Podjetje Genis je ponudilo povezano informacijsko rešitev za optimizacijo nabavnega procesa. e-GenDOC za nabavni proces združuje module e-Računi, e-Pisarna, e-Naročila in e-Pogodbe, s katerimi uporabnik pridobi celovito elektronsko izvedbo procesa nabave, od priprave naročil do knjiženja prejetih računov v poslovni informacijski sistem. Vsi postopki so povezani in avtomatizirani, celotna dokumentacija pa se varno shrani v elektronskem arhivu GenisOPA. Informacijska rešitev e-GenDoc poceni nabavni proces in skrajša postopek potrjevanja za več kot 80 odstotkov, pri čemer se poveča pregled nad posli in izboljša obvladovanje finančnega toka.
e-GenDoc je zasnovan modularno, pri čemer so vsi programski moduli med seboj tesno povezani in delujejo interaktivno.
• Modul e-Pisarna vzpostavi temelj za elektronsko poslovanje, saj ob standardni klasifikaciji prejete pošte omogoča digitalizacijo papirnih sporočil, sprejem sporočil po faksu, e-pošti in prek sistemov e-izmenjave (npr. elektronskih računov). Kot osrednja shramba vseh vhodnih in izhodnih dokumentov omogoča vodenje elektronskih map z vsemi dokumenti in nadzor nad uporabo ter zagotavlja upravljanje zaupnosti in varnosti podatkov. e-Pisarna skrbi tudi za hitro širitev pomembnih informacij po podjetju, distribucijo dokumentov po vnaprej določenih postopkih, za hiter dostop do originalnih dokumentov z zapisi vseh opravljenih sprememb in posredovanje dokumentov v elektronski arhiv.
• Modul e-Računi podpira vse postopke upravljanja s prejetimi računi, od evidentiranja, formalne in logične kontrole, pošiljanja v odgovorne enote v pregled in podpisovanje, do formiranja vknjižb. Modul prevzema šifrante iz poslovnega informacijskega sistema in skrbi za prenos potrjenih faktur v poslovni informacijski sistem.
• Modul e-Pogodbe predstavlja osrednji register pogodb in je namenjen zajemanju pogodb in aneksov dobaviteljev. Elektronska evidenca združuje dokumente in opisne podatke, s čimer omogoča večjo preglednost in kontrolo nad dokumenti. Uporabnikom modula e-Računi omogoča enostavno preverjanje skladnosti računov s pogodbami, takojšnjo informacijo o črpanju pogodbene vrednosti ter nadzor nad veljavnostjo pogodb.
• Modul e-Naročila je namenjen vodenju naročilnic in posredovanju dobaviteljem po elektronski pošti (PDF format), faksu ali papirju. e-Naročila poenostavljajo logično kontrolo prejetih računov, v povezavi s prejetimi računi in pogodbami pa dajejo celovito informacijo o določenem poslu. Ob tem omogočajo tudi evidenco vrst stroškov, hitro izdelavo tipskih naročilnic ter prejemnikov oziroma dobave blaga in storitev za lažje kasnejše razdeljevanje prejetega računa po stroškovnih mestih.
e-GenDoc za nabavni proces je že pripravljen na integracijo s standardnimi poslovnimi informacijskimi sistemi, kot so SAP, Navision in SSA Global, ki jih uporabljajo velika in srednja slovenska podjetja. Kot zbirka dobrih praks e-GenDoc ne zahteva novih naložb v informacijsko infrastrukturo, saj deluje na najbolj razširjenih platformah za elektronsko poslovanje ter na večini operacijskih sistemov.
