Elektronske preglednice že dolgo vsebujejo sezname dnevov v tednu in mesecev v letu, in to v kratki (pon, tor, jan, feb…), in dolgi obliki (ponedeljek, torek, januar, februar…). In če imamo dneve in mesece, zakaj ne bi imeli še kakšnega? Recimo seznam ledeno, hladno, mlačno, toplo in vroče. Je to mogoče?

Velike preglednice so včasih nekoliko nepregledne. Eden od načinov, kako jih narediti berljivejše, je, da vsako drugo vrstico obarvamo z drugo barvo. Tako bomo lažje sledili, kaj je v kakšni vrstici, posebej če bomo tabelo natisnili.

Pri tem triku gre za nekaj, kar je marsikomu popolnoma vsakdanja stvar, za katero mislimo, da jo poznajo vsi, potem pa ugotovimo, da to sploh ni res in da je veliko ljudi, ki se mučijo in mučijo, čeprav obstaja preprosta rešitev. Ne glede na to. ali preglednico tvorimo v Excelu, Calcu ali drugem programu na to temo, prej ali slej naletimo na to, da se nam poruši širina stolpcev ali višina vrstic in podatki niso vidni tako, kot bi morali biti. Rešitev? Razširitev stolpcev oziroma povišanje vrstic.

Včasih se zgodi, da v stolpec vnesemo podatke, pozneje pa ugotovimo, da bi bilo bolje, če bi bili ti podatki videti drugače. Lep primer je recimo čas. Če v stolpcu vpisujemo recimo časovne intervale na način 11:00-12:00, 12:00-13:00, tedaj z njimi, razen kot nekaj informativnega, nimamo kaj početi. Z njimi ne moremo recimo računati. Lahko pa bi, če bi bil začetni čas v enem, končni pa v drugem stolpcu. Zato se zastavlja vprašanje, ali lahko podatke, če smo jih vnesli »narobe«, spremenimo tako, da bodo videti prav.

Elektronske preglednice so sicer uporabna in zanimiva zadeva, a včasih nam pa le parajo živce. Predvsem pri večjih tabelah, kjer ne moremo videti vsega na enem zaslonu in se moramo zato »sprehajati«. Ali obstaja kak način, da malce privarčujemo pri prostoru? Seveda obstaja. Če gre za to, da na zaslonu čim več vidimo, se lahko poigramo s povečavo in sliko manjšamo tako dolgo, da dosežemo ustrezen kompromis med vidnostjo in velikostjo, oziroma sliko pomanjšujemo tako dolgo, da je vsebina še vedno vidna oziroma jo je mogoče brati. A to vedno ne pride v poštev. Vzemimo, da imamo tabelo, kot je vidna na sliki, v kateri imamo neke vrste letna poročila. V prvem stolpcu imamo oznako leta, v prvi vrstici pa posamezne mesece. Tabela je nato izpolnjena z ustreznimi vrednostmi.

Elektronske preglednice med drugim ponujajo funkcijo pogojnega seštevanja SUMIF. Gre za funkcijo, ki bo seštela vrednosti, če bo izpolnjen vnaprej določen pogoj. Ker gre za nekaj, kar je lahko pri vsakdanjem delu dokaj koristno in uporabno, si oglejmo primer, kako lahko funkcijo koristno uporabimo pri analizi podatkov.

Elektronske preglednice so čudovita zadeva, ko je treba izdelati kak grafikon. A včasih se zgodi, da ne potrebujemo ne vem kako okrašenega in zapletenega grafa, dovolj bi bilo nekaj čisto preprostega, s čemer bi si vizualizirali svoje podatke. Eno od idej, kako to narediti, bomo opisali v naslednjih vrsticah, uporabna pa je takrat, ko vrednosti v grafikonu niso prevelike oziroma med njimi ni res velike razlike. Boste videli, zakaj.

Elektronske preglednice delujejo nekako podobno kot matrike v matematiki. Vrednost v celici najdemo tako, da poiščemo presečišče med dvema podatkoma, ki sta v tem primeru oznaki vrstice in stolpca. Če imamo na primer tabelo prodaje izdelkov, kjer imamo v stolpcu zapisana mesta, v vrsticah pa prodajalce, bomo lahko ugotovili, koliko izdelkov je prodal Jože v Kopru tako, da bomo v stolpcu najprej poiskali Koper, nato pa sledili v vrstici do Jožeta, ali pa obratno, da bomo najprej poiskali Jožeta, nato pa se po stolpcu spustili do Kopra. To pri manjših tabelah ni težavno, pri velikih pa se kaj hitro izgubimo ali pa v najslabšem primeru krepko zapackamo zaslon s prsti. Ali gre lažje? Gre, in to celo zelo »profesionalno«.