Osrednji del eVŠ predstavljajo evidence visokošolskih zavodov (VŠZ), študijskih programov, študentov in diplomantov ter izvajalcev dejavnosti v visokem šolstvu. Evidence hranijo podatke, ki so potrebni za izvajanje obdelav in analiz ter ugotavljanje pravic do javnega financiranja študija in na študij vezanih subvencij in pomoči. Prva skupina obdelav se nanaša na pripravo podatkov razpisa za vpis, primerjavo različnih variant in simulacije različnih odločitev. Druga skupina obdelav pokriva področje priprave podlag za financiranje VŠZ. Poleg navedenih obdelav bo eVŠ omogočal izvajanje raznih analiz nad podatki v evidencah.
Velik poudarek v eVŠ je na zajemu podatkov iz informacijskih sistemov drugih institucij. Velika večina podatkov, ki bo hranjena v evidencah, bo zajeta iz informacijskih sistemov VŠZ (vpisanih študentih ter diplomah in izpisih, izvajalcev dejavnosti na VŠZ), VPIS (podatki o vlogah kandidatov za vpis na dodiplomski in enovit magistrski študij) in ARRS (podatki o raziskovalnih obremenitvah zaposlenih na VŠZ).
Poleg zajema podatkov iz informacijskih sistemov zunanjih inštitucij bo eVŠ igral pomembno vlogo pri posredovanju podatkov s področja visokega šolstva drugim institucijam, ki imajo za to ustrezno zakonsko podlago. Podatki iz eVŠ bodo posredovani SURS za potrebe statističnega raziskovanja na področju terciarnega izobraževanja. Poleg tega bodo MDDSZ in drugim institucijam posredovani podatki o vpisu posamezne osebe, za katero bo izvedena poizvedba.
Zakonske podlage za zbiranje osebnih podatkov in vzpostavitev centralnih evidenc bodo vzpostavljene v okviru Zakona o visokem šolstvu, ki ga bo ministrstvo po skrajšanem postopku v ta namen spremenilo jeseni letos.
Vloge za akreditacijo/evalvacijo VŠZ in študijskega programa
Elektronske vloge bodo v okviru eVŠ nadomestile obstoječe papirne vloge in bistveno prispevale k enostavnosti in kakovosti izvajanja procesov. Uporabljene bodo povsod tam, kjer že sedaj obstajajo vloge, ki jih različne institucije posredujejo MVZT ali NAKVIS. Primer takšnega procesa je akreditacija novega študijskega programa, kjer VŠZ posreduje ustrezno vlogo s prilogami na NAKVIS.
Z elektronskimi vlogami bo dosežena poenostavitev pridobivanja/posredovanja podatkov tako za institucijo, ki bo posredovala elektronsko vlogo kot tudi za prejemnika elektronskih vlog. Ker bo elektronska vloga del eVŠ, se bodo ob vnašanju določeni podatki samodejno izpolnili in preverili s podatki v evidencah. Pošiljatelju vloge ne bo treba ponovno izpolnjevati podatkov, ki jih je nekoč že posredoval v sistem, ampak jih bo po potrebi samo popravil, prejemniku elektronskih vlog pa ne bo več treba ročno vnašati podatkov v sistem. Podatki iz elektronske vloge se bodo namreč samodejno ob izvedenih kontrolah prenesli v ustrezno evidenco eVŠ. Ker bodo v del oddaje vloge tudi vgrajene kontrole, bodo prejeti podatki večje kakovosti, zato bo potrebnega manj preverjanja, predvsem pa manj pozivanja pošiljateljev za dopolnitev vlog.
Na pripravljenih elektronskih vlogah bodo zajeti vsi podatki, potrebni za izvedbo posameznih postopkov. Poleg tega bodo zajeti tudi podatki, potrebni za vpis v Razvid visokošolskih zavodov ter drugi podatki, s pomočjo katerih bodo na NAKVIS, MVZT in SURS izvajali zahtevane obdelave in analize.
Podatki o študentih in diplomantih
MVZT bo podatke v Evidenci študentov in diplomantov vodil za lastne potrebe in potrebe posredovanja podatkov SURS in drugim institucijam, ki bodo imele za to zakonsko podlago (npr. MDDSZ v okviru e-Sociale, ZZZS). Predvidoma bodo iz informacijskih sistemov VŠZ v eVŠ preneseni naslednji podatki o vpisu študenta na ravni posameznika: Ime študenta, Priimek študenta, Enotna matična številka občana in druge podatke iz vpisnega lista ter drugi podatki, ki bodo potrebni za ugotavljanje dodeljevanja pravic študentom iz naslova prevozov, prehrane, štipendiranja in bivanja.
Zato bo moral eVŠ vsebovati ažurne podatke o statusu študenta (vpisu, diplomiranju, izpisu).
Novost, ki je koncipirana v okviru eVŠ je centralna prijava za vpis na visokošolski študij za vse 3. stopnje za javne in zasebne visokošolske zavode v republiki Sloveniji.
Podatki o izvajalcih dejavnosti v visokem šolstvu
Evidenca izvajalcev dejavnosti v visokem šolstvu bo predstavljala zbirko visokošolskih učiteljev in sodelavcev ter znanstvenih delavcev na posameznem visokošolskem zavodu. Predvidoma bodo od VŠZ v eVŠ preneseni naslednji podatki o zaposlenem na ravni posameznika: Ime, Priimek, EMŠO, habilitacija – datum izvolitve, naziv, čas veljavnosti zadnje izvolitve, delovno mesto, delež zaposlitve (pedagoški del, znanstveno-raziskovalni del, drugo), obliko delovnega razmerja oz. pogodbenega dela.
Sicer pa aktivnosti projekta izgradnje eVŠ na MVZT potekajo že od oktobra lani. Sistem naj bi pričel delovati sredi prihodnjega leta, v celoti pa naj bi zaživel do leta 2014.
