdelke po mesecih, lahko grafikon oblikujemo tako, da je prodaja vsakega prodajalca označena z drugo barvo ali pa so obarvani meseci. Da se bo tisti, ki grafikon gleda, lažje znašel, je na njem običajno tudi legenda, ki pove, s katero barvo je označena prodaja posameznega trgovca. Programi za delo z elektronskimi preglednicami običajno legendo postavijo kar sami. V tem so čisto korektni, vendar malce dolgočasni. V legendi je običajno le oznaka barve, poleg nje pa ime serije, ki ji ta barva pripada. S tem ni nič narobe, a včasih bi si želeli, da je grafikon le malce bolj zgovoren. Vzemimo primer.

V Excelu se včasih zgodi, da imamo neko razpredelnico, iz katere bi radi odstranili podvojene vrednosti. Postopek je dokaj preprost. Vse, kar moramo narediti, je, da označimo področje, iz katerega bi radi odstranili podvojene vrednosti, nato pa iz orodnega traku Podatki izbrati Odstrani dvojnike. Če razpredelnica vsebuje več stolpcev, nas bo Excel vprašal, ali naj dejansko upošteva le trenutni izbor ali pa ga želimo razširiti. Če izberemo le trenutni izbor, se bodo izbrisale podvojene vrednosti le iz izbranega dela razpredelnice, vse ostale vrednosti pa se bodo premaknile navzgor. To pa ni nujno to, kar želimo, saj se nam na ta način lahko podre struktura razpredelnice in ne vemo več, kaj kam sodi.

Prazne vrstice v razpredelnicah niso nič slabega. Pogosto namreč pripomorejo k preglednosti, dajejo prostor delnim vsotam ali kaj podobnega. Včasih pa niso dobrodošle. Zlasti pri kakšnem računanju, kjer se utegne zgoditi, da Excel prazno celico interpretira kot vrednost nič. Pri seštevanju ali odštevanju sicer ni nič narobe, pri kakšnem množenju, deljenju, računanju povprečja in še čem pa se utegne zgoditi, da dobimo napačen rezultat.

Grafikoni so nekaj zelo koristnega. Če imamo na primer tabelo, polno vrednosti, iz nje ne moremo videti praktično ničesar. Če pa si to tabelo vizualiziramo z grafikonom, postane nekaj čisto drugega. Grafikon nam namreč nazorno pokaže gibanje vrednosti in že na prvi pogled lahko ugotovimo, kje so maksimalne in kje minimalne vrednosti.

Pogosto se nam zgodi, da imamo neko veličino podano recimo v palcih, potrebovali pa bi centimetre, imamo podano moč v kilovatih, mi smo pa bolj domači s konjskimi silami, ali pa v spletu preberete recept, kjer imate količine zapisane v skodelicah ter kuhinjskih in čajnih žlicah in pojma nimate, koliko je to. V ta namen sicer obstaja cela vrsta programov, ki znajo pretvarjati iz ene veličine v drugo, vendar za to, da bomo tu in tam kaj pretvorili, res ni treba nameščati posebnega programa.

Če ste v Excelu kdaj hoteli kaj računati s časom, ste verjetno ugotovili, da je zadeva nekoliko čudna. Excel si namreč čas malce čudno razlaga, zato pa je tudi računanje malce čudno. A ni tako hudo. Če vemo, kako si program razlaga čas, je tudi računanje z njim preprostejše. In kaj moramo vedeti? To, da si Excel številke »zapomni« kot decimalna števila, pri katerih pomeni celi del številke dneve, decimalni pa uro. Vendar nam to kaj dosti ne pomaga. Kaj to pomeni? Kako celi del? Če hočemo stvar razumeti, moramo malo eksperimentirati. Kaj pomeni, da naj bi decimalni del pomenil dneve? Kateri je prvi dan? To lahko ugotovimo tako, da v celico vpišemo številko 1, nato pa jo oblikujemo kot datum (desna tipka > Oblikuj Celice > Datum). Vidimo, da se je zapis v celici spremenil in se zdaj glasi 1.1.1900. To je torej prvi dan, ki ga Excel pozna. Kaj pa če vpišemo številko 2? Datum se spremeni in se glasi 2.1.1900. Tako torej! Za Excel se »naše štetje« začne s 1. januarjem 1900.